Как оформляется выписка из документа

Иногда возникает потребность предоставить сторонним пользователям копию части какого-либо документа. К примеру, такими пользователями могут быть сторонние фирмы, бывшие или нынешние сотрудники. Однако, в большинстве случаев, предоставить копию всего документа не представляется возможным. Есть бумаги, предназначенные только для внутреннего пользования, включающие в себя конфиденциальные сведения.

Что собой представляет выписка?

• Наименование документа: «выписка из…». К примеру, если это копия информации из приказа, документ называется «выписка из приказа».
• Дата регистрации бумаги, из которой делается копия. То есть, нужно указывать именно дату составления оригинала документа, а не дату оформления выписки.
• Подпись лица, который подписывал оригинал. Подпись на выписке ставить не обязательно.
• Реквизиты бланка. Как правильно, реквизиты оригинала полностью переносятся в копию.

Особенности составления

• Копия касается только личного состава. В бумаге фиксируется только распорядительная часть.
• Копия касается только основной деятельности. В бумаге фиксируется только констатирующая часть.

Но копируется и удостоверяется в выписке, прежде всего, основной идентификационный реквизит документа – текст. Поэтому в вашем случае рекомендуем сначала оформить в содержательной части выписки название раздела специ­фикации и тот пункт текста, к которому сделано приложение и дана ссылка на него, а затем и само приложение. Заверительная надпись с вашей подписью, которая удостоверяет выписку и придает ей юридическую силу (Пример 1), оформляется в данном случае на последнем листе приложения, ради которого вы и оформляете выписку.

• О приеме в компанию. Документ обычно запрашивается для подтверждения трудоустройства, оформления пенсии. К примеру, копия может потребоваться при оформлении кредита.
• Об увольнении. Обычно запрашивается при поступлении на новое место работы, при потере трудовой книжки.
• Об учетной политике. Копия нужна для налогового учета или бухучета.
• Об отпуске. В документ нужно включить основание для предоставления отпуска.
• О назначении на должность.
• О назначении премий.
• О командировке.

Разновидности выписок

С ее помощью заинтересованные лица получают нужные им данные, а конфиденциальность протокола сохраняется. Также выписка целесообразна при чрезмерно большом объеме протокола. Как правило, речь в выписке идет только о каком-то конкретном принятом решении.

Договор обычно составляется в количестве экземпляров, равном числу его участников, поэтому частичные сведения из соглашений предоставляются, как правило, по запросу различных контролирующих органов при проведении ими проверочных мероприятий.

Для чего может потребоваться выписка

• указать название документа, дату, место составления;
• скопировать преамбулу соглашения (название, дата, место составления, участники);
• скопировать требуемую часть договора;
• оформить реквизиты сторон, как указано в соглашении, только без подписей;
• заверить документ: проставить слово «Верно», указать, кем составлен, поставить дату, подпись с расшифровкой, печать при наличии, проинформировать о месте хранения оригинала. Если документ состоит более чем из одного листа, то все листы следует прошить и пронумеровать, что соответствует требованиям к оформлению документов по ГОСТ Р 7.0.97-2023, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2023 № 2004-ст.

Как и в какие сроки ее подготовить

Выписка не заменяет собой полноценную копию оригинала, поэтому по собственной инициативе, особенно если дело рассