Заявление о возмещении денежных средств по авансовому отчету 2023

Если в положении о расчетах с подотчетными лицами компания утвердила необходимость составления заявления на подотчет, то в целях экономии времени рекомендуем вам оформить соответствующий шаблон заявления — тогда сотрудникам останется вписать необходимые сведения и завизировать документ у руководителя.

Однако многие бухгалтеры игнорируют нормы указаний ЦБ РФ и не требуют оформления ни заявлений подотчетными лицами, ни задокументированных распоряжений на выдачу подотчетных сумм от руководителя. Налоговики во время проверки могут посчитать такой подход нарушением и попытаться оштрафовать компанию на основании положений п. 1 ст. 15.1 КоАП «Нарушение порядка работы с денежной наличностью». Однако отдельный штраф именно за несоблюдение норм п. 6.3 указания № 3210-У не установлен. В связи с чем его можно будет оспорить в суде.

Как выглядит заявление подотчетного лица о выдаче денег

Если ранее заявление было обязательным элементом для выдачи подотчетных сумм, то с вступлением в силу 19.08.2023 указания ЦБ РФ от 19.06.2023 № 4416-У за фирмой закреплено право выдавать деньги под отчет на основании либо заявления работника, либо распорядительного документа руководителя.

Альтернативой заявления на подотчет в 2023 выступает распорядительный документ организации. В последней редакции Указания ЦБ РФ от 11.03.2023 № 3210-У не говорится, что это приказ, но организации чаще всего используют именно этот вид распорядительных документов.

Оформление заявления

Из Указания ЦБ РФ от 11.03.2023 № 3210-У следует, что работники обязаны отчитываться по израсходованным суммам в течение трех дней со дня истечения срока, на который выданы деньги. К заполненному авансовому отчету обязательно прикладываются чеки, подтверждающие расходы. С 01.07.2023 требования к их реквизитам обновились, и бухгалтеры обязаны учитывать эти поправки, чтобы на законном основании учитывать затраты при налогообложении прибыли.

Что делать с должниками?

В августе 2023 года Центробанк обновил правила выдачи денежных средств из кассы. А с 1 июля 2023 года выдача денег под отчет сотрудникам организации осуществляется с учетом еще нескольких изменений. В чем суть этих нововведений, и как теперь работать с подотчетниками?

Требование об обязательном авансовом отчете в трехдневный срок упразднено. Теперь организации и ИП самостоятельно устанавливают срок, через который подотчетное лицо должно отчитаться и вернуть остаток денег в кассу. Этот срок утверждает руководитель организации или индивидуальный предприниматель отдельным приказом и указывает его в положении о выдаче денег под отчет.

Как работать по новым правилам

Заявление на выдачу подотчетных средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководителя либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых подотчетных наличных и на какой срок можно выдавать деньги в подотчет. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.

Обязательно заявление на выдачу денег под отчет

В 2023 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правовой акт №4416-У от 19.06.2023, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2023. Главные модификации коснулись пункта 6.3, и с 19 августа стало проще выдавать подотчетные суммы.

Работодатель, по ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель компании. Он издает приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.

Кто вправе получать деньги

3. Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета (абз. 2 п. 6.3 указаний № 3210-У) составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник обязан отчитаться или вернуть деньги организации.

Что учесть в 2023 году

2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или по его письменному заявлению. Как указано в письме ЦБ РФ от 06.09.2023 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ подписывает директор, в нем указываются дата и регистрационный номер.

Сотрудник организации допустил перерасход во время служебной командировки. В городе, куда он был направлен, не нашлось гостиничных номеров, цена которых укладывалась бы в утвержденный в организации норматив. Вследствие этого ему пришлось арендовать более дорогой номер, чем планировалось. Нужно составить заявление о возмещении командировочных расходов. Очень часто бывает, что в конце дня, когда инкассация уже прошла, превышен лимит кассы. Банк лимит повышает неохотно. Так как деньги сдать некому, мы выдаем их директору в подотчет, а утром он якобы вносит их обратно. Как налоговики относятся к таким операциям?

Однако это неправомерно, поскольку сотрудник в данной ситуации, по сути, не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Позиция Минфина РФ подтверждает, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для целей НДФЛ ст.

Компенсация расходов по авансовому отчету

Чаще всего сотрудники компаний получают аванс на общехозяйственные расходы или при отправлении в командировку, становясь подотчетным лицом. Независимо от типа расходов, после их осуществления сотрудник в обязательном порядке составляет авансовый отчет — документ об использовании аванса для выполнения производственного задания.

Важно! Деньги в подотчет могут выдаваться наличными или по безналу. В первом случае оформляется расходный кассовый ордер (РКО), а сами наличные деньги снимаются с расчетного счета компании или выдаются из выручки, поступившей в кассу наличными.

