Как взыскать подотчетные суммы с бывшего работника

С отчетности за 1 квартал 2023 года справку 2-НДФЛ подавайте в составе 6-НДФЛ. Подробнее об объединении 2-х отчетов рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Обзорный материал, чтобы узнать все подробности нововведений.

Еще одна возможность вернуть долг подотчетника — удержать его из суммы окончательного расчета при увольнении. При увольнении сотрудник чаще всего получает обходной лист, в котором должны стоять подписи ответственных лиц, подтверждающие факт того, что за сотрудником не числится никаких задолженностей. Так бухгалтер, ответственный за расчет, будет в курсе долга сотрудника или не забудет это проверить самостоятельно. Удержание из окончательного расчета работника возможно только с согласия работника, так же как и удержание из ежемесячной зарплаты (ст. 137 ТК РФ).

Сотрудник не вернул долг по подотчету: общая информация

В любом случае невозврата подотчетных денег, будь то инициатива сотрудника либо организация сама простила этот долг, у сотрудника возникает доход, который является объектом обложения НДФЛ. Таким образом, организация выступает налоговым агентом. Однако если работник уволился, то возможность удержать НДФЛ организации может не представиться. В этом случае ответственный бухгалтер должен уведомить налоговые органы о том, что НДФЛ не был удержан и перечислен в бюджет.

Поскольку работнику денежные средства были выданы на конкретные цели, и работник не отчитался о их целевом использовании, соответственно можно говорить о том, что работодателю причинен ущерб работником, а на стороне работника возникло неосновательное обогащение.

Исковое заявление о взыскании подотчетных средств это процессуальный документ, требующий соблюдения правил по его составлению в соответствии с требованиями процессуального законодательства.

Исковое заявление о взыскании подотчетных средств

В рассматриваемой ситуации работодатель сможет удерживать при каждой выплате заработной платы не более 20 процентов. Работодателю следует получить письменное согласие работника на удержание из его заработной платы подотчетных сумм и издать соответствующий приказ на удержание.

В уведомлении обязательно отражается сумма дохода, с какой не удержан НДФЛ, сам не удержанный НДФЛ и причина невозможности его удержать. Данное уведомление подается в форме Справки 2-НДФЛ и в порядке, который утвержден в приказе ФНС РФ от 16.09.2011г. №ММВ-7-3/576@.

Многие компании считают, что данный момент наступает сразу же по истечении срока, который предусмотрен для предоставления авансового отчета. Но это не так! По истечении данного срока за сотрудником признается только задолженность перед его предприятием, для взыскания которой нужно принять все меры.

Что делать, если сотрудник вовремя не отчитался?

• добровольный. В этом случае сотрудник (виновное лицо) должен полностью или частично самостоятельно возместить ущерб. Для этого работник в письменном виде оформляет данное обязательство с указанием конкретных сроков внесения платежей. Рассрочка при возмещении ущерба возможно только, если между сторонами достигнуто по этому поводу согласие;

• по распоряжению руководителя. Такой порядок возмещения возможен только если величина ущерба не превышает средний месячный заработок сотрудника. При этом распоряжение о взыскании должно быть дано не позже одного месяца со дня, когда был установлен окончательный размер причиненного сотрудником ущерба;

• в судебном порядке. Этот вариант взыскания ущерба возможен, если установленный выше месячный срок истек, либо если сотрудник отказывается от добровольного возмещения причиненного ущерба, а сама сумма ущерба превышает его среднемесячную зарплату.

p, blockquote 25,0,0,0,0 —>

В целях снижения налоговых рисков советуем оформлять прощение долга уже после того, как работник уволился. В таком случае проверяющим будет сложно вменить компаниям в обязанность начисление страховых взносов, поскольку на момент прощения долга трудовых отношений с работником уже нет.

Если речь идет о прощении задолженности по договору займа, то у работника также возникает доход в сумме долга, прощенного кредитором-работодателем (Письмо Минфина РФ от 28.10.2023 № 03-04-06/54626). В этом случае фирма также подает в ИФНС сведения о невозможности удержать налог.

Остальное через суд!

Работник увольняется, но остается должен компании определенную сумму. Что делать бухгалтеру с этими долгами? Как списать? И есть ли возможность получить их с увольняющегося сотрудника? Давайте разберемся.

Остаток неизрасходованной подотчетной суммы – 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул. Эта сумма удерживается из его зарплаты по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева.

Менеджеру ООО «Альфа» А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (товарный чек, кассовый чек и т. д.).

Срок возврата

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то удержите эти деньги из его зарплаты. Для этого руководитель организации издает приказ о взыскании в произвольной форме. Оформляют приказ не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому получите письменное согласие сотрудника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд. Такие правила установлены в статьях 137, 248 Трудового кодекса РФ и подтверждены в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0.

На составление авансового отчета и передачу его в бухгалтерию работнику дается 3 рабочих дня после возврата из командировки или окончания срока пользования средствами под отчет. Если авансовый отчет не был представлен, то вся подотчетная сумма становится долгом сотрудника перед работодателем.

