Профессиональные навыки секретаря

Пример резюме секретаря

Умение вести делопроизводство.
Бесконфликтность и стрессоустойчивость, блестящие навыки общения с людьми.
Элегантная приятная внешность.
Умение работать с офисной оргтехникой, факс принтер, ксерокс.
Умение работать с конфиденциальной информацией.
Продвинутый пользователь ПК, компьютерных программ Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook и другие программы работы с электронной почтой.

Секретарь выполняет работу по организации, распределению и обеспечению деятельности руководителя. Секретарь в первую очередь это помощник руководителя в разных организационных вопросах. Работа секретаря требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой. Функции секретаря очень разнообразны, но в целом они объединены одной целью — это оказание максимальной помощи руководителю в его работе и экономия его времени. В задачи секретаря обычно входят, работа с документами, работа с телефонном и факсом по приему и распределению звонков, работа с посетителями, организация встреч, совещаний и командировок руководства и другая помощь. Более подробно обязанности секретаря можно увидеть в приведенном ниже примере резюме секретаря.

Образец резюме секретаря референта, личного помощника руководителя (шаблон, пример)

  • распределение и прием телефонных звонков (мини-АТС)
  • работа с документацией (внешний и внутренний документооборот),
  • перевод документации на/с немецкий язык;
  • организация и планирование переговоров и встреч руководителя,
  • прием посетителей,
  • заказ и бронирование гостиниц и билетов,
  • организация конференц-связи

Дополнительные сведения:
Немецкий язык — уровень носителя языка
Опытный пользователь ПК (полный пакет программ LotusMS, Office, HTML, справочно-информационные программы, навигация в Internet, WinFaxPro).Скорость печати 220 уд/минуту.
Знание оргтехники ( ксерокс, мини-АТС, факс, сканер, принтер,)

Профессиональные навыки секретаря

У секретаря должна быть уверенность, что он сделал все, от него зависящее. Не следует перекладывать на других сотрудников свои обязанности с тем, чтобы избежать ответственности за невыполненную или некачественно выполненную работу.

Итак, какие же качества нужны квалифицированному секретарю? Для квалифицированного секретаря необходим минимальный набор умений: знание иностранного языка, компьютера, основ делопроизводства. Но все это необходимо для того, чтобы получить место секретаря. А что же нужно, чтобы удержаться на этом месте и успешно продвигаться по службе? Во-первых, работодатель будет учитывать психологические особенности работника: секретарь – это помощник руководителя, лицо фирмы. Ведь первый сотрудник фирмы, с которым имеет дело посетитель, – секретарь, и от того, как секретарь встретит посетителя, какое настроение ему создаст, зависит впечатление и о фирме в целом, и о ее состоятельности.

Образец резюме секретаря

Секретарь – это должность, которая требует большой ответственности и наличия разносторонних знаний и умений. И это неспроста. Ведь секретарь – это правая рука руководителя. Это человек, который не только должен знать основы делопроизводства, но и иметь достаточно презентабельный вид и определенные знания психологии и этикета.

Несомненно, в резюме должна присутствовать фотография претендента на эту должность, выполненная в деловом стиле. Также, презентуя себя, необходимо сделать акцент на своей аккуратности, внимательности, коммуникабельности, организованности и собранности, на умение владеть оргтехникой. Хорошим преимуществом среди других претендентов станет владение одним или несколькими иностранными языками. Обязательно нужно указать уровень владения ими. Чтобы стать секретарём, не нужно иметь какое-либо специальное образование. Нужно уметь грамотно работать с людьми и деловой документацией.
Предлагаем ознакомиться с примером резюме секретаря.

Образец резюме секретаря

Должность секретаря разносторонняя и ответственная – вам необходимо будет выполнять поручения руководителя, встречать посетителей, иметь дело с документацией, при этом всегда опрятно и прилично выглядеть. В своём резюме обязательно вставьте фото, ведь помимо ваших навыков, работодатель также будет оценивать и внешние данные (аккуратная причёска, деловая одежда, хороший маникюр).

Конечно основная работа секретаря – работа с бумагами, нужно быть внимательным, аккуратным, уметь работать с офисной техникой. Знание иностранных языков даст вам преимущество среди других кандидатов, укажите в резюме уровень владения иностранными языками. Образование не обязательно должно быть конкретной специализации, главное, чтобы основная его суть была связана с ведением документации, умением анализировать данные, находить подход к людям. В личных качествах упомяните организованность, собранность и коммуникабельность.

