Как правильно называется должность в строительной компании занимающаяся закупками

Под контрактной службой понимается группа должностных лиц заказчика, на которую возлагается функционал осуществления закупок для государственных и муниципальных нужд. Действует контрактная служба в соответствии с положением (регламентом), разработанным и утвержденным на основании типового положения (регламента), утвержденного Приказом Минэкономразвития России от 29.10.2013 № 631.

Контрактная служба: понятие, состав, требования к сотрудникам

В силу Закона № 44-ФЗ (часть 5 статьи 39 Закона № 44-ФЗ) при создании закупочной комиссии Заказчик отдаёт преимущество лицам, прошедшим профессиональную переподготовку или повышение квалификации в сфере закупок, а также лицам, обладающим специальными знаниями, относящимися к объекту закупки.

Профстандарты в сфере закупок

Если годовой объем закупок заказчика не превышает 100 миллионов рублей и у него отсутствует контрактная служба заказчик назначает контрактного управляющего — должностное лицо, ответственное за осуществление закупки или нескольких закупок, включая исполнение каждого контракта. Контрактным управляющим может быть только работник заказчика.

На популярных сайтах по поиску работы вакансия менеджера по закупкам, снабженца мелькает достаточно часто. Главное преимущество профессии – её широкий охват. Поэтому востребованность вакансии снабженца не вызывает сомнений.

При всем прочем менеджер по снабжению – это материально ответственное лицо. Хоть на всех документах и стоит резолюция директора, но закупки осуществляются от его имени, а деньги он тратит из бюджета организации. Вся работа снабженца находится под пристальным наблюдением, так что ему нужно быть крайне внимательным и уметь обосновать любые траты.

Из чего состоит должностная инструкция снабженца

Любое предприятие – будь то государственное ведомство, завод, клиника, склад или автосервис – ежемесячно закупает расходные материалы, топливо, оборудование на внушительную сумму. При этом чем крупнее компания, тем сумма закупок внушительнее, а издержки больше.

• Контроль и обеспечение выполнения плана закупок на каждый месяц.
• Административная ответственность за разглашение секретной информации, которую внутренние документы компании определяют в качестве корпоративной тайны, и которая официально является собственностью конкретного предприятия.
• Личное выполнение всех существующих правил внутреннего распорядка, а также соблюдение стандартов дисциплины.
• Осуществление сделок по закупкам, а также заключение соответствующих договоров с разнообразными организациями или частными лицами, если это потребуется.
• Выполнение требований пожарной безопасности и правил техники безопасности, с целью не нанесения какого-либо вреда сотрудникам компании или ее материальному имуществу.
• Тщательное выполнение всех полученных указаний, инструкций, поручений, распоряжений, приказаний непосредственного начальника, а также генерального директора фирмы.
• Ответственность за нанесение или содействие нанесению как материального ущерба, так и непосредственного ущерба деловой репутации компании.
• Ответственность за пренебрежение собственными должностными обязанностями, которые определяет актуальная инструкция, а также действующие законодательные акты Российской Федерации.

Общая же функция, которую отражает профстандарт «Специалист в сфере закупок», (а именно: обеспечение предприятия необходимыми для его адекватного функционирования товарно-материальными ценностями), помимо прочего, включает в себя еще достаточно большое количество косвенных обязанностей, таких как анализ действительного соотношения качества предлагаемой поставщиками продукции и ее рыночной стоимости.

Функции специалиста

Практика показывает, что обязанностей у того работника, который занимается закупками, существенно больше, чем у того, который занимается снабжением. В должностной иерархии первая должность значится существенно выше второй. Подобным образом отличается и уровень зарплаты. Именно поэтому было бы логично, чтобы и требования к кандидату на должность «специалист по закупкам», обязанности которого существенно значимее, были гораздо выше и жестче. Это следует учитывать при составлении должностной инструкции. Резюме специалист по закупкам (вернее, кандидат на эту должность) может составить успешно только в том случае, если заранее ознакомится со стандартными требованиями к соискателю.

• обработку таможенных документов;
• планирование, отслеживание передвижения товаров;
• разработку предельной нормы остатков товара на складах;
• планирование и обеспечение компактного хранения продукции на складах.

Карьерный рост

• ненормированный рабочий день;
• работа в режиме многозадачности;
• высокая ответственность;
• работа с большим количеством информации;
• стрессовые ситуации из-за проблем с доставкой, качеством товара, несоблюдением условий договора.

KPI сотрудника

В зону ответственности эксперта по закупкам входят не только снабжение торговой сети или фирмы необходимыми товарами и взаимодействие с вероятными компаниями-партнерами. Спектр обязанностей достаточно обширен:

Среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование в сфере закупок или высшее образование — бакалавриат или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок (для работников контрактной службы)

Утвердили новый профстандарт для эксперта в сфере закупок

1. Среднее, дополнительное профессиональное.
2. Высшее (бакалавриат), дополнительное профессиональное.
3. Высшее (специалитет, магистратура), дополнительное профессиональное.
4. Высшее (специалитет, магистратура), дополнительное профессиональное.

