Содержание
По мнению надзорных органов, компенсация за аренду жилья – это трудовая оплата в натуральной форме. Она является одним из элементов, который формирует доход сотрудника. По этой причине необходимость в компенсации должна быть оговорена трудовым соглашением. В ТК указано, что элемент оплаты труда, выраженный в натуральной форме, должен составлять не больше 20% от зарплаты. Сопутствующие расходы работодателя отражаются в «прибыльных» расходах. И в этом случае в их перечне может быть учтена только сумма, не превышающая 20% от зарплаты.
Как отразить траты на аренду в целях налогообложения
Этот метод можно использовать в том случае, если руководитель компании готов отстаивать правомерность применения перед надзорными органами. Основание этого метода – отрицание того, что траты на аренду квартиры являются оплатой труда сотрудника. Одновременно с этим утверждается, что траты являются обоснованными. Оправданность расходов обусловлена тем, что без них компания не сможет нормально функционировать.
Бухгалтерский учет
Поэтому, если обязанность работодателя компенсировать траты оговорена коллективным соглашением, соответствующие выплаты будут скорее социальными. Они не направлены на стимулирование сотрудников, не зависят от должности работника, выполнения им трудового плана. По этой причине такой доход в натуральной форме не может быть включен в базу для отчисления взносов. Такое же мнение сформулировано и в постановлении ФАС от 1 июня 2023 года.
Организация, независимо от применяемой ею системы налогообложения, является налоговым агентом по НДФЛ, поэтому она обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ. Налоговой базой для расчета НДФЛ, в данном случае, является сумма арендной платы, уплачиваемая организацией за сотрудника. Ставка НДФЛ с дохода в натуральной форме, применяется та же, что и к заработной плате в денежной форме.
Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер». Документы, подтверждающие затраты организации на оплату проживания сотрудника:
Учет в налоговых расходах оплаты аренды жилья для сотрудника при ОСНО
Следовательно, расходы организации, применяющей УСН, связанные с оплатой аренды жилья за сотрудника, являются частью заработной платы, выплачиваемой в натуральной форме, которая учитывается при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, в размере, не превышающем 20% от начисленной месячной заработной платы этого сотрудника, с учетом премий и надбавок, при условии, что это предусмотрено трудовым договором. Данная позиция отражена в письмах Минфина РФ от 05.02.2023 № 03-11-06/2/5880, от 14.07.2023 № 03-11-06/2/45197, от 15.12.2023 № 03-11-06/2/73266.
- Лицо, имеющее право на возмещение, не стало обращаться в уполномоченный орган для получения компенсации, поскольку получает субсидию на оплату ЖКУ. Однако наличие субсидии не лишает права на компенсацию;
- Гражданин обращается за компенсацией, имея задолженность по квартплате или ЖКУ. Законодательно установлен запрет на выплату материальной помощи при наличии долгов.
Трудовой кодекс закрепляет, что элемент оплаты труда, выражающийся в натуральной форме, не может составлять более 20% от общей суммы дохода. Сопутствующие траты работодателя отображаются в «прибыльных» расходах. В таком случае в их перечне может учитываться только сумма, не превышающая лимит в 20% от дохода работника.
Метод рисков
Работодатель обязуется компенсировать стоимость аренды только в случае, если на работу был трудоустроен иногородний сотрудник. В остальных случаях — это добровольное право.
Работодатель может оплачивать аренду жилья для сотрудника, заключив договор с арендодателем напрямую, или компенсировать расходы работника. Как правильно оформить документы в обоих случаях, рассказал В. И. Неклюдов — инспектор по труду Нижегородской области. Изучите мнение чиновника, получив пробный бесплатный доступ к системе КонсультантПлюс.
Варианты выплат за аренду жилья
Аналогичная норма, обязывающая компенсировать расходы на проживание, в ТК РФ предусмотрена и в части работы разъездного характера (ст. 168.1). Расценивать такую компенсацию следует не как относящуюся к командировкам (ст. 166 ТК РФ), а как выплату, учитывающую выполнение работы в особых условиях.
Компенсационные выплаты при работе в разъездах
Итак, установленная законодательством обязанность предоставить жилье человеку, приглашенному на работу из другой местности, у работодателя отсутствует. Есть здесь только 1 исключение: при приеме на работу иностранца работодатель должен гарантировать обеспечение его жильем (п. 5 ст. 16 закона «О правовом положении…» от 25.07.2002 № 115-ФЗ). Однако выдача подобной гарантии не предполагает возникновения у работодателя обязанности по оплате жилья (письмо ФНС России от 10.01.2023 № БС-4-11/123@).
При выплате возмещения необходимо в трудовом договоре указать не только факт возмещения расходов, но и их размер. Вот какие документы нужны для компенсации аренды жилья, если жилое помещение арендует сам работник:
Когда расходы на аренду квартиры компенсируют
Компенсация аренды жилья сотрудникам — это выплата, возмещающая затраты при вынужденном переезде для выполнения трудовых обязанностей вне постоянного места жительства. Чтобы избежать претензий налоговой службы и иметь возможность включить в затраты такие расходы, важно правильно оформить документы.
