Как прописать в договоре возмещение затрат на израсходованное топливо

Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).

Обязательно ли компенсировать ГСМ

1. Руководитель согласовал факт использования личного транспорта.
2. Расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены надлежащими документами (путевые листы, чеки с заправочных станций и проч.).
3. Возмещение издержек может получить только штатный работник предприятия.

Как оформлять

Компенсация ГСМ — это возмещение затрат, которые возникли у работника из-за использования личного транспорта в служебных целях. Рассказываем, как оформляются и возмещаются сотруднику расходы на горюче-смазочные материалы.

2.1. Обязанности Предприятия-1
2.1.1. Предприятие-1 обязуется осуществлять расходы по обслуживанию помещений, в которых размещены сети связи Предприятия-2 по адресу: г._________, ул. ___________, в том числе на основании заключенных договоров.
2.1.2. Предприятие-1 обязуется указать Предприятию точку для подключения заземления.
2.1.3. Предприятие-1 обязуется обеспечить беспрепятственный проход сотрудников и партнеров Предприятия с измерительными приборами, инструментами, оборудованием на место установки оборудования Предприятия на период монтажа, эксплуатации и ремонта сетей связи по предварительно подаваемым спискам Предприятия;
2.1.4. Предприятие-1 обязуется своевременно выставлять Предприятию-2 счета на возмещение расходов в сроки, установленные настоящим Договором.
2.2. Обязанности Предприятия-2.
2.2.1. Предприятие-2 обязуется возмещать Предприятию-1 понесённые расходы в порядке, установленном в разделе 3 настоящего договора.
2.2.2. Предприятие-2 в течение 3-х рабочих дней после прекращения срока действия Договора, или в случае его досрочного расторжения обязано провести демонтаж сетей связи и возвратить владельцу места размещения сетей связи в исправном состоянии по акту приема-передачи.
2.2.3. Предприятие-2 обязуется:
— содержать места размещения сетей связи, а также прилегающую к ним территорию в полной исправности, в соответствии с требованиями санитарной и пожарной инспекций;
— при эксплуатации оборудования обеспечить соблюдение своими специалистами требований правил техники безопасности и ПУЗ, а также обеспечить безопасность электропроводов и их соединений в соответствии с действующими ТУ.
2.2.4. Предприятие- 2 обязано письменно сообщить Предприятию-1 не позднее, чем
за 30 дней о предстоящем освобождении мест размещения сетей связи при досрочном прекращении настоящего Договора, сдать Театру места размещения сетей связи по акту в технически исправном состоянии;
2.2.5. В случае если места размещения сетей связи сдаются Предприятием-2 в неисправном состоянии Предприятие-2 оплачивает Предприятию-1 стоимость необходимого ремонта.
2.2.6. Предприятие 2 обязуется возместить ущерб в полном объеме в случае гибели или повреждения имущества Предприятия-1 по вине Предприятия-2, в том числе в результате пожара.

2. ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

3.1. В течение периода действия настоящего Договора стоимость возмещения расходов Предприятия-1 в связи с обслуживанием сетей связи Предприятия-2 и расходов по коммунальным услугам составляет:
-размер стоимости отопления определяется расчетным путем на основании установленных тарифов и объема арендуемой площади (объем арендуемой площади составляет от объема здания 0,25%, данная величина умножается на ежемесячную стоимость потребления теплового энергоресурса, предъявляемую энергоснабжающей организацией);
— размер стоимости электроснабжения определяется перемножением установленных тарифов на объем потребленной электроэнергии по прибору учета потребленной энергии;
— размер стоимости водопотребления и водоотведения определяется перемножением установленных тарифов на объем водопотребления по прибору учета и водоотведения;
— размер стоимости услуг за вывоз ТБО определяется перемножением установленных тарифов на объем вывоза ТБО в месяц;
— размер стоимости по обслуживанию сетей связи определяется по договорной стоимости 10 000,00 рублей 00 копеек.

3. ПОРЯДОК И УСЛОВИЯ РАСЧЕТОВ

5.1. Каждая из Сторон освобождается от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по настоящему Договору, если докажет, что оно явилось следствием непреодолимой силы (форс-мажорных обстоятельств), то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств, таких как пожар, наводнение или иное стихийное бедствие, а также издание акта государственного органа, которые Сторона не могла ни предвидеть, ни предотвратить, ни принять эти обстоятельства в расчет при заключении настоящего Договора.
5.2.Освобождение от ответственности действует лишь в период, в течение которого существуют данные обстоятельства и их последствия.
5.3. При наступлении и прекращении вышеуказанных обстоятельств, Сторона должна известить об этом в письменной форме другую Сторону в течение 3 (трех) дней с даты соответственно их наступления и прекращения. Извещение должно содержать данные о характере обстоятельств и их влиянии на исполнение Стороной своих обязанностей по Договору, а также предполагаемый срок их исполнения.
5.4.В случаях, предусмотренных выше, срок исполнения Сторонами их обязательств по Договору приостанавливается соразмерно времени, в течение которого действуют такие обстоятельства и их последствия.
5.5. Со дня прекращения обстоятельства, послужившего основанием для приостановления срока исполнения обязательства, течение срока продолжается. Оставшаяся часть срока удлиняется соразмерно времени приостановления.
5.6. В случае, если такие обстоятельства продолжают действовать более 30 дней, каждая из Сторон имеет право расторгнуть Договор без возмещения убытков другой Стороны.

Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то все затраты, связанные с поездкой, компания берёт на себя, в том числе и бензин. Можно возместить расходы по чекам, а можно выплатить фиксированную сумму. От этого будет зависеть размер компенсации за бензин и порядок её налогообложения.

Что нужно сделать при любом варианте возмещения расходов

Оформляя соглашение, работодатель обычно учитывает свои налоговые выгоды. Вся сумма компенсации и расходов на ГСМ не облагается НДФЛ и взносами (письмо Минфина от 06.12.2023 № 03-04-06/94977). А в расходах по налогу на прибыль можно учесть ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):

Служебная записка

• Обычно арендатор несёт расходы на содержание арендованного автомобиля и расходы по его эксплуатации (ст. 646 ГК РФ). Арендодатель должен документально подтвердить расходы, в том числе на бензин.
• Но можно договориться о том, что арендатор платит только за аренду автомобиля, а арендодатель — несёт расходы на топливо и на ремонт автомобиля. Это нужно специально оговорить в договоре.

1. Документы, подтверждающие размер понесенных расходов.
2. Документы, подтверждающие использование автомобиля в служебных целях, в том числе путевые листы.
3. Копии правоустанавливающих документов на автомобиль, ПТС.

А чтобы подтвердить, что транспорт использовался в интересах организации, от работника требуется отчет о поездках. Форма отчета о поездках разрабатывается организацией самостоятельно, утверждается приказом руководителя. Составлять его целесообразно по каждому работнику и по каждому автомобилю отдельным листом. Из отчета должно быть понятно, в какой день, куда и с какой целью ездил сотрудник на личном автомобиле.

В какой сумме устанавливают компенсации сотруднику

Оплата ГСМ — это возмещение расходов на покупку топлива и смазочных материалов в случае использования работником личного транспорта в служебных целях. Но существуют нюансы, как правильно документально оформить выплаты и как отразить их в учете.