Профстандарт «Специалист»

1. Предварительный сбор данных о потребностях, ценах на товары, работы, услуги и иные объекты имущественных прав.
2. Подготовка закупочной документации.
3. Обработка результатов закупки и заключение контракта (договора).

• Выбор поставщиков на основе ряда критериев (качества продукции, ее стоимости, качества логистической системы, скорости доставки и т.д.).
• Ведение переговоров с потенциальными поставщиками.
• Контроль наличия необходимых товаров или сырья на складе, обеспечение своевременного пополнения запасов.
• Оформление/проверка всей необходимой документации: договоров с поставщиками, транспортных накладных, свидетельств об оплате госпошлины, таможенных деклараций и других бумаг.
• Контроль качества поставляемой продукции, своевременное разрешение любых вопросов, связанных с поставками бракованных товаров, и других непредвиденных обстоятельств.
• Контроль сроков и условий хранения, отгрузки, движения товаров.
• Участие в оптимизации работы склада, организации транспортных перевозок продукции компании, логистической системы предприятия.

Достаточно часто поставщики, от которых поступают товары или сырье, относятся к разряду иностранных компаний (частично или полностью). В этом случае от менеджера по закупкам требуется знание иностранных языков для ведения переговоров с ними, а также понимание всех тонкостей международных грузовых перевозок, оформления таможенных документов и оплаты пошлин.

Плюсы и минусы профессии менеджер по закупкам

Самая близкая по профилю специальность вузов для обучения на менеджера по закупкам – это «Менеджмент» (код 38.03.02). Можно обратить внимание на специальность «Менеджмент» по профилю «Управление проектами», «Логистика и управление цепями поставок». Также для этой работы подойдет образование, полученное в рамках специальности «Товароведение» (код 38.03.07). В обоих случаях для поступления потребуется сдать ЕГЭ по математике, русскому языку, обществознанию или иностранному языку. Обучение на бакалавра длится 4 года в очном формате и 5 лет – во всех остальных формах посещения занятий.

Специалист по тендерам действует в рамках своей должностной инструкции, которую ему выдает руководство при приеме на работу, а также согласно распоряжениям руководства. Все свои действия сотрудник должен согласовывать с начальством до полного их одобрения.

Курсы тендерного специалиста: где пройти обучение по тендерам?

• Приказ Минтруда РФ от 10 сентября 2023 г. № 625н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок»;
• Приказ Минтруда РФ от 10 сентября № 626н «Об утверждении профессионального стандарта «Эксперт в сфере закупок».

Виды и формы обучения участия в госзакупках

Специалист в штате, отвечающий за закупки, несет и определенную ответственность. От его грамотных и профессиональных действий будет зависеть заработок и развитие организации. Итак, функционал тендерного специалиста:

Специалист по закупкам — это сотрудник, деятельность которого связана с планированием, подготовкой и участием в торгах, заключением, исполнением и расторжением госконтрактов. Основные требования определены законодательством, а дополнительные устанавливает работодатель.

Кто такой и чем занимается

• проводить анализ информации;
• работать в условиях многозадачности;
• принимать оптимальное решение;
• обрабатывать большие объемы данных;
• вести переговоры делового характера;
• использовать в деятельности ПК, различные автоматизированные системы.

Права

Государство тратит из бюджета большие деньги на госзаказы. Поэтому особенные требования предъявляют к вакансии специалиста по закупкам 44-ФЗ. Определение зоны ответственности работника особо важно из-за формирования контрактной системы.

Кроме этого, в обязанности руководителя входит организация взаимодействия подразделения с другими отделами предприятия, а также постоянный поиск наиболее выгодных решений с целью оптимизации закупочной деятельности.

При формировании структурного подразделения на предприятии, которое будет отвечать за проведение закупок, обязательно назначается ответственное за выполнение поставленных задач лицо — руководитель отдела. Ответственное лицо приступает к своим обязанностям на основании подписанного руководством приказа.

Цели отдела

• место отдела в общей организационной структуре предприятия;
• задачи и функции, которые будут выполнять сотрудники подразделения;
• порядок взаимодействия с остальными подразделениями;
• другие вопросы, связанные с функционированием отдела.

Уровень требуемого образования зависит от уровня специалиста. Для пятого достаточно среднего специального, для восьмого необходим специалитет или магистратура. Сотрудники всех уровней должны получить профильное образование в сфере закупок.

• знания определенного иностранного языка, если компания приобретает товары у зарубежных поставщиков;
• специфическое профильное образование, например, компании — поставщику медоборудования необходим менеджер с медицинским образованием;
• опыт работы в сфере приобретения определенных товаров, знание специфики определенного рынка.

Квалификационные требования

• особый работодатель: орган федеральной или муниципальной власти, бюджетное, автономное, казенное учреждение или унитарное предприятие или иное юридическое лицо, у которого имеется договор о передаче полномочий госзаказчика и которое расходует бюджетные средства;
• источник финансирования закупок: федеральный, местный или региональный бюджеты;
• основная задача: соблюдение правил и порядков, установленных 44-ФЗ.

• подготовка документации, необходимой для проведения закупки;
• контроль всех этапов процесса;
• анализ расходов;
• ведение базы заказов;
• возвращение залога участникам торгов;
• аннулирование торгов в случае отсутствия заявок на участие;
• анализ заявок участников, их прием и отклонение.

Обязанности специалиста по закупкам: что в них входит?

• сбор данных о потребностях организации в определенных товарах, проведении работ и оказании услуг, мониторинг цен на эти работы, товары и услуги;
• организация сотрудничества с разными поставщиками по итогам закупок;
• подготовка документов, необходимых для проведения закупок;
• организация и проведение всех закупочных мероприятий;
• подведение итогов закупки;
• выполнение задач, поставленных начальством, но в рамках обязанностей специалиста.

Должностная инструкция специалиста по закупкам

Любая должностная инструкция формируется для специалиста конкретной организации. В ней перечислены обязанности сотрудника, требования к его работе, права, ответственность за халатность в исполнении рабочих обязанностей. Должностную инструкцию должен иметь каждый специалист отдела закупок. Обязанности в ней должны быть прописаны четко в соответствии с реальным функционалом работника.

В небольшой компании функцию обеспечения товарами и необходимыми материалами могут выполнять небольшое количество сотрудников. Совсем другое дело крупные строительные фирмы, особенно те, кто имеет подряд на возведение объектов для специфических отраслей, например, для нефтегазовой промышленности.

Структура отдела снабжения на предприятии

• Планирование заказов, чтобы исключить покупку ненужных материалов и продукции, в объеме превышающую потребности фирмы.
• Выбор поставщиков продукции, чтобы исключить коррупционную составляющую. Список претендентов должен быть согласован с финансовой службой, а назначенная комиссия (если такова есть) должна выбрать наиболее выгодное коммерческое предложение.
• Замену поставщиков, если они не справляются с заключенными соглашениями.
• Производить закупку материалов, на основе закрытых или открытых конкурсов, заранее определив приоритетные направления и потребности компании, а также необходимые сроки поставки МТР.

Контроль работы эффективности отдела снабжения

4. Навести порядок в складском хозяйстве. Регулярно проводить полную инвентаризацию запасов продукции, с целью выявления залежавшихся и невостребованных материалов. Постараться вовлечь по назначению излишки, либо реализовать через отдел продаж, освободив складские помещения от всего ненужного.

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

II. Должностные обязанности

1. На должность специалиста по закупкам назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по программе повышения квалификации и программе профессиональной переподготовки в сфере закупок.

В штатном расписании организаций, принимающих участие в тендерах для государственных и муниципальных нужд, имеется должность специалиста по закупкам. Этот сотрудник принимает непосредственное участие в организации и проведении конкурсных процедур. В своей деятельности он руководствуется должностной инструкцией – документом, регламентирующим полный круг его прав и обязанностей.

На уровне законодательства требования к составлению инструкции не утверждены, в ее разработке принимают участие юристы, специалисты кадрового подразделения предприятия, а также непосредственный руководитель лица, занимающегося тендерами. Утверждается документ высшим должностным лицом компании.

Правила оформления по ФЗ-44

Действующее законодательство не содержит особых требований, предъявляемых к должностной инструкции специалиста по закупкам бюджетного учреждения. Она также должна включать в себя вышеперечисленные разделы, при ее составлении должна учитываться специфика работы конкретного бюджетного учреждения.

Конкретный перечень прав менеджера определен его должностной инструкцией и зависит от уровня должности (начальник отдела, главный или ведущий менеджер), сфер деятельности фирмы и общих принципов организации труда в ней.

Права

Выделяется четыре профессиональных уровня специалистов по закупкам: от пятого — это технические сотрудники, занимающиеся сбором и обработкой информации — до высшего, восьмого. Его обладатели занимаются мониторингом и аудитом закупок.

Должностная инструкция

Если менеджер является профильным специалистом по приобретаемому товару, на него возлагается обязанность составления технических заданий для поставщиков. Иногда обязанности менеджера по закупкам касаются всех аспектов закупочной деятельности: он взаимодействует с государственными и таможенными органами, организует логистику, контролирует хранение товаров.