Содержание
- Определение по ГОСТу: реквизит, что выражает согласие стороннего учреждения, не являющегося автором документации, с ее содержанием.
- Кто уполномочен проставлять гриф? Неподчиненные и подчиненные структуры, вышестоящие ведомства, общественные и научные организации, государственные и вневедомственные образования.
- Обязательно включает в себя слова «СОГЛАСОВАНО», должность подписывающего лица, наименование организации, личную подпись, расшифровку и дату. Если соглашение подтверждается документом, то после «СОГЛАСОВАНО» указывается его название, дата составления и порядковый номер.
- Примерами документов, для которых необходим гриф согласования, являются договоры, контракты, кадровые бумаги (требующие согласования с профсоюзом).
- Виза проставляется строго на обороте последнего листа проекта непосредственно под текстом. Нередко к документу предлагается специальный лист согласования. Это удобно тем, что при незначительных переделках проекта его можно перепечатать заново, не собирая подписи по второму кругу.
- Виза оформляется в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Как мы уже упоминали ранее, для внутренних документов достаточно указать должность ответственного лица, его личную подпись, ее расшифровку и дату. При внешнем визировании не забыть прописать «СОГЛАСОВАНО».
- В конкретных случаях вначале прописывают «Имеются замечания», «Замечания прилагаются», «Согласен с учетом замечаний». Тут нужно не забыть указать ссылку на лист, приложение, где данные замечания перечислены.
Сроки согласования
При этом надо помнить, что официально слово «визирование» в деловых бумагах употреблять некорректно. Тут уместно применять термин «согласование». В деловой переписке эти слова являются синонимами, однако «визирование» более подходит для неофициальных бесед.
Визирование — является заверением документа официальным лицом с помощью простановки подписи, которая удостоверяет, что подписывающий ознакомлен с содержанием документа и согласен с ним. Визирование также может быть осуществлено с помощью штампа или печати. Можно удостоверить согласие с его содержанием или обязывать всех, кому адресован документ, заниматься исполнением или руководствоваться постановлениями, которые в нем изложены. Визирование нужно, чтобы устранить обезлички в процессе управления.
Согласование договоров
Хочется обратить внимание, что применение изложенных в Примерной инструкции правил не является обязательным, хотя бы потому, что распространяется она на ограниченный круг субъектов. Поэтому нельзя считать нарушением, если, к примеру, проставить визу на каждом листе проекта документа, а не лишь на последнем. Зачастую это делается для того, чтобы стала невозможной замена страниц в документе.
Ответственность завизировавших документ
Это значит что, тот факт, что к уголовной ответственности за служебные преступления привлекаются руководители и главные бухгалтера предприятий, особого удивления не вызывает. А вот то что может быть возбуждено уголовное дело относительно «простого» бухгалтера при указанных обстоятельствах — это уже из ряда вон выходящее. Это понятно, что обычно бухгалтер не обладает официальными полномочиями руководить работниками, предъявлять требования, а также требовать воплощения в жизнь его воли, распределения обязанностей между работниками и т.п. Кроме того бухгалтер, как правило, не обладает полномочиями в управлении или распоряжении имуществом предприятия, подписании финансовых документов. Таким образом, его нельзя считать служебным лицом предприятия а значит он не может быть субъектом служебных преступлений.
Те, кто не сталкивался никогда с работой аппарата, вряд ли себе представляют, что собой представляет процесс создания любой важной бумаги. Проект готовит одно подразделение или специалист по поручению начальства. Как правило, эта работа ложиться на плечи человека, в чьи обязанности она входит согласно должностным инструкциям. Далее необходимо передать его другим специалистам. В вышеприведенном примере ими являются: бухгалтер, юрист, непосредственный руководитель и тот, кто отвечает за технику безопасности. Каждый внимательно изучает проект и делает свое заключение. Согласие с текстом подтверждается подписью, сопровождаемой датой. Если есть замечания, их следует изложить в письменном виде, с указанием нормативно-правовых актив, нарушаемых текстом проекта. Когда специалист соберет все подписи, бумага передается на суд начальника. Тот принимает решение, что делать дальше. Исходя из этого можем сказать, что визирование документов – это процесс разделения ответственности между специалистами различных отраслей.
Если замечания объемны, то следует сделать отметку о том, что их текст приложен в специальном документе. Довольно часто все спорные вопросы решаются в процессе обработки проекта. Но бывает, что приходиться «переписываться». Тогда право принятия окончательного решения предоставляется руководству, которое должно изучить замечания, в случае необходимости, выслушать пояснения специалистов. Визирование-согласование документа выглядит так:
Визирование документов: образец
Есть иной вид работы с документами на производстве. Он называется ознакомление. То процесс, предполагающий получение письменного подтверждения того, что работники поняли смысл приказа или иной бумаги. Порядок визирования документов в данном случае иной. Сначала его подписывает руководитель, только после этого соответствующие специалисты с ним знакомятся. Кроме уже указанных данных, этот вид визирования должен содержать специальную фразу, подтверждающую, что человеку понятен смысл бумаги. Например, необходимо написать «С актом ознакомлен». Далее перечисляют должность, подпись, расшифровку Ф.И.О. и дату. Таким образом, специалист подтверждает, что он читал документ и согласен с ним.
Например, простейшая ошибка в договорной работе способна привести вашу организацию не только в арбитражный суд, но и стать причиной возбуждения «налогового» уголовного дела. Это, в свою очередь, может сказаться на репутации организации, а в случае проведения тендеров отрицательно повлиять на их результаты.
Главное — принцип!
Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М.,2000), с ведомственными перечнями документов и иными нормативными документами. При этом следует выделять отдельно договоры с постоянным сроком хранения, например:
Учет документов контрагентов
- подготовку проекта договора;
- го согласование;
- заключение договора (подписание и заверение печатью);
- регистрацию (включая государственную регистрацию);
- учет и оперативное хранение, выдачу копий (оригиналов) договоров;
- формирование базы по документам контрагентов;
- организацию исполнения договоров;
- подготовку договоров к сдаче в архив.
4. Распространение и допуск к ознакомлению
4.1. Персоналу структурных подразделений и отделов ПГТКРК «Т 7», к ведению кото-рых относится хранящаяся договорная документация, надлежит принимать меры по обеспечению ее целостности и ограничению доступа к ней.
4.2. Беспрепятственным доступом к договорной документации, включая возмож-ность тиражирования (копирования) ее, обладают президент, главный бухгалтер, финансовый директор, начальник юридической службы, а также персонал струк-турных подразделений и отделов ПГТКРК «Т 7» (в рамках договорной документации, отнесенной к их ведению) и ответственные исполнители (в рамках договорных доку-ментов, отнесенных на их ответственность).
Доступ иных лиц к договорной документации может осуществляться только по прямому указанию президента ПГТКРК «Т 7».
4.3. В случае, если в комплект связанной между собой договорной документации входят документы, относящиеся к различным ее видам, данные документы подле-жат тиражированию по числу подразделений (отделов), в которых таковые виды до-кументации должны храниться. При этом создается необходимое число комплектов договорной документации; оригиналы документов остаются в месте хранения в под-разделении (отделе), к вопросам ведения которого они относятся; копии поступают в подразделение (отдел), в котором не доставало соответствующего документа.
4.4. Оригиналы договорных документов могут быть извлечены из мест хранения только в целях представления в суд (также арбитражный либо третейский суд) либо по запросу уполномоченных органов государственной власти, а также – кратковре-менно – для санкционированного копирования.
Общие положения
Настоящее Положение устанавливает единый порядок организации договорной работы в ОАО «________», направленной на эффективное достижение целей, определенных Уставом ОАО «________».
Настоящее Положение определяет порядок оформления, согласования, заключения, регистрации, хранения и исполнения договоров, контрактов, соглашений, заключаемых ОАО «________» а также дополнительных соглашений об их изменении, дополнении и расторжении, включая приложения, спецификации и т.п. (далее – «договоры»).
Порядок, установленный настоящим Положением, распространяется на договоры, в которых ОАО «________» является стороной, исключая договоры, заключаемые в сфере трудового законодательства.
Настоящее Положение обязательно для исполнения всеми структурными подразделениями ОАО «________».
#7 -alexart22-
I. Полученные от контрагентов (поставщиков, подрядчиков и т.д.) ООО «РАБОТОРГОВЛЯ» проекты хозяйственных договоров, а также проекты договоров, составленные на предприятии, визируются в порядке строгой очерёдности:
1) исполнителем;
2) директором по производству (договоры, касающиеся производственного процесса);
3) коммерческим директором;
4) Главным бухгалтером;
5) юрисконсультом.
Загрузка...
