Как правильно составить договор на выплату компенсации за использованное помещение

Вопрос: Как отразить в учете выплату компенсации за использование в служебных целях личного имущества работника?
В соответствии с трудовым договором организация ежемесячно выплачивает работнику компенсацию за использование его личного ноутбука в служебных целях. По соглашению сторон размер компенсации составляет 1 000 руб. Выплата компенсации производится на основании распоряжения руководителя в следующем месяце на банковский счет работника. Ноутбук используется для управленческих нужд организации.
Для целей налогообложения прибыли используется метод начисления.
Посмотреть ответ

Соглашение о компенсации за использование собственного имущества

При оплате компенсации по задействованному в трудовой деятельности личному имуществу НДФЛ не удерживается (ст. 217 НК РФ, письмо МФ РФ № 03-04-06/11996, 11.04.2013). Выплата в любой сумме, оговоренной в трудовом контракте/приложении к контракту, считается компенсацией, выплачиваемой согласно законодательству.

Оформление выплаты по договору аренды

К сведению! Нормы затрат по оплатам включают все траты, связанные с задействованием личного транспорта в служебной сфере. Любые сверхнормативные оплаты и возмещения расходов при пользовании личным ТС не понижают облагаемую сумму при подсчете налога по УСН, по (письмо МФ РФ № 03-11-11/82, 26.02.2013).

Сумма компенсации за использование личного имущества в производственных целях не является доходом работника. Согласно статье 188 Трудового кодекса размер компенсации должен быть прописан в дополнительном соглашении. Сумма компенсации в пределах, указанных в этом соглашении, а также суммы возмещенных расходов, связанных с эксплуатацией данного имущества, не облагаются:

Налог на прибыль

Размер компенсации за использование личного имущества работника в интересах работодателя законодательно не установлен. Конкретный размер и порядок выплаты компенсаций устанавливает работодатель по согласованию с работником в письменном соглашении.

Как посчитать размер компенсации

Расходы арендатора на ремонт (как на текущий, так и на капитальный) арендуемого имущества признаются в налоговом учете при условии, что договором (дополнительным соглашением) между арендатором и арендодателем эти расходы не возложены на арендодателя (п. 1 и 2 ст. 260 НК РФ, письмо Минфина России от 29.05.2008 N 03-03-06/1/339).

Компенсацию за использование личного имущества (компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией этого имущества) учитывайте по правилам режима налогообложения, который применяется для деятельности, в которой занят сотрудник.

• НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
• взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г № 212-ФЗ);
• взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Бухучет

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, сумма компенсации за использование личного имущества сотрудника, а также сумма компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, не облагаются:

• не подлежат обложению страховыми взносамивсе виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанныхс выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

В соответствии с разъяснениями, данными в Письме ПФ РФ от 29.09.2010г.№30-21/10260, не облагаются взносами те суммы компенсационных выплат, которые зафиксированы в соглашении между работодателем и сотрудником:

«Учитывая положения статьи 188 Трудового кодекса, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, законодательствам не предусмотрено.

НДФЛ с сумм компенсаций

«При этом при расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество.

Если сумма компенсации больше нормы, то сумму превышения при расчете налога на прибыль учесть нельзя (п. 38 ст. 270 НК РФ). По мнению контролирующих органов, эти нормы уже включают в себя ГСМ, амортизацию, обслуживание и ремонт автомобиля (письмо Минфина России от 04.12.2023 № 03-03-06/70852). Поэтому компенсацию этих затрат сверх норм в составе расходов учесть нельзя.

Компания может использовать в своей деятельности имущество сотрудника. Для этого в трудовом договоре с работником или допсоглашении к нему (ст. 188 ТК РФ) нужно предусмотреть такую возможность, а также размер компенсации сотруднику и порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества и его износом (амортизацией).

Размер компенсации и порядок выплаты

Автоматически рассчитывайте компенсации, начисления и пособия в Контур.Бухгалтерии. Начните работу в онлайн-сервисе прямо сейчас, ведите учет по сотрудникам 30 дней бесплатно и ощутите всю простоту и удобство работы в Контур.Бухгалтерии. Вы сможете вести бухгалтерский и налоговый учет, рассчитывать зарплату, налоги и взносы, готовить и отправлять отчетность. Контур.Бухгалтерия подойдет для совместной работы бухгалтера и директора, предназначена для небольших ООО на УСН, ЕНВД, ОСНО и ИП на УСН, ЕНВД без вредных и тяжелых условий труда.

