Содержание
Еще одна форма учета договоров и корреспонденции – это реестры, они используются для экспресс-контроля наличия документа, его краткого содержания, статуса в работе, и используются всеми работниками компании для информативности.
Порядок в документации — залог успеха
3. Положение о договорной работе – основополагающий, необходимый свод правил, описывающий бизнес-процессы, происходящие от момента переговоров по заключению договора с контрагентом до порядка сдачи его в архив. Данное положение должно:
Локальные акты
Самое важное, что юристу нужно четко уяснить и донести до руководства, что бюрократия, большое количество бумаг, книги учета или наличие системы CRM/соответствующих настроек в 1 С (кому как удобно, сегодня многие используются для электронного согласования договоров) – это необходимость, а не блажь.
Механизм установления вознаграждения должен быть прозрачным. Важно, чтобы каждый работник понимал, как и за что он получает деньги и что он должен сделать, чтобы ему платили больше. Здесь большая роль отводится умению самого руководителя работать с людьми, его интуиции и психологическим навыкам; однако и без объективных критериев оценки не обойтись, а в этом может помочь отдел кадров.
Впрочем, не хлебом единым живет отдел. На наш взгляд, равным по значимости (с материальным) стимулом хорошей работы является здоровая, дружеская, но при этом профессиональная атмосфера. Для ее создания требуется грамотное управление отделом посредством дипломатии, уважительного отношения к работникам и вовлечения их в процесс управления. Руководитель отдела обязан демонстрировать своим сотрудникам лучшие лидерские качества, избегая проявлений слабости, растерянности, лицемерия, малодушия, снобизма и эгоизма.
Как строить отношения с другими отделами «бэк-офиса»?
Для правильной организации юридической службы и получения от нее максимальной отдачи руководителям компании в первую очередь следует решить вопрос подчинения и независимости юридического отдела, на чем, со своей стороны, должен настаивать и глава данного отдела.
Конкуренция в сфере высокая. Это вызвано несколькими факторами: обилием юристов с высшим образованием на рынке труда, ростом уровня спроса на юридические услуги и реальной возможностью – для специалистов – зарабатывать неплохие деньги. Кроме того, открыть фирму не составляет проблемы и не требует больших вложений.
Актуальность бизнеса
Размещать офис лучше в районе, где высока концентрация потенциальных клиентов, к примеру, в бизнес-центре или деловой части города. Хорошо, чтобы фасад компании просматривался с улицы, были установлены рекламные плакаты для привлечения внимания.
Выбор помещения
В-третьих, маркетинг. В условиях высокой конкуренции нужно заявлять о себе, использовать все возможные инструменты продвижения дела как оффлайн, так и онлайн. Полезно предоставлять дополнительные услуги для заказчиков, например, возможность заказывать работу онлайн, а также оказание консультаций по телефону и т.д.
• принять звонок/входящий мейл
• уточнить задачу клиента, понять потребности, задать уточняющие вопросы
• озвучить цену, что входит, общий план действий
• выставить счет
• направить клиенту план действий и список нужных документов
• проконтролировать оплату
• назначить встречу с клиентом и поход к нотариусу
• оформить у нотариуса документы, доверенность на юристов и на курьеров клиента
• отвезти документы в налоговую
#1 Василий Телкин Василий Телкин —>
• принять звонок/входящий мейл
• попросить направить на мейл скан претензии/иска (если клиент ответчик)/документов для иска (если клиент потенциальный истец)
• изучить бегло документы, при необходимости запросить дополнительные документы и сведения
• озвучить цену, выставить счет, получить оплату
• одновременно с озвучиванием цены (в том же письме) для доверия клиента можно сообщить концепцию защиты – в самом общем виде, без подробностей
• подготовить позицию и документ (отзыв, возражения)
• направить документы заказчику и проконсультировать его по дальнейшим действиям
• предложить обновить договор, сообщить об абонентском обслуживании
• принять участие в суде если необходимо
#2 Max Bogomolov Max Bogomolov —>
2. у процесса всегда есть вход и выход. то есть, мы на входе имеем документ/звонок/событие определенного вида, что запускает процесс, который производит действия на входными данными получая результат. в некоторых случаях у вас понятно что на входе, но не понятно что на выходе и наоборот.
Чтобы заинтересовать сотрудников в работе и дальнейшем профессиональном развитии, их необходимо поощрять, уверены эксперты. Если говорить о финансовой стороне этого вопроса, то единого подхода к учету показателей эффективности юриста (KPI) нет, поскольку его работу нельзя оценить по какой-то стандартной шкале.
Хороший специалист в любой сфере должен уметь выстроить диалог с клиентом. В юриспруденции тот же принцип, однако задача усложняется множеством ограничений в правовом поле, о которых заказчик может не знать. Поэтому эксперты советуют разъяснить все нюансы на «берегу».