Рекомендуем прочесть:  Льготы Инвалидам 3 Группы В 2020 Году При Трудоустройстве

Важные личностные и профессиональные качества секретаря

Не стоит забывать и про то, что секретарь является визитной карточкой любой компании (и самого руководителя, если речь идет о личном помощнике). В этом случае деловой наряд сотрудника должен быть всегда аккуратным и опрятным, а прическа и макияж сдержанными и лаконичными. Это не только создаст положительное мнение, но и скажет о вашем профессионализме и серьезности.

Времена, когда вся бумажная работа осуществлялась вручную давно прошли и вместо этого 90 % операций с документами осуществляется с помощью компьютера. Это требует не только умения быстро печатать (практически каждый руководитель требует от секретаря «слепую печать»), но и хорошо разбираться в необходимом программном обеспечении. Особенно это актуально в компаниях, использующих СЭД.

Профессиональные навыки секретаря

Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет обязательно выполнено наилучшим образом и в срок.

Секретарь должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя, фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформления документа и т.д.

Образец резюме секретаря

  • Делопроизводство в полном объеме, деловая переписка;
  • Письменные переводы с/на английский язык (контракты, лицензионные соглашения, рекламные материалы, финансовые документы),
  • Протоколирование совещаний на русском и английском языках.);
  • Планирование рабочего дня руководителя,
  • Прием гостей, организация переговоров,
  • Встреча и сопровождение VIP гостей,
  • Туристическая и визовая поддержка (бронирование гостиниц, заказ билетов, оформление виз и приглашений);
  • Координация работы офиса
  • Опыт сбора и обработки информации, написания информационных обзоров

Опыт работы:
2005 — наст.вемя Коммерческий банк «КБ100»
Должность: секретарь-референт, помощник руководителя
Обязанности:
Ведение делопроизводства в соответствии с нормативами документооборота Банка; деловая переписка с иностранными партнерами, в т.ч. на английском языке; перевод документации с/на английский язык. Участие в переговорах в качестве переводчика. Планирование рабочего дня руководителя. Контроль исполнения поручений.

Профессиональные навыки секретаря

По сути своей деятельности офис-менеджер — это администратор, секретарь и делопроизводитель одновременно. На его плечи возложены функции перечисленных работников. Чаще всего подбные «загруженные» офис-менеджеры встречаются в небольших организациях. Крупные конторы, в целях эффективности работы, наряду с наймом офис-менеджера открывают позиции секретаря и начальника АХО.

Карьерный потолок секретарей зависит от масштабов организации. В крупных компаниях секретарь с высшим образованием и знанием иностранного языка, проявивший себя с положительной стороны, может со временем занять должность секретаря-референта, офис-менеджера или исполнительного директора.

Знания и умения секретаря-референта

Профессиональный секретарь-референт должен иметь определенные знания и навыки, обладать определенными деловыми и личными качествами. Профессия секретаря-референта предполагает высокий уровень базового образования.

Обратимся к многочисленным объявлениям, приглашающим на работу секретарей-референтов. К соискателям этой должности предъявляются следующие требования: знание делопроизводства (подразумевается знание правил составления и оформления основных видов управленческих документов и основные правила организации работы с документами); навыки работы с ПК (подразумевается знание текстового редактора MS Word, системы электронных таблиц MS Excel и общее знакомство с операционной системой Windows); знание в тех или иных пределах иностранного языка, чаще английского, реже немецкого или французского.

Требования к секретарю

работаю секретарем с декабря 2011г. Образование средне-специальное (дизайнер), курсы бух.учета(год)…Почему выбрали меня? Не знаю. До меня приходили девушки с высшим образованием. Знания компьютера, оргтехники, делового этикета, делопроизводства тянули на 3+.
В первую очередь, как мне кажется, при устройстве на работу смотрят на внешний вид. Не скажу, что в тот момент я выглядела как подобает секретарю.
Отношение к этой профессии у всех разное, но у большинства моих знакомых оно вызывает улыбку. Поэтому и отнеслась к своим обязанностям сначала несерьезно.
На самом деле это очень серьезная, одна из главных на предприятии профессия.
Спасибо за Вашу статью. Она мне очень помогла.
Теперь я с гордостью могу сказать, что я СЕКРЕТАРЬ!

Еще один пункт – приятная внешность и приятные манеры секретаря. Часто в объявлениях о вакансии можно встретить подобную формулировку. Что имеется в виду? Хотите вы того или нет, но секретарь на ресепшн – первый человек, которого видит в компании клиент. И именно секретарь может составить приятное (или совсем неприятное) впечатлении о компании. Чаще всего руководитель может простить секретарю на ресепшн незнание слепого десятипальцевого метода печати, но вот приятными манерами поступиться сможет вряд ли. Кому хочется, чтобы от него убегали клиенты? Теперь о приятной внешности. Давайте договоримся сразу: это не совсем не обязательно должна быть модельная внешность. Поэтому под приятной внешностью часто имеется в виду знание делового дресс-кода и умение следить за собой, то есть ухоженность. Об этом мы поговори очень подробно позднее.

