Как взыскать сотрудника за невозвращения авансовых отчетов

Предельного срока выдачи наличных денег под отчет законодательство не устанавливает, поэтому организация вправе самостоятельно утвердить этот срок в учетной политике либо в ином локальном нормативном акте (например в приказе руководителя на выдачу денег под отчет). Неизрасходованные по каким-либо причинам подотчетные средства по истечении срока, предусмотренного для возврата подотчетных сумм, работник обязан вернуть в кассу организации в полном объеме.

26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 № 749). Отдельно скажем про ситуацию, когда сотрудник не смог вовремя отчитаться из-за болезни. Например, человек вернулся из командировки и на следующий день заболел.

О взыскании с подотчетного лица денежных средств

1. в первую очередь нужно установить дату, с которой данный срок начинает свое начало. Отсчет ведется с даты, которая следует за последним днем, предназначенным для возвращения долга (статья 191 ГК РФ), т.е. для сдачи авансового отчета и окончательного расчета по подотчетным суммам. Для этого стоит заглянуть в заявление подотчетного лица, которое он оформлял для получения указанных средств. К этому числу еще добавляются 3 рабочих дня и уже по окончании именно этого срока начинается течение искового срока;

1. как только определено начало течения срока исковой давности, следует с этого числа отсчитать 3 года;

1. нужно учесть любые обстоятельства, которые способны повлечь за собой прерывание срока исковой давности.

   Аналогичная ситуация по срокам предоставления отчета по денежным средствам, выданным на определенный срок. К отчету должны быть приложены подтверждающие расходы документы (за проживание в гостинице, на оплату билетов на проезд и т.д.).

   Нарушение сроков предоставления авансового отчета

   Поскольку работнику денежные средства были выданы на конкретные цели, и работник не отчитался о их целевом использовании, соответственно можно говорить о том, что работодателю причинен ущерб работником, а на стороне работника возникло неосновательное обогащение.

   Исковое заявление о взыскании подотчетных средств

   Исковое заявление о взыскании подотчетных средств это процессуальный документ, требующий соблюдения правил по его составлению в соответствии с требованиями процессуального законодательства.

   С отчетности за 1 квартал 2023 года справку 2-НДФЛ подавайте в составе 6-НДФЛ. Подробнее об объединении 2-х отчетов рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Обзорный материал, чтобы узнать все подробности нововведений.

   Необходимо помнить, что при каждой выплате зарплаты удержать из нее можно не более 20% (ст. 138 ТК РФ). Если удержанной при увольнении суммы не хватит для покрытия долга, то остаток работник должен вернуть в кассу самостоятельно.

   Сотрудник не вернул долг по подотчету: общая информация

   Как это сделать? Путем сдачи справки 2-НДФЛ, где будет указана сумма неудержанного налога. В какой срок это сделать? До 1 марта года, следующего за годом, в котором не был удержан налог (п. 5 ст. 226 НК РФ). Учтите, что годовую форму 2-НДФЛ по этому работнику также нужно будет сдать.

   • добровольный. В этом случае сотрудник (виновное лицо) должен полностью или частично самостоятельно возместить ущерб. Для этого работник в письменном виде оформляет данное обязательство с указанием конкретных сроков внесения платежей. Рассрочка при возмещении ущерба возможно только, если между сторонами достигнуто по этому поводу согласие;
   • по распоряжению руководителя. Такой порядок возмещения возможен только если величина ущерба не превышает средний месячный заработок сотрудника. При этом распоряжение о взыскании должно быть дано не позже одного месяца со дня, когда был установлен окончательный размер причиненного сотрудником ущерба;
   • в судебном порядке. Этот вариант взыскания ущерба возможен, если установленный выше месячный срок истек, либо если сотрудник отказывается от добровольного возмещения причиненного ущерба, а сама сумма ущерба превышает его среднемесячную зарплату.

   p, blockquote 25,0,0,0,0 —>

   Что делать, если сотрудник сдал авансовый отчет без подтверждающих документов?

   Это тот случай, когда сотрудник не предоставил документов, — ни платежных, ни подтверждающих расходы в связи с наймом жилья во время командировки. Как можно списать именно эти подотчетные суммы без документов?

   Как определить окончание срока исковой давности?

   Самое интересное, что даже Указание Банка России №3210-У прямо признает подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, только задолженностью. В абз.3 п.6.3 Указание №3210-У говорит, что выдать наличные деньги под отчет можно только при условии полного погашения сотрудником его задолженности (!) по ранее полученным подотчетным деньгам.