Нормативная база
Какой из этих способов выгоднее? С точки зрения налогообложения эти операции равноценны и несут одинаковые налоговые последствия для работника и работодателя. Но есть особенности в отражении в учете. И в первом, и во втором случае во избежание претензий контролирующих органов укажите, как выплачивается компенсация за съемное жилье, в трудовом договоре.
Если сотрудник сам снимает квартиру, заключает договор с хозяином как физическое лицо, а организация только сумму за найм, то эти средства не считаются доходом в натуральной форме, что подтверждено письмом ФНС РФ от 12.01.2009 и нескольких письмах от Минфина.
Согласно Постановлению Правительства №187 от 02.04.2003, в случае переезда работника для осуществления трудовой деятельности на новой территории организация вправе начислить ему единоразовую компенсацию на обустройство. Но в этом случае дальнейшая оплата аренды не предусматривается.
Налогообложение
Выплачиваемая сотруднику компенсация классифицируется законодательством РФ, как доход в натуральной форме. Следовательно, он облагается НДФЛ (подоходным налогом) по той же процедуре, что и стандартная зарплата.
При этом расход в пользу работника считается предусмотренным трудовым контрактом в том числе когда в трудовом договоре содержится ссылка на локальный нормативный акт, устанавливающий соответствующие выплаты (см., например, письмо Минфина России от 22 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/606).
Вопрос
Так, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 13 сентября 2010 г. по делу № А26-12427/2009 указал, что бесплатное предоставление жилых помещений и постельного белья во временное пользование, связанное с исполнением трудовых обязанностей, не является безвозмездной передачей ни указанных помещений, ни такого белья и, соответственно, объект налогообложения, предусмотренный ст. 146 НК РФ, в данном случае не возникает.
Ответ
- составной части заработной платы (оплаты труда работника) — например, доплаты и надбавки за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера (ст. 129 ТК РФ).
- денежной выплаты, установленной в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ).
Первый подход к квалификации: предоставление жилья является компенсацией (гарантией). Переезд в другую местность сопряжен для работников с необходимостью несения дополнительных затрат, в том числе затрат на проживание в течение всего периода нахождения на новом месте. В связи с этим предоставление жилья преследует цель компенсировать данные повышенные расходы, которые в обычных условиях у работников не возникают.
На момент уплаты авансового платежа, по мнению автора, нельзя говорить о возникновении у работника дохода, облагаемого НДФЛ. Ведь, во-первых, сотрудник еще не воспользовался арендной услугой, а значит, нельзя говорить о том, что оплата была именно за нее. Есть только предоплата, а это разные понятия. Во-вторых, договор аренды может быть расторгнут, и тогда неиспользованный аванс возвращается арендатору (работодателю). Очевидно, что в этом случае у работника «натуральный» доход не возникнет до момента получения арендной услуги. Доход возникает лишь после того, как сотрудник воспользовался материальным благом, то есть пожил какое-то время в квартире. Значит, удерживать НДФЛ компания должна при выплате заработной платы за тот месяц, в котором сотрудник воспользовался арендованной квартирой.
Позицию Минфина России нельзя назвать бесспорной. Дело в том, что оплата аренды жилья работников из других городов непосредственно связана с выполнением ими своих трудовых обязанностей и имеет компенсационный характер. Следовательно, оплата аренды жилья не должна включаться в налоговую базу по НДФЛ. И арбитражные суды с таким аргументом соглашаются. Например, в одном из постановлений (пост. ФАС ВСО от 11.09.2013 № Ф02-4189/13) был сделан акцент на статью 169 ТК РФ, в которой прописана обязанность работодателя обеспечить возмещение работнику расходов по обустройству на новом месте жительства в случае переезда на работу в другую местность. Суд признал оплату аренды жилья работника обустройством на новом месте жительства (с учетом того, что порядок этих выплат определяется именно в трудовом договоре) и, ссылаясь на норму НК РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ), освобождающую от НДФЛ выплаты компенсационного характера, установленные законодательством РФ, принял сторону налогоплательщика.
НДФЛ с аренды жилья работнику не удерживают
Чиновники приводят стандартные аргументы (письмо Минфина России от 17.07.2023 № 03-08-05/41253). При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). К доходам в натуральной форме относится оплата организацией или предпринимателем товаров, работ, услуг (в т.ч. коммунальных) в интересах физлица (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Таким образом, оплата аренды квартиры, в которой проживает иногородний сотрудник, является его доходом, полученным в натуральной форме. Следовательно, работодатель, который в этом случае признается налоговым агентом, должен включить суммы оплаты аренды жилья в доход работника, облагаемый НДФЛ.