Управление ожиданиями
«Роль юристов существенным образом эволюционировала из-за большого количества законов, регуляторных ограничений и правоприменительных актов. В связи с этим такой специалист становится саппортом, участником управленческой команды. Поэтому для меня его роль заключается в том, чтобы он видел правовую сторону бизнеса и вносил вклад в оптимизацию расходов компании, увеличение прибыли и строительство новых мощностей», – говорит специалист.
- Основные — направлены на предоставление товаров или услуг, которые являются предпочтительными объектами компании и ответственны за получение прибыли.
- Сопутствующие — нужны для создания товаров или услуг, которые служат следствием основной предпринимательской деятельности и обеспечивают заработок.
- Вспомогательные — применяются для реализации главных процессов и поддержания их специфических черт.
- Обеспечивающие — необходимы для нормального функционирования прочих процессов и нацелены на поддержание их универсальных характеристик.
- Управление — одновременно охватывают несколько управляющих функций на всех уровнях. Это дальновидное, быстрое и нынешнее планирование, формирование и реализация воздействиия управления.
- Развитие — улучшение создаваемого товара или услуги, оснащения, улучшение оборудования.
Из чего состоят и какие бывают бизнес-процессы
Создание, построение, разработку бизнес-процессов можно сравнить с попыткой найти баланс на тонкой нити идеальной творческой комбинации, искусства и четких математических вычислений. Но нужно адекватно осознавать, что в природе нет идеала, поэтому не стоит надеяться на полное соответствие реальности и отсутствие любых недочетов. В любом деле присутствуют ошибки и упущения, даже при строгом выполнении всех правил регламента.
Решения для бизнеса
Этот термин часто можно встретить на различных форумах, порталах и даже в обычных разговорах. И неудивительно, ведь стремительное развитие бизнес-индустрии непременно связано с необходимостью его автоматизации. Многие люди не вкладывают в него специальный смысл и не дают ему определение, а используют банально «по умолчанию», так как значение этого слова понятно на интуитивном уровне даже людям, далеким от этого вида деятельности. Однако для большей осведомленности, повышения своей продуктивности и расширения кругозора стоит более детально ознакомиться с тем, что такое бизнес-процессы предприятия, компании или фирмы.
Начиная выстраивать работу юридической службы в компании, нужно, во-первых, четко определить, что она собой представляет, сферы ее деятельности и влияния. Во-вторых, установить ее место и роль в организации: с кем и как она взаимодействует, какова ее роль и зачем она нужна.
Понятие юридической службы
Любая компания — живой организм. Эффективность работы ее сотрудников (и юристов в том числе) зависит от степени взаимодействия с другими сотрудниками и подразделениями. Именно юристы сталкиваются с самыми негативными сторонами работы компании: несвоевременными поставками, жалобами клиентов, исками. На первый взгляд, многие сложности работы компании от них не зависят. Но любое отклонение от условий договора — это вызов юристу. Поэтому лучше предупредить удар: самая лучшая битва — та, которой не было.
Корпоративное управление
Эффективным механизмом поддержания правовой культуры организации станет консультирование коллег, работников. Как о внутреннем распорядке, так и о действующем законодательстве. Это может быть инструктаж, подготовка памятки: в какой ситуации запросить доверенность, когда она не может быть ксерокопией (которые не являются доказательством в суде), где нужно включить текст о полномочиях в договор (в отношении тех, кто подписывает акт выполненных работ или приема-передачи, отгружает груз). Проведите ревизию должностей, на которых сотрудники совершают действия с правовыми последствиями, и напишите для них памятку. В ней укажите алгоритм действий, а затем соберите общее собрание и объясните все правовые риски. Памятку можно раздать под роспись.
- Цель БП — разработать последовательные мероприятия, которые обеспечат прибыль.
- Задачи БП: контроль последовательности операций, обеспечение максимально возможной скорости их выполнения, помощь в поиске дублирующихся или лишних операций и т. д.
Составляющие бизнес-процесса
К тому же процессный подход даёт возможность бизнесу расширяться за счёт открытия новых площадок согласно схеме: если в одной организации БП чётко налажены, можно создать филиал с такими же подразделениями, обязанностями сотрудников и аналогичным образом выстроить в нём БП. Неудивительно, что в таких условиях можно постоянно совершенствовать свою работу.
Участники
- Упрощает сложности за счёт схематического пошагового изображения всех этапов БП.
- Показывает картинку, наглядно демонстрирует все операции. «Лучше один раз увидеть…» — говорит пословица, и в данном случае с ней соглашаются руководители и собственники бизнеса. Если на схеме изображать все действия внутри компании, становится проще замечать недоработки ещё на этапе обсуждения БП и оперативно вносить изменения.
- Позволяет изучить работу изнутри благодаря графическому изображению бизнес-процессов компании в виде схем. Это особенно важно на этапе оптимизации, масштабирования, так как в описаниях сразу видны проблемные места.
