Как составляется материальный отчет по складу какими документами

Документ заполняет материально-ответственный сотрудник предприятия, занятый в строительных работах: начальник строительного участка или непосредственный исполнитель, а также уполномоченный сотрудник отдела бухгалтерии.

Обязательно ли применение документа

С 2013 года обязательное использование унифицированных форм первичной документации отменено, поэтому пользоваться данным бланком или нет каждая организация решает в добровольном порядке. При этом, если решение положительное, то требование по применению формы М-19 нужно прописать в учетной политике фирмы.

Для чего нужен отчет

В учитываемые материалы можно включать любые виды строительных изделий: кирпичи, бетон, краски, цемент, гвозди, черепицу и т.д. В числе прочего в бланк вносятся и те виды материалов, с которыми в период составления отчета не происходит никаких действий – это позволяет учесть все без исключения товарно-материальные ценности, находящиеся на складе и сделать отчет более полным и информативным.

Решение о применении той или иной формы необходимо утвердить в локальном нормативном акте компании (например, приказе руководителя). В нем же целесообразно описать порядок отчетности материально ответственного лица.

Какую форму использовать

Бухгалтер при получении своего экземпляра проверяет правильность составления отчетной формы. А также формирование документов по отчетам материально ответственных лиц. При обнаружении ошибок бухгалтер вносит изменения в оба экземпляра документа. Материально ответственное лицо должно ознакомиться с исправлениями и подтвердить свое согласие подписью.

Правила составления

Составить товарный отчет материально ответственного лица необходимо в двух экземплярах. Один экземпляр передается в бухгалтерию с приложением расходных и приходных документов, которые отражены в отчетной форме, а один остается у материально ответственного лица.

Если расхождений в процессе проверки выявлено не было, МОЛ составляет приходный ордер по форме М-4. Допускается вместо приходных ордеров ставить штамп на документах поставщика. В штампе должны быть отражены все реквизиты М-4.

Организация складского учета материалов

Такой документ содержит графу с данными по количеству материалов, учтенных в бухучете, и пустую графу, в которой проверяющие смогут отразить фактическое наличие ТМЦ. После полного пересчета ценностей комиссия подписывает данную ведомость. МОЛ на последней странице делает запись, что проверка проведена в его присутствии и что претензий к комиссии не имеется.

Выбытие материалов

В соответствии с п. 2 разд. 2 методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденных приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н, понятие «материалы» включает широкий номенклатурный ассортимент запасов предприятия со сроком использования менее года. К материалам относятся:

Поскольку материальный отчёт отражает движение строительных материалов, в него включают все материалы, даже те, по которым не было ни приходов, ни расходов. Для подтверждения приходов и расходов, указанных в отчете, материально-ответственное лицо сдаёт вместе с отчетом всю первичку – товарные накладные, приходные и расходные ордера, требования-накладные, лимитно-заборные ведомости и т.д. Материальный отчёт позволяет оценить затраты на материалы, поэтому его используют для их анализа.

Предварительная работа при составлении отчета по форме М-19

Перед составлением материального отчета необходимо выполнить ряд обязательных действий. В первую очередь на предприятии производится проверка наличия тех или иных материалов и их сверка с данными бухгалтерии – своего рода инвентаризация. Эта мера необходима для достоверности материального отчета. Для этого создаётся инвентаризационная комиссия, которая должна присутствовать во время проведения инвентаризации в полном составе. Так же предварительно необходимо поднять всю первичную документацию, на основании которой производились приход и расход товарно-материальных ценностей за отчетный период.

Составление материального отчета по форме М-19

1. В отчёт вносятся сведения о количестве и стоимости фактических остатков материалов по результатам проведения проверки их наличия.
2. Затем в отчёт вносятся сведения о ранее поступивших товарах на основании первички. К подтверждающим приход документам могут относится чеки, приходные ордера или травные накладные, а так же квитанции.
3. Далее в отчёт включается информация о отпуске и реализации ТМЦ со склада. Эти операции вписываются в виде общего количества и суммы, рассчитанной на основании каждой операции потребления и продажи материала.
4. Отчёт готов. Теперь его передают во все подразделения организации, которым это важно, на сверку. В последнюю очередь отчёт поступает в бухгалтерию.
5. Ответственный за материальный стол бухгалтер проверяет правильность составления отчета и вносит фактические остатки по бухгалтерскому учёту на вторую страницу отчета.

