Инструкция по делопроизводству в юридической компании

Еще хочу добавить, что документация хранится в закрытых на ключ шкафах с соответствующей маркировкой на ребре папки, документы должны быть разложены по дате создания. И при помощи информации 1 С или книги учета любой документ очень быстро можно найти.

В книгах учета отмечается факт выдачи ответственному сотруднику и приема на хранение в юротдел всех документов, касающихся юридического сопровождения компании, ставится собственная подпись сотрудника и дата выдачи/принятия.

Локальные акты

Самое важное, что юристу нужно четко уяснить и донести до руководства, что бюрократия, большое количество бумаг, книги учета или наличие системы CRM/соответствующих настроек в 1 С (кому как удобно, сегодня многие используются для электронного согласования договоров) – это необходимость, а не блажь.

1. Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
2. Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
3. Реквизит документа — элемент оформления документа.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2023 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2023.

Делопроизводство-2023: новые требования к оформлению бумаг

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

5.1.1. В целях правильного формирования дел в текущем делопроизводстве, их учета, обеспечения сохранности и быстрого поиска документов структурными подразделениями Организации ежегодно составляются номенклатуры дел по строго установленной форме (Приложение N 4).

6.1.4. Члены ЭК с участием других специалистов проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и документов. Непосредственный отбор документов производится работниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, и работниками архива.

Скачать образец документа

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Право подписи предоставляется должностным лицам в соответствии с организационно-распорядительными документами Организации (уставом, должностными инструкциями и т.п.). От имени Организации документы, как правило, подписывает генеральный директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители. Главный бухгалтер Организации подписывает документы в соответствии со своей компетенцией на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете».

• национальным стандартом «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2023», утвержденным Приказом Росстандарта от 26.03.2023 № 101-ст);
• национальным стандартом «ГОСТ Р 7.0.97-2023», утвержденным Приказом Росстандарта от 08.12.2023 № 2004-ст (ред. от 14.05.2023);
• примерной инструкцией по делопроизводству в госорганизациях, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2023 № 44;
• методическими рекомендациями, утвержденными для федеральных органов власти Приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76.

Типовая инструкция по делопроизводству составляется государственными ведомствами для однородных по характеру деятельности субъектов хозяйствования и используется ими в качестве обязательного нормативного акта.

Похожие публикации

В больших организациях для общего и кадрового делопроизводства составляются отдельные инструкции. В маленьких компаниях эти два направления чаще всего регламентируются одной инструкцией, содержание которой отображает требования к работе с административной документацией и с документами по личному составу. Так как разработка данного документа является ответственным делом, которое требует много времени и усилий, предварительно лучше получить консультацию в государственном архивном учреждении.

Для документации, которая содержит тайну или персональные данные, необходимо разрабатывать локальные акты, которые утверждаются руководителем организации. На основе примерной инструкции в государственных организациях должны разработать индивидуальные инструкции по делопроизводству.

Примерная инструкция по делопроизводству: общие требования к ведению документации в делопроизводстве госорганизациях

Согласно Инструкции необходимо вести по единым правилам документирование управленческой деятельности в организации, документооборот, контроль за исполнением документов. Здесь прописаны требования к организации работы с документами. Инструкция определяет то, как формируется документальный фонд организации и доступ к нему. Особые требования касаются того, как должны изготавливаться, учитываться, использоваться и храниться печати, штампы, бланки документов, носители электронной подписи.

Некоторые правила документоведения в инструкции по делопроизводству

При упоминании в тексте Конституции Российской Федерации, кодексов Российской Федерации, а также конституций (уставов) субъектов Российской Федерации дата их принятия и номер, как правило, не приводятся, например:

6.4.3 Делопроизводитель канцелярии ежедневно заполняет реестры (приложение 15), т.е. указывает в них дату доставки документов в отдел (подразделения), номер, вид документа; помещает реестры и корреспонденцию в соответствующие почтовые папки.

Заверение копий приказов, распоряжений в организации проводится работником административного отдела в соответствии с должностной инструкцией именным штампом, в оттиске которого прописывается от руки дата заверения и проставляется личная подпись работника.

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

На одном документе помещается не более 4-х адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не проставляется. Если адресатов больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается один конкретный адрес. Список на рассылку составляется тем, кто готовил документ.

6.2.1.14 Визы заинтересованных (согласующих) лиц проставляются на втором экземпляре письма, который остается в предприятии. Если письмо отправляется факсом или по эл. почте визы заинтересованных (согласующих лиц ) собираются на обратной стороне оригинала.

6.2 Оформление справочно-информационных документов

Входящие документы, поступившие на предприятие, регистрирует секретарь руководителя. Входящие документы, поступившие в обособленное подразделение предприятия, регистрирует помощник руководителя обособленного подразделения.

6.2.7 Акты.

13.3.2 В архив предприятия передаются дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения не менее чем через год после завершения их в текущем делопроизводстве. Дела временного срока хранения (до 10 лет) передаются в архив по усмотрению руководителя предприятия и степени загруженности архивохранилища.

Чрезвычайно важно для управленческой деятельности организации юридическое значение документа, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Глава 2. Правила оформления реквизитов.

Если вы чувствуете, что объем поручаемой вам работы явно превышает ваши возможности, найдите в себе силы сказать «нет». Позаботьтесь при этом о взвешенном и тщательном обосновании своего отказа. Но не «захлопывайте двери»: объясните, что вы совсем не против новых заданий… если только вам позволят освободиться от части старых.

Стресс.

(В соответствии с коллективным договором или трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих законодательству Российской Федерации и ее международным договорам. Доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20 % от общей суммы заработной платы.