   Если директор простил долг работнику, то нужно признать эту сумму прочим расходом (п. 11 ПБУ 10/99). В учете невозвращенные подотчетные деньги признают прочим расходом проводкой Дт 91.2 Кт 94. Основанием будет приказ руководителя и бухгалтерская справка.

   Зарплата Ивановой за август — 25 000 руб. Значит, можно в этом месяце взять у нее: (25 000 — 25 000×13%) х 20% = 4 350 рублей. Но долг работницы меньше этой суммы — всего 3 000. Значит, бухгалтер удержит его полностью с зарплаты за август 2023 года.

   Как удержать деньги из зарплаты

   А если фирма взыскивает сумму по суду, то нужно отразить ее на счете 73 (или 76, если работник уже уволился). Причем сумму можно указать в том размере, который считается правильным на основе бухгалтерских записей (п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. Приказом Минфина № 34н от 29.07.1998, далее — Положения).

   Если руководство компании не инициирует возврат средств через удержание из зарплаты или принудительный возврат по судебному решению, то для должника невозвращенные подотчетные средства становятся доходом. В этой ситуации работодатель выступает в роли налогового агента: у него появляется обязательство по начислению и удержанию НДФЛ с общей величины неиспользованных и подлежащих возврату подотчетных средств. При отсутствии возможности удержать подоходный налог работодатель уведомляет в письменной форме налоговые органы. Такая последовательность действий оговорена в Письме Минфина от 24.09.09 г. №03-03-06/1/610.

   Бухгалтерский и налоговый учет

   ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для долгов, возникших по причине невозврата подотчетных средств, действует обычная продолжительность срока исковой давности (3 года), на протяжении которого работодатель может обратиться в суд для принудительного взыскания задолженности работника перед предприятием.

   Порядок удержания подотчетных сумм в случае их невозврата сотрудником

   В первом случае составляется проводка между дебетом 63 и кредитом 71 счета, во втором — дебетовый оборот записывается по 91 счету, а кредитовая запись — по 71 счету. Одновременно с этими корреспонденциями сумма отражается в забалансовом учете на счете 007. В данных забалансового учета информация о списанных безнадежных долгах такого типа должна отображаться на протяжении 5 лет с даты закрытия задолженности.

   Подотчетным лицам выдаются деньги на приобретение товаров для организации, но иногда от них нет ни покупки, ни авансового отчета, ни денег. Рассмотрим, что делать, когда работник не отчитался за полученный аванс и отказывается его возвращать.

   Как отразить невозвращенный подотчет в бухучете

   Если директор простил долг работнику, то нужно признать эту сумму прочим расходом (п. 11 ПБУ 10/99). В учете невозвращенные подотчетные деньги признают прочим расходом проводкой Дт 91.2 Кт 94. Основанием будет приказ руководителя и бухгалтерская справка.

   Включение невозвращенной суммы в расходы

   Удерживать НДФЛ можно при перечислении зарплаты, но налог не должен быть больше половины заработка (п. 4 ст. 226 НК РФ). Если виновник уже уволился, ушел в декрет или невозможно удержать НДФЛ по иным причинам до конца года, то фирма до 1 марта следующего года должна письменно уведомить работника и свою налоговую инспекцию, что не может удержать налог, а также сообщить суммы дохода гражданина и предполагаемого налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).

   Дебиторская задолженность может быть списана на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обос-нования и приказа (распоряжения) руководителя организации, если по ней истек срок исковой давности, а также в случае признания ее долгом, нереальным для взыскания (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, п.п. 12, 14.3, 16 ПБУ 10/99).

   Основные налоговые риски по НДФЛ при выдаче денег подотчетному лицу возникают в ситуациях, когда выданные суммы не возвращаются организации в установленные для этого сроки либо когда расходы, произведенные за счет подотчетных сумм, не подтверждены документально. В этом случае налоговые органы могут прийти к выводу о получении подотчетным лицом дохода (см., например, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 03.02.2012 № А82-3116/2011, постановление ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 № А55-1433/2009, постановление Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 № 11714/08).

   Страховые взносы

   Когда подотчетное лицо постоянно берет и возвращает денежные средства, ничего не приобретая для организации, нельзя исключить вероятности, что налоговые органы будут исходить из того, что организация фактически предоставляет работнику беспроцентные займы, а работник при этом получает доход в виде материальной выгоды.