Так как швейная машинка эксплуатировалась портнихой в марте только 11 дней (18 дн. — 5 дн. — 2 дн.), Л.Д. Блик получит за этот месяц компенсацию в размере 165 руб. (15 руб. × 11 дн.), а также возмещение расходов на доставку швейной машинки в ателье в сумме 750 руб., всего 915 руб. Акт об использовании личного имущества за март 2010 года составлен так, как показано ниже.

В письме Минфина России от 31.12.2004 № 03–03–01–04/1/194 дана такая рекомендация. Экономически оправданным будет считаться такой размер компенсации, который примерно соответствует сумме начисленной амортизации по имуществу согласно положениям главы 25 Налогового кодекса.

Пример 4.

Воспользуемся данными примера 1. В марте 2010 года Л.Д. Блик должна была отработать 18 рабочих дней. Однако она была на больничном 5 дней и 2 дня находилась в отпуске без сохранения заработной платы. В каком размере Л.Д. Блик получит компенсацию за этот месяц и как будет выглядеть акт?

ООО «Комфорт» применяет УСН с объектом «доходы минус расходы» и занимается оптовой торговлей. Менеджер общества И.П. Смирнов планирует с 1 марта развозить товары покупателям на собственном автомобиле и пользоваться своим мобильным телефоном в служебных целях. Руководитель общества предложил И.П. Смирнову выплачивать компенсацию за использование автомобиля в размере 320 руб. за рабочий день, за использование телефона — 50 руб. за рабочий день плюс возмещать расходы на бензин, связь, а также обслуживание и ремонт автомобиля. Работник согласился и подписал с ООО «Комфорт» соглашение (см. рисунок на с. 28 — 29).

Уделим особое внимание путевому листу. Минфин и налоговые органы настаивают на том, что этот документ нужен, когда выплачивается компенсация. Поскольку он свидетельствует о том, что транспорт использовался в производственных целях. Об этом говорится, в частности, в Письмах Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6 и УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776. Утверждение чиновников спорно, ведь вы не возмещаете конкретные расходы по поездке, а платите лишь фиксированную компенсацию. Однако, если спорить не хотите, путевые листы лучше оформлять. Напомним, что заполнять их можно не ежедневно, а, например, раз в неделю или в месяц, отражая каждую поездку. Составлять путевые листы можно самостоятельно, предусмотрев в них обязательные реквизиты (Письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161). А обязательными реквизитами являются: наименование и номер путевого листа, срок его действия, сведения о собственнике автомобиля, самом транспортном средстве, а также водителе (Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152).

Правило N 2. В расходах при УСН учитывайте только компенсацию по автомобилям в пределах норм

Кстати, совсем не обязательно, чтобы работник обладал правом собственности на имущество. Он может использовать и те объекты, которые сам арендует. Это не лишит его права на компенсацию. Но тогда в соглашении нужно указать реквизиты доверенности или договора аренды.

Страховые взносы с компенсационных выплат не начисляются и не уплачиваются в бюджет РФ. На это прямо указано в налоговом кодексе РФ в статье 422. В данной статье указаны все выплаты, которые не подлежат обложению страховыми взносами, в пункте 1 подпункте 2 указано, что не нужно начислять страховые взносы с компенсационных выплат.

Для подтверждения того, что имущество находится в собственности работника, к дополнительному соглашению должны быть приложены документы на это имущество — к примеру свидетельство о праве собственности автомобиля.

Как оформить выплаты

Иванов М.М. Получает ежемесячную компенсацию за использование личного ноутбука в размере 2000 рублей в месяц. В марте 2023 года Иванов болел и присутствовал на работе только 4 рабочих дня вместо положенных 21. Сумма компенсации к выплате будет рассчитываться пропорционально количеству дней, во время которых Иванов М.М. Исполнял свои рабочие обязанности.

ЕСЛИ ВЫ ЯВЛЯЕТЕСЬ ВИНОВНИКОМ ЗАЛИВА, проследите, чтобы прописанная в соглашении сумма была обоснована, а не «взята с потолка». Следует доверять Акту о заливе, составленному эксплуатирующей организацией и результатам независимой оценки, а не чекам и квитанциям, предоставленным потерпевшим.

Будет лучше, если ФИО и паспортные данные виновник произошедшего внесёт в документ своей рукой: встречаются случаи, когда недобросовестные граждане отказывались от соглашения, утверждая, что не подписывали его.

Соглашение об ущербе, причинённом заливом квартиры

Если в тексте документа содержатся сложные неоднозначные схемы и условия, следует предоставить суду письменные пояснения о мотивах их включения в Ваше соглашение. После утверждения мирового соглашения судом производство по делу завершается, истец не сможет обратиться вновь к тому же истцу с аналогичными требованиями, но сможет попросить исполнительный документ для принудительного взыскания, о чём мы говорили абзацем выше.