В материальном отчете отображаются все расчеты расхода и поступления материалов на предприятии. Если же по определенным материалам в отчетном периоде не происходило каких-либо движений, они все равно должны быть включены в материальный отчет для отображения полной информации относительно количества складских материалов.

Заполнение второй страницы формы М-19

ВниманиеДля совершенствования учета материалов в строительных организациях часто прибегают к использованию материального отчета. Документ применяется в случаях, когда материальная ответственность возложена на начальника или производителя строительных работ. Форма М-19 материального отчета утверждена законодательно.

Форма материального отчета

В первую очередь, при составлении отчетной документации необходимо указать название организации, ее полные информационные данные, число, когда составлен документ, название подразделения, Ф.И.О. должностного лица, несущего материальную ответственность.

Отчет о расходе стройматериалов составляется в натуральном выражении по каждому объекту строительства на основании подписанных заказчиком (генеральным подрядчиком) актов приемки выполненных работ, сметных и (или) производственных норм расхода материалов.

В материальном отчете записи о расходе материалов на производство работ осуществляются на основании отчета о расходе строительных материалов в сопоставлении с производственными нормами формы С-29 (приложение 2 к Инструкции) (далее — отчет о расходе стройматериалов).

Правила оформления отчета

1. Лимитно-заборная карта — документ, предназначенный для отпуска одной номенклатуры материалов в другой склад предприятия или на сторону. Например, для выпечки хлеба нужна мука. В форме М-8 отражается ежедневное списание муки со склада хранения в производство. Данный документ ведется в течение месяца в 2 экземплярах: по одному для отпускающей и принимающей стороны. В карту вносятся данные о количестве отпущенных материалов, которые визируются подписями отпустившего и принявшего МОЛ. В конце периода карты сдаются в бухгалтерию.
2. Требование-накладная выписывается разово на каждый отпуск ТМЦ в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон.
3. Накладная об отпуске материалов на сторону выписывается в результате выбытия материалов в адрес стороннего юрлица (при продаже или, например, передаче материалов как давальческое сырье) или территориально удаленного подразделения компании. Выписывают документ в 2 экземплярах. Если отпуск производился сторонней организации, к форме М-15 необходимо приложить доверенность получателя ТМЦ.

Составление материального отчета по форме М-19 востребовано в основном в крупных компаниях строительного направления. Данный отчет относится к первичной документации и должен оформляться строго определенным образом.

Материальный отчет по складу

Материальный отчет не является обязательным документом и составляется только по усмотрению ведомств или совнархозов. Составлением документа по форме М-19 занимается уполномоченное лицо, которое является материально ответственным, а так же работник бухгалтерии, занимающийся сверкой отображенных показателей.

Заполнение третьей страницы

Заверять документ при помощи печати организации строгой необходимости на сегодня нет, т.к. с 2023 года юридические лица имеют право применять в своей работе штемпельные изделия только тогда, когда эта норма закреплена в их внутренней учетной политике.

Материальный отчет не является обязательным документом и составляется только по усмотрению ведомств или совнархозов. Составлением документа по форме М-19 занимается уполномоченное лицо, которое является материально ответственным, а так же работник бухгалтерии, занимающийся сверкой отображенных показателей.

Оформление отчета начинается с выбора формы, по которой он будет осуществляться. В настоящий момент у организации существует возможность самостоятельно создавать формы первичной документации, которой и является материальный отчёт. Поскольку наша статья привязана все же к конкретной форме, расскажем о правилах оформления отчета по форме М-19.