Пример резюме секретаря приемной

Уважаемые соискатели в этом разделе нашего сайта вы сможете бесплатно познакомиться с вариантами примеров успешных резюме на русском и английском языках и и подберете для себя образец подходящий Вам по структуре. Убедительная просьба к вам: используйте для подготовки к написанию профессионального резюме предложенные формы — они проверены практикой (каждый пример текста — это публикация с разрешения кандидата, который был выбран компанией-Заказчиком), но наполняйте только правдивым содержанием о своих профессиональных успехах. Помните! про простые истины, что есть только один шанс произвести хорошее впечатление и, что верят тому, кто ни разу не дал в себе усомниться.

Уверенный пользователь ПК (Windows; MS Word‚ Excel‚ Outlook‚ Internet);
Иностранные языки: английский разговорный.
Умение пользоваться оргтехникой (принтер‚ ксерокс‚ факс)‚ знание мини-АТС‚ умение вести деловую корреспонденцию.

Требования к образованию и профессиональным навыкам секретаря

Секретарь должен быть очень организованным, т.к. именно он отвечает за организационное обслуживание руководителя и фирмы. Секретарь должен следить за подготовкой мероприятий, приёмом документов, их оформлением и многим другим.

Чтобы соответствовать всем деловым качествам, необходимым в работе секретаря, необходим ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. На первом месте среди них умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность делать несколько дел одновременно. Медлительному работнику сложно справиться с многообразными обязанностями секретаря.

Хороший секретарь — находка для руководителя

В настоящее время взаимозаменяемость (универсальность) работников все больше уступает место специализации функций и персонализации задач. «Все чаще предпринимателям нужна не квалификация, которая с их точки зрения слишком часто ассоциируется с умением осуществлять те или иные операции материального характера, а компетентность, которая рассматривается как своего рода коктейль навыков, свойственных каждому индивиду, в котором сочетаются квалификация в строгом смысле этого слова. социальное поведение, способность работать в группе, инициативность и любовь к риску» [1].

Руководители принимают на работу человека (а чаще всего это молодые женщины), оценивая внешние данные, голос и знание компьютера. Безусловно, приятный тембр голоса располагает к себе и руководителя, и потенциальных посетителей — клиентов, но стоит учитывать и другие качества, которыми необходимо владеть секретарю. Ведь во многих фирмах он не только непосредственный помощник руководителя и делопроизводитель, но и офис-менеджер, и кадровик.

Теоретические аспекты

Кроме истории, секретарь (секретарь-референт) должен хорошо знать все направления деятельности фирмы, какие виды работ она выполняет, какие услуги предоставляет и соответственно какие структурные подразделения (работники) выполняют конкретные функции. Если вы только поступили на работу, посвятите именно этому вопросу первые дни, так как секретарь — связующее звено как между руководством и посетителями, так и между работниками фирмы. Именно секретарь должен направить посетителя в соответствующий отдел, к работнику, занимающемуся интересующими посетителя вопросами. Он же соединяет позвонившего по телефону с нужным ему работником. Наконец, разбирая полученную корреспонденцию, секретарь определяет пути ее дальнейшего движения — кому ее надо передать. Следовательно, определяя направления движения документов, посетителей, телефонных звонков, секретарь (секретарь-референт) должен безупречно знать структуру фирмы, все направления ее деятельности и распределение обязанностей между работниками, особенно руководящим составом.

Главное в любом деле можно найти только обладая критерием важности, то есть умение определять различные по значению цели: общие, частные. Поэтому необходимо выработать в себе способность как можно быстрее и точнее это сделать.

Профессиональные навыки в резюме – примеры и рекомендации

Во-вторых, анализируйте требования и обязанности вакансий, смотрите стилистику фраз и выражений и прочие нюансы. Это поможет вам правильно написать профессиональные навыки и умения в резюме. Чтобы провести такой анализ вам достаточно найти 5-7 интересных вакансий и внимательно их изучить. Хорошие формулировки из описания вакансий можно запросто скопировать себе в резюме.

Ваши навыки — это выжимка из вашего опыта. У вас может быть несколько мест работы, серьезный стаж и описание опыта может занимать более одной страницы А4. Это большой объем информации и менеджеру по персоналу придется долго изучать его, чтобы понять, подходите вы под требования вакансии или нет.

Ссылка на основную публикацию