В приказном порядке без предварительного согласия работника получить подотчетные суммы нельзя. Согласие работника на удержание в обязательном порядке должно быть получено в письменной форме, чтобы у контролирующих инстанций не было повода для привлечения работодателя к ответственности.

Правила составления приказа

1. Наименование компании-работодателя.
2. Наименование документа.
3. ФИО подотчетного лица и его должность.
4. Дата издания приказа и место (город).
5. Обстоятельства выдачи подотчетной суммы: когда она была выдана и на какие цели (например, в связи с командировкой).
6. Сумма денежных средств, которая подлежит удержанию.
7. Перечень приложений (это может быть уведомление об удержании, авансовый отчет либо письменное заявление работника).

До недавнего времени считалось, что невозвращенных подотчетных сумм необходимо удержать НДФЛ. Но в настоящее время дело обстоит по-другому. Если работник не отчитался, то его собственностью деньги признать нельзя, за ним так и будет числится этот долг. Удержать НДФЛ и начислить страховые взносы нужно только в том случае, если долг работника будет прощен. При этом у работника появляется доход, а у компании – убыток. Поэтому с любым сотрудником, даже с

Если при выдаче подотчетных денег не был установлен срок по предоставлению авансового отчета, то предоставить его работник обязан в день выдачи денежных средств. Однако лучше, чтобы таких ситуаций не возникало и не было претензий со стороны проверяющих органов, устанавливать срок для отчета или возврата денежных средств.

Проводки при удержании подотчетных денег

Бухгалтеру ООО «Континент» Петровой О.П. 1 февраля 2023 года был выдан аванс в размере 4 000 рублей на приобретение канцтоваров для отдела бухгалтерии на срок 25 дней. Петрова приобрела канцтовары только на 2 500 рублей, о чем составила авансовый отчет, к которому приложила подтверждающие документы: кассовый и товарный чек. Оставшуюся сумму подотчетных денег – 1 500 рублей (4 000 – 2 500) Петрова не вернула в положенный срок, а написала заявление на взыскания с нее этой суммы с заработной платы за февраль 2023 года.

Образец положения об удержании из заработной платы невозвращенных подотчетных средств. Все правила удержания подотчетных сумм прописаны в трудовом кодексе, поэтому дополнительное положение не требуется. Но некоторые работодатели хитрят и придумывают документы, чтобы обойти законодательные ограничения.

Кредитор может отнести исполнительный лист судебным приставам — они возбудят исполнительное производство и попытаются взыскать долг. Есть несколько способов это сделать, один из самых эффективных — отправить работодателю должника постановление об обращении взыскания на зарплату.

Правила и процедуры

Но это сложная процедура. Сначала работодатель собирает комиссию и организует проверку, чтобы подсчитать размер ущерба и выяснить, кто виноват. У работника запрашивают объяснительную, а если он не хочет ее писать, то комиссия составляет акт об отказе.

Удержание невозвращенного вовремя аванса можно произвести из суммы ежемесячного заработка работника. Осуществляется эта процедура в соответствии с нормами ст. 137 ТК РФ. Для появления полномочий у бухгалтерии по удержанию из доходов подотчетного лица невозвращенных им средств:

Порядок удержания подотчетных сумм в случае их невозврата сотрудником

• руководитель компании в течение месяца с момента окончания срока представления отчета и внесения денег в кассу издает приказ об удержаниях;
• в приказе или на отдельном бланке должник расписывается и дает согласие на произведение удержаний.

Бухгалтерский и налоговый учет

Долги, признанные безнадежными, списываются в налоговом учете на расходы внереализационного типа. Для перевода задолженности в разряд безнадежной необходимо документально обосновать факт окончания срока исковой давности. При применении УСН (с любым видом объекта налогообложения) или ЕНВД списанные безнадежные дебиторские задолженности не могут уменьшать налоговую базу.

Аналогичный вывод сделал АС Центрального округа в постановлении от 02.11.16 № Ф10-3997/2023. В этом деле директор уже в ходе судебного разбирательства вернул часть подотчетных денег. По другой части средств он представил документы, подтверждающие расходы. Суд отменил доначисления.

Попытки вернуть деньги доказывают отсутствие дохода

В одном из дел компания приняла к учету товары без документов. К авансовым отчетам работники приложили справки-отчеты, акты рабочей комиссии, а также распоряжения директора общества по каждому из подотчетных лиц. Компания посчитала, что физлица отчитались за деньги. Но контролеры включили эти суммы в доход и обложили его взносами.

Выдавать деньги безопаснее на длительный срок

Фиктивные документы. Директор компании получил под отчет 4,7 млн рублей, а в подтверждение расходов представил договоры с физлицами. Но они при допросе сообщили, что никогда не продавали материалы обществу, никаких денег, кроме зарплаты, от общества не получали. При этом товары, указанные в договорах купли-продажи, отсутствуют как в списании, так и в остатках материалов. Суд поддержал доначисления (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.01.14 № А19-2278/2013).