Как оформляется авансовый отчет

Для составления авансового отчета может применяться установленная форма(АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России №55), либо самостоятельно разработанная форма. На лицевой стороне отчета указываются ФИО сотрудника, его должность и назначение выданного ему аванса. На оборотной стороне перечисляется перечень документов, которыми работник может подтвердить свои расходы. Все прилагаемые документы нумеруются в порядке записи их в АО.

Перерасход по авансовому отчету

До недавнего времени возмещение расходов работнику по авансовому отчету осуществлялось только после составления приказа. На сегодняшний день приказ составлять необязательно, достаточно просто указать данное условие в учетной политике организации. Во внутренних документах это может прописываться в виде правил и сроков возмещения перерасхода по АО.

В первом случае хранятся те приказы, в которых сотрудники были отправлены директором в международные командировки и командировки по РФ, срок которых составляет не более 10 дней. А что касается второго случая, то столько времени хранятся такие приказы о возмещении расходов, в которых было указано, что сотрудник отправляется:

• полное название организации;
• дата, когда был составлен приказ;
• регистрационный №;
• заголовок;
• формулировка: «На основании отчетных документов, предоставленных… (здесь пишется полное ФИО сотрудника) ПРИКАЗЫВАЮ»;
• текст;
• подпись лица, несущего ответственность за исполнение приказа, и ее расшифровка;
• подпись директора и ее расшифровка;
• подпись сотрудника (которому необходимо возместить расходы) и ее расшифровка в графе ознакомления.

Что должно быть отображено

• Придерживаться установленного законом расстояния между краями страницы и текстом.
• Документ издается на белом и высококачественном листе бумаги формата А4.
• Прописывать дату документа арабскими цифрами
• Компенсируемая сумма должна быть написана цифрами и прописью.
• В документе должны быть все подписи плюс их расшифровка.
• Печать.

Помимо налоговых рисков возможны и иные негативные последствия. К примеру, если приобретенные на подотчетные деньги ТМЦ без оправдательных документов не будут оприходованы, к подотчетнику может быть предъявлен иск в части причинения вреда компании (Постановление АС Северо-Кавказского округа от 05.10.2023 № А32-12049/2023).

Налоговые риски документальных ошибок подотчета

Выдача денег под отчет и контроль за их расходованием сопровождается оформлением целого комплекта документов. Что в него включается? Какие риски возникают при неверном оформлении подотчетных бумаг и как их снизить? В нашем материале вы найдете образцы этих документов, а также узнаете, повлияло ли новое Указание ЦБ РФ № 5348-У на порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами.

3 основных документа по оформлению подотчетных сумм

Получается, что выдать наличные средства под отчет из наличной выручки можно, а вот возвращенный одним сотрудником в кассу неизрасходованный подотчетный аванс сразу выдать другому подотчетному лицу станет рискованной процедурой, которая привлечет внимание контролеров. Наказание за подобное нарушение — для должностных лиц от 4 000 до 5 000 руб., для компаний от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Если ЭДО отсутствует, то компания имеет право вести учет в бумажном виде. В этом случае сотруднику придется заполнять установленный ЦБ бланк авансового отчета, прикреплять к нему бумажные кассовые чеки, подтверждающие расходы.

Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.

• выдать деньги под отчет разрешено только работнику, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), или физлицу, работающему по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ №29-Р-Р-6/7859 от 02.10.2023);
• для выдачи денег сотрудники не должны подавать заявление, основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
• срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом в 2023 году устанавливает организация;
• выдача требуемых сумм осуществляется и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.

1. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег под отчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме. В приказе разрешено указывать несколько сумм или несколько работников.
2. Подотчетным лицам разрешается иметь задолженность по ранее выданным авансам. Отменили 3-дневный срок для авансового отчета, но перед выдачей денег произведите полную сверку взаиморасчетов.
3. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).
4. Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.

Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту

Алгоритм возмещения необходимо описать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных деньгах. Как оформить выдачу подотчета по новым правилам в этой ситуации, устанавливают в учетной политике и в положении о выдаче денег под отчет сотрудникам.

В целях соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п.п. 5 и 6.3 Указания Банка России от 11.03.2023 № 3210-У). Следовательно, под отчет деньги можно выдать, в том числе, подрядчику. Они могут ему потребоваться, к примеру, для приобретения материалов для выполнения работ по гражданско-правовому договору. Такую сумму под отчет можно выдать ему, например, из кассы.

Заявление о выдаче денег: нужно ли оно?

Однако с 19 августа 2023 года ситуация изменилась. Поправки предусмотрены Указанием Центрального Банка России от 19.06.2023 №4416-У. С указанной даты выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Для выдачи денег достаточно приказа о выдаче денежных средств подотчет или другого распорядительного документа компании. Такие же правила выдаче денег под отчет продолжают действовать в 2023 году.