   Но если такое заявление не было предварительно получено, то для взыскания задолженности с работника используется такая форма, как авансовый отчет. Его подотчетное лицо заполняет самостоятельно. В нем необходимо указать следующие сведения:

   Нужно ли согласие сотрудника на удержание подотчетной суммы

   Удержание производится в ближайший день выдачи зарплаты. Его допускается произвести как из авансового платежа, так и окончательного расчета. Стоит учитывать, что даже при наличии правильно оформленного приказа на удержание и полученного согласия работника работодателю не всегда удается единовременно удержать невозвращенную ему подотчетную сумму. Связано это с тем, что положения трудового законодательства ограничивают размер удержаний из доходов работника.

   Правила составления приказа

   На составление авансового отчета и передачу его в бухгалтерию работнику дается 3 рабочих дня после возврата из командировки или окончания срока пользования средствами под отчет. Если авансовый отчет не был представлен, то вся подотчетная сумма становится долгом сотрудника перед работодателем.

   Законодательство срок по выдаче подотчетных средств не устанавливает, работодатель должен это сделать самостоятельно. Срок этот указывается в заявлении работника на выдачу денег в подотчет. Не позднее трех дней после установленного такого срока работнику нужно за полученные средства отчитаться. Если речь идет о деньгах, выданных работнику в командировку, то отчет нужно предоставить в срок до трех дней со дня возвращения из командировки (Постановление Правительства №749 от 13.10.2008).

   Срок для возврата подотчетных денег

   • Устанавливают дату, с которой отчитывают срок ИД. Его начинают вести со дня, который следует за крайней датой возврата подотчета (191 ГК РФ). К примеру, работник должен был вернуть неизрасходованный подотчет в срок до 10 февраля, соответственно, с 11 февраля начинаю отсчет срока ИД. ;
   • Отсчитывают 3 года с начала срока ИД. Срок ИД составляет 3 года (196 ГК РФ). Срок именно для такого случая законодательством не установлен, поэтому принимается срок для ИД. Но учитывать при этом следует такие обстоятельства, которые могут стать причиной прерывания ИД. В этом случае отсчет ИД начинают заново.

   Пример удержания

   В том случае если работник не вернул средства, выданные ему в подотчет, их удерживают из зарплаты. Но для этого от работника необходимо получить согласие, в противном случае работодатель вернуть свои средства сможет вернуть только через суд. В статье рассмотрим что делать, если работник не отчитался за подотчетные деньги.

   26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 № 749). Отдельно скажем про ситуацию, когда сотрудник не смог вовремя отчитаться из-за болезни. Например, человек вернулся из командировки и на следующий день заболел.

   О взыскании с подотчетного лица денежных средств

   При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. В случае нарушения указанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос, о порядке возмещения ущерба решается в суде.

   Что делать, если работник не вернул подотчетные суммы

   Предельного срока выдачи наличных денег под отчет законодательство не устанавливает, поэтому организация вправе самостоятельно утвердить этот срок в учетной политике либо в ином локальном нормативном акте (например в приказе руководителя на выдачу денег под отчет). Неизрасходованные по каким-либо причинам подотчетные средства по истечении срока, предусмотренного для возврата подотчетных сумм, работник обязан вернуть в кассу организации в полном объеме.

   Денежные средства, выданные сотруднику под отчет, можно на законном основании удержать из его заработной платы, если он не вернул неизрасходованный остаток в установленный временной период. Также удержание части зарплаты будет законно, если авансовый отчет по выданным средствам официально не утвержден руководителем организации.

   • Издать соответствующий приказ об удержании средств за подписью руководителя организации не более чем через месяц после того дня, когда истек срок, установленный для сдачи отчетности по израсходованным суммам. Если приказ не будет оформлен в месячный срок, то удержание средств из зарплаты станет невозможным и вернуть их можно будет только через судебную инстанцию. Однако также есть вариант, что у работника проснется совесть и он вернет незаконно присвоенные деньги добровольно.
   • Предоставить работнику возможность ознакомиться с изданным приказом и зафиксировать данный факт его подписью. Помимо своей подписи, сотруднику нужно в письменном виде выразить свое согласие с размером удерживаемых средств и основаниями для удержания. Без письменного согласия работника взыскание подотчетных денег будет возможно только через суд.

   Процедура удержания

   Рассмотрим следующую ситуацию: работнику предприятия были выданы подотчетные финансовые средства, но он, потратив всю сумму, отчитался лишь за ее часть. При этом сотрудник наотрез отказался возвращать недостающую часть подотчетных денег. Давайте разберемся, что делать работодателю, если работник не возвращает подотчетные суммы.

   Рекомендуем прочесть:  Как взыскивают судебные издержки по ил с пенсионера