Ваш бизнес-процесс должен решать поставленную задачу, отвечать на тот вопрос, который рассматривается в рамках проекта. Все остальное — вопрос будущего возможного сотрудничества. Именно так и стоит пояснять заказчикам, почему вы не детализируете какие-то процессы или не рисуете еще какой-то бизнес-процесс, связанный с обсуждаемым.
***По теме методологически проработанных нотаций хочу также сказать пару слов. Почему я привел в качестве примера IDEF3: я еще не видел более проработанной методологически системы описания бизнес-процессов. Даже BPMN 2.0 все еще развивается и дорабатывается. А если вы почитаете англоязычное описание IDEF3 (перевода на русский я пока не видел), то также сумеете оценить по достоинству глубину его проработки.
История появления термина
И здесь на помощь приходят бизнес-процессы. При этом определенные виды человеческой деятельности в рамках компании описываются графическими нотациями и представляются в том виде, который помогает руководству понять, как именно происходит работа на каждом из этапов, и что здесь можно улучшить. При этом руководителю компании не обязательно обладать высокой квалификацией специалиста того или иного профиля.
Вводятся показатели качества – стандарты выполнения бизнес процессов, которые отвечают за то, чтобы определенное действие совершалось в определенной последовательности и за определенный промежуток времени.
Управление бизнес процессами
Руководители оказываются перед выбором, либо начинать уделять время описанию и управлению бизнес процессами, либо работать по старинке, терять в эффективности и уступить место более прогрессивным компаниям.
Описание бизнес процессов
Управление БП не происходит, что называется по наитию. Для этого существует целый комплекс инструментов, который включает и графики, и схемы работы и заполнение отчетов. Управление бизнес процессами включает в себя: разработку новых стандартов работы и оптимизацию (совершенствование) существующих регламентов и процедур.
Существует еще одна причина, вынуждающая придерживаться жесткой функциональной специализации. В современных условиях уже нельзя оставаться корпоративным юристом широкого профиля. Уровень профессиональной конкуренции требует от каждого юриста быть высококлассным экспертом в конкретной области права на уровне лучших стандартов внешних юридических фирм. Постоянная специализация и тренинг позволяют сотруднику добиться этого в достаточно короткий срок. Мне было очень приятно видеть, как некоторые мои подчиненные свободно “затыкали за пояс” внешних юристов именно благодаря специализации на определенных типах сделок и постоянному тренингу. В результате мы не просто повышали репутацию компании и экономили на расходах внешних консультантов, но и создавали стабильную правовую защиту компании от влияния внешних факторов.
3. Четкая функциональная специализация
Централизация юридических ресурсов позволяет также сохранить необходимый демократизм, поскольку она препятствует возникновению привилегированных каст и кланов. Например, при формировании нашего департамента принцип равенства был заложен с самого начала. Все отделы и сотрудники равны с точки зрения сложности работы. Значимость конкретного юриста определяется его профессиональными знаниями и его опытом в конкретной области специализации. Конечно, существуют очень важные для компании проекты, но над ними обычно работают сразу несколько отделов, и любой сотрудник может претендовать на участие в них. Принцип равенства крайне важен для создания нормальных рабочих отношений в рамках единого юридического департамента, а также для распределения бонусов и стимулирования сотрудников к дальнейшему развитию. Этот же принцип позволяет отсеивать “паразитов”, т.е. тех сотрудников, которые либо меньше работают, либо допускают больше ошибок, чем остальные. Юристы сами заинтересованы в устранении из команды недобросовестных коллег, чтобы те не портили репутацию всего департамента и не мешали его продуктивной работе.
5. Централизация работы юристов компании и создание единой корпоративной культуры
Удивительно, но такое базовое понятие, как “клиент”, сильно размыто в большинстве российских компаний. Во всяком случае, многие юристы не могут четко сформулировать, для кого конкретно они выполняют работу и кто является спонсором, заказчиком и исполнителем. А ведь на самом деле подход к клиенту, который воспитывается у сотрудников юридических фирм, не должен отличаться от подхода корпоративных юристов. Каждый корпоративный юрист должен знать своего клиента в лицо и обязан немедленно реагировать на его запросы. Любой звонок клиента должен быть быстро обработан и по нему должна быть оказана оперативная помощь. Важны даже такие мелочи, как культура отправки факсов, ответа на телефонные звонки, написания меморандумов. Но, к сожалению, в российских компаниях на эти формальности часто не обращают внимания. И напрасно. Ведь без уважения к клиенту (которое проявляется и в мелочах) невозможно создать высокопрофессиональную культуру всего юридического департамента. И если клиент не спит ночью из-за важного проекта, его юрист должен работать и оказать необходимую помощь и ночью.
Загрузка...