Как издавать приказ о выдаче денег: пример

Работодатели обязаны организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Вы можете найти такое требование в части 1 статьи 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить генеральный директор компании. Он может издать приказ со списком лиц, которые вправе получать денежные средства. Вот образец такого приказа, по которому может производиться выдача денежных средств под отчет:

Подотчетные суммы выдаются на командировочные расходы, оплату услуг и товаров для нужд предприятия, иные нужды, необходимые для обеспечения деятельности организации. Порядок осуществления расчетов с подотчетными лицами целесообразно определить в локальном нормативном акте организации или ИП. Документ определяет круг подотчетных лиц, цели и сроки выдачи денег. Сокращает вопросы со стороны подотчетных лиц, кассиров и контролирующих органов.

Приказ или заявление

Организации или ИП вправе выдавать деньги подотчет на основании внутреннего распорядительного документа. Форма документа выбирается самостоятельно и утверждается в ЛНА. Это может быть служебная записка, приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ.

Образец служебной записки на выдачу денежных средств подотчет

Еще одно послабление законодательства, вступившее в силу с 19.08.2023, коснулось передачи денег при наличии задолженности за сотрудником. Уже нет необходимости отслеживать наличие полного отчета за предыдущие подотчетные суммы, а выдать новую сумму разрешено в любой момент. Ранее, пока работник полностью не погасит предыдущий долг, выдавать подотчет было нельзя. Теперь допускается написать заявление на подотчетные деньги и при положительном решении получить их.

• полное название организации;
• дата, когда был составлен приказ;
• регистрационный №;
• заголовок;
• формулировка: «На основании отчетных документов, предоставленных… (здесь пишется полное ФИО сотрудника) ПРИКАЗЫВАЮ»;
• текст;
• подпись лица, несущего ответственность за исполнение приказа, и ее расшифровка;
• подпись директора и ее расшифровка;
• подпись сотрудника (которому необходимо возместить расходы) и ее расшифровка в графе ознакомления.

1. ФИО сотрудника, которому надо возместить затраты.
2. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник, а также его должность, разряд, класс, квалификация.
3. Формулировка: «Выплатить в качестве возмещения расходов сверх аванса, полученного в связи с нахождением в … с… по… год …руб….коп…(сумма прописью)».
4. Основание и перечисление подтверждающих документов.
5. Формулировка: «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на … (должность и ФИО ответственного лица)».

Приказ о возврате денежных средств образец

1. Установить, что сотрудники службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» вправе приобретать товары (работы, услуги) в интересах компании за счет собственных средств с последующим возмещением им расходов.

По выданным подотчетному лицу денежным средствам, он должен отчитаться в установленный срок. Данный срок определяет руководитель и по его окончании работник должен отчитаться путем представления авансового отчета. Предположим, что бухгалтеру выдан аванс на приобретение канцтоваров на 5 дней. То окончании данного срока бухгалтеру нужно будет предоставить авансовый отчет в трехдневный срок.

Но для этого нужно в приказе об управленческом учете отобразить возможность такого способа перечисления средств. В самом заявлении рабочий должен написать, чтобы деньги перечислялись на его зарплатную карту, и предоставить реквизиты.
Какой срок исковой давности установлен для взыскании с организации задолженности, возникшей в результате перерасхода сотрудником подотчетных сумм?

Компенсация расходов по авансовому отчету

Другими словами, это не вознаграждение за выполненную работу, а компенсация понесенных работником издержек. Следовательно, возмещение перерасхода не приносит работнику экономическую выгоду (ст.41 НК РФ). Поэтому полученные сотрудником суммы не облагаются подоходным налогом.
При этом использование личных денег подотчетным лицом должно найти свое отображение в авансовом отчете. Документ позволяет вести учет денежных средств, которые выдается работникам на производственные нужды.

• неправильно написать название организации;
• не проставить или написать неправильно дату составления документа;
• не указать регистрационный номер;
• не написать компенсируемую сумму прописью;
• неправильно написать ФИО сотрудника, которому необходимо возместить расходы;
• не указать должность;
• не указать ответственное лицо;
• внести поправки простым карандашом или ручкой другого цвета;
• написать текст неразборчивым почерком;
• сделать много исправлений в документе;
• сделать орфографические ошибки;
• неправильно указать сумму, которую необходимо возместить;
• искусственно состарить документ;
• затереть ластиком текст.

Возмещение израсходованных работником денег производится после того, как проверенный кассиром отчет будет утвержден руководителем предприятия. Предоставление оправдательных документов важно не только для работника, но и для работодателя.

Перерасход по авансовому отчету

• Связанные с затратами на транспортные услуги (при задействовании личного средства передвижения, заключении договора аренды на машину, использовании такси или общественного транспорта);
• Затраты на удовлетворение первичных потребностей, в частности, питание;
• Потраченная сумма на поиск и съем жилплощади на время командировки ;
• Средства на оплату дополнительных потребностей, обусловленных особенностями рабочего процесса (обмен валют, интернет и мобильная связь, заказ материалов).