Для любого правового действия должен быть свой закон, который требует его выполнения, определяет порядок и учитывает особенности. Рассматриваемые категории граждан относятся к совершенно разным инстанциям, поэтому закон для каждого свой.
Законные основания
-
Договор найма (аренды) помещения. Только он может подтвердить сумму затрат и факт съема жилья. Договор должен быть оформлен на заявителя или супругу (супруга), остальные члены семьи тоже в нем указываются. Обязательно наличие фиксированной суммы оплаты, срок заключения соглашения. Платить за него никому не нужно, заверять и регистрировать тоже.
Лицам, трудящимся в иных местах
Для этих организаций порядок оформления выплаты одинаков. Работник должен написать рапорт руководству на предоставление компенсации за найм жилья, в связи с тем, что ни собственной, ни служебной квартиры он не имеет. Пример такого документа есть в каждом отделе кадров, и имеет установленный образец.
К примеру, в одном из постановлений (пост. ФАС ВСО от 11.09.2013 № Ф02-4189/13) внимание акцентируется на ст. 169 Трудового кодекса РФ, которая обязывает работодателей возмещать сотрудникам затраты на обустройство на новом месте жительства, если им для работы пришлось переехать в другой населенный пункт. Суд приравнял расходы на оплату аренды квартиры к затратам на обустройство на новом месте жительства (с учетом того, что порядок этих выплат прописан именно в трудовом договоре).
2 варианта аренды квартиры для сотрудника
Позицию Министерства финансов можно оспорить. Ведь возмещение расходов на аренду жилого помещения иногородним сотрудникам связано с выполнением ими должностных обязанностей. Это своего рода компенсация. Поэтому включение суммы аренды квартиры в налогооблагаемую базу по НДФЛ не требуется. Этот довод признают арбитражные суды.
Какие платить налоги в случае аренды квартиры сотруднику
Как и в случае с гражданами РФ, возмещение расходов на наем жилья для иностранных работников не причисляется к компенсации, установленной законодательно (письмо Минфина России от 16.05.2023 № 03-04-06/32677). Финансисты отмечают, что, хоть организация обязана предоставлять жилье приглашаемым ей на работу иностранным гражданам на период пребывания в России, это не означает, что такое обеспечение должно быть безвозмездным (письмо от 18.05.2012 № 03-03-06/1/255).
Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ, при определении налоговой базы по НДФЛ, учитываются все доходы, полученные сотрудником, как в денежной, так и в натуральной формах. К доходам, полученным в натуральной форме, относится оплата (полностью или частично) организацией за сотрудника товаров (работ, услуг) или имущественных прав (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Следовательно, часть заработной платы, выплаченная сотруднику в натуральной форме, путем оплаты за него стоимости аренды, облагается НДФЛ в общеустановленном порядке.
Сумма арендной платы, уплачиваемая организацией за аренду жилья для сотрудника, подлежит обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке, как выплата в рамках трудовых отношений (Письма Минфина РФ от 19.02.2023 № 03-04-06/10129, Минтруда РФ от 02.03.2023 № 17-3/В-84).
Заполнение расчета 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ при выплате дохода сотруднику в натуральной форме
Согласно пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, при расчете единого налога, уплачиваемого в связи с применением УСН, организации могут уменьшить полученные доходы на расходы на оплату труда. При этом расходы на оплату труда принимаются в порядке, предусмотренном ст. 255 НК РФ, то есть, аналогичном, как и для расчета налога на прибыль организаций (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Рассмотрим пример. Компания «Никпростас» для поведения регулярного осмотра зарубежного оборудования взяла к себе в штат сотрудника Петрова Виктора Борисовича, проживающего в другом городе. Гражданин Петров переехал по месту работы для выполнения своих служебных обязанностей с супругой. Компания «Никпростас» ежемесячно компенсирует своему сотруднику стоимость жилья в размере 28 500 рублей. Заработная плата гражданина Петрова составляет 124 500 рублей.
Таким образом, согласно ст. 169 ТК РФ обустройство сотрудника или другими словами аренда жилья должна быть компенсирована предприятием. Но это происходит только в том случае, если работодатель сам пригласил на работу нового сотрудника и предложил возмещение по аренде квартиры. В противном случае сотрудник оплачивает аренду самостоятельно. В любом случае, информация касательно обустройства нового работника должна быть прописана в трудовом договоре или в других внутренних документах.
Документальное оформление
Сумма возмещения средств сотрудника за аренду жилья, является скорее выплатой социального характера, не зависящей от условий труда и выполнения непосредственно работы сотрудника. Таким образом, отчисления социальных взносов не являются правомерными и не должны перечисляться в ФСС. Данная информация прописана в Трудовом Кодексе РФ, о том, что компенсационные выплаты сотруднику, в рамках трудовых отношений с работодателем, которые связаны с переездом по месту работы, не подлежат обложению страховыми взносами.
Загрузка...