1. Изучите положения ст. 15 и ст.1064 Гражданского кодекса РФ. В них утверждается, что причинённый ущерб должен быть возмещён в полном объёме, причём необходимо учитывать не только реальный вред, но и недополученную прибыль. Под фактическими убытками подразумеваются траты, непосредственно связанные с происшествием: ремонт имущества, приобретение лекарств и т. д. Упущенной выгодой называются средства, которые человек мог бы заработать, но лишился их из-за нанесённого вреда. Допустим, если в результате аварии пострадавший какое-то время не мог работать, недополученный доход будет соответствовать заработной плате за период его нетрудоспособности.
2. Обратитесь в организацию, которая занимается оценкой нанесённого ущерба. Это необходимо в случаях, если, к примеру, ваша машина была повреждена при столкновении с другим авто. Фирму, которая определит сумму компенсации, следует выбирать совместно с виновником происшествия. Если пострадавший сделал это самостоятельно, то он в любом случае должен уведомить оппонента о месте и времени проведения оценки. После проверки специалисты составляют акт, на основании которого в дальнейшем будут рассчитана сумма, покрывающая ремонт и потерю товарной стоимости имущества.
3. Определите сумму компенсации, основываясь на акте оценки ущерба. В неё должны входить расходы на ремонт, покупку необходимых деталей и расходных материалов. В случае с транспортным средством на основании требований изготовителя оценщик может определить также необходимость замены агрегата. Если речь идёт о покраске, цена будет зависеть от степени повреждения. При необходимости покрасить более 50 % поверхности авто в расчёт берётся стоимость полного окрашивания. Не забудьте также включить в компенсацию расходы на оплату услуг по оценке ущерба.
4. Соберите бумаги, подтверждающие все затраты на восстановление повреждённого имущества. Затем направьте их в суд вместе с иском на получение материального возмещения. Суд определит, какую сумму в конечном итоге придётся выплатить виновному.

Упущенной выгодой называют прибыль, которую лицо получило бы при нормальных условиях своей деятельности, если бы не произошло нарушения его прав. Под ненормальными условиями в данном случае подразумевается непредвиденное вмешательство со стороны или наступление обстоятельств непреодолимой силы.

Читайте также

На некоторых предприятиях руководители разрабатывают и используют собственную форму соглашения о компенсации. Ничего противозаконного в этом нет. В случае, если доказан факт хищения или порчи имущества работником, он может подписать с организацией такой договор, чтобы не доводить дело до суда.

1. Социально незащищенные граждане (дети-сироты, дети, оставшиеся без родительского попечения, лица, признанные малоимущими);
2. Военнослужащие, не имеющие в собственности жилой недвижимости по месту несения службы;
3. Сотрудник предприятия или организации, чья работа сопряжена с частыми командировками, при условии, что обязанность по выплате компенсации прописана в трудовом соглашении.

Кому полагается выплата компенсации за поднаем

1. Лицо, имеющее право на возмещение, не стало обращаться в уполномоченный орган для получения компенсации, поскольку получает субсидию на оплату ЖКУ. Однако наличие субсидии не лишает права на компенсацию;
2. Гражданин обращается за компенсацией, имея задолженность по квартплате или ЖКУ. Законодательно установлен запрет на выплату материальной помощи при наличии долгов.

Типичные ошибки

При заключении трудового договора стороны заранее оговаривают необходимость отправления в командировки или частые разъезды, вплоть до переезда на постоянное место жительства в другой населенный пункт, где, к примеру, расположено подразделение компании.

И автомобиль, и мобильный телефон принадлежат И.П. Смирнову на праве собственности, а также используются для производственных целей. Поэтому компенсации, выплаченные в размере, указанном в соглашении, не будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды и ФСС на случай травматизма.

Основанием для этого является п. 3 ст. 217 НК РФ. Там сказано, что НДФЛ не облагаются компенсации, если они установлены законодательством и выплачиваются сотруднику при исполнении им своих трудовых обязанностей.

Правило N 2. В расходах при УСН учитывайте только компенсацию по автомобилям в пределах норм

Таким образом, в соглашении вы можете установить любой размер компенсации за использование сотрудником личного автомобиля в служебных целях. Однако учесть при расчете «упрощенного» налога сможете только сумму в пределах нормы. При этом нужно обратить внимание еще на одно ограничение, которое установлено п. п. 5 и 6 Письма N 57.