Правила оформления отчета по форме М-19

В материальном отчете отображаются все расчеты расхода и поступления материалов на предприятии. Если же по определенным материалам в отчетном периоде не происходило каких-либо движений, они все равно должны быть включены в материальный отчет для отображения полной информации относительно количества складских материалов.

Контроль за движением ТМЦ является основой прибыльного торгового бизнеса. Если руководство склада владеет информацией о фактических остатках запасов, оно сможет правильно оценить потребность в поставке очередной партии. Также оно сможет контролировать сотрудников и своевременно выявлять факты кражи ТМЦ.

Документы складского учета материалов

Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т), товарная накладная (форма № ТОРГ-12) от поставщика. Подтверждают факт приемки-передачи товаров, являются основанием для списания товара у грузоотправителя и оприходования у грузополучателя. В комплект документов может входить также спецификация и счет-фактура.

Отпуск ТМЦ со склада

Первичные документы являются основой для создания учетных записей, с их помощью все складские операции отображаются в бухгалтерском учете. Практически все складские документы учета товаров имеют утвержденную на государственном уровне форму. Но предпринимателям и фирмам предоставлена возможность вносить изменения в утвержденные формы с учетом специфики своей деятельности, или разрабатывать собственные документы. При этом надо строго следить за тем, чтобы они соответствовали требованиям ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и включали все необходимые для «первички» реквизиты.

С 2013 года российское законодательство отменило обязательство организаций применять при составлении материального отчета унифицированные формы. Теперь компании вправе самостоятельно решать будут они использовать форму М-19 или же разработают самостоятельно.

Применение материального отчёта

1. Раздел: Склад – Остатки товаров.
2. В поле «На дату» укажите дату, на которую анализируются данные (рис. 1).
3. По кнопке «Показать настройки» укажите параметры формирования отчета:
   • На закладке «Группировка» отметьте флажками показатели, по которым будут сгруппированы данные в отчете – «Склад», «Номенклатура» и др. Добавить показатели можно по кнопке «Добавить», причем как из верхнего уровня показателей, так и из подуровней, раскрыв нужную группу по знаку «+». Порядок группировки устанавливается с помощью перемещения показателей вверх и вниз по кнопкам с синими стрелками. Например, можно добавить в отчет показатель «Код счета» (находится в группе показателей «Счет»).
   • На закладке «Отбор» отметьте флажками показатели для отбора данных в отчет. Добавить показатели можно по кнопке «Добавить» (так же, как показатели для группировки). Укажите вид сравнения для отбора и значение отбора. Например, отчет можно сформировать по списку номенклатурных позиций (вид сравнения – «В списке») или по конкретному складу (вид сравнения – «Равно»);
   • На закладке «Сортировка» можно выбрать показатель для сортировки данных в отчете и указать направление сортировки;
   • На закладке «Дополнительные поля» можно настроить вывод в отчет дополнительных полей и их размещение (в одной колонке с основными данными или в отдельных колонках);
   • На закладке «Оформление» настройте шрифт, цвет, границы полей отчета по определенным условиям (новые параметры добавляйте по кнопке «Добавить»). Например, можно настроить выделение отрицательных остатков.
4. Кнопка «Сформировать».

Срок хранения материальных отчетов

1. В отчёт вносятся сведения о количестве и стоимости фактических остатков материалов по результатам проведения проверки их наличия.
2. Затем в отчёт вносятся сведения о ранее поступивших товарах на основании первички. К подтверждающим приход документам могут относится чеки, приходные ордера или травные накладные, а так же квитанции.
3. Далее в отчёт включается информация о отпуске и реализации ТМЦ со склада. Эти операции вписываются в виде общего количества и суммы, рассчитанной на основании каждой операции потребления и продажи материала.
4. Отчёт готов. Теперь его передают во все подразделения организации, которым это важно, на сверку. В последнюю очередь отчёт поступает в бухгалтерию.
5. Ответственный за материальный стол бухгалтер проверяет правильность составления отчета и вносит фактические остатки по бухгалтерскому учёту на вторую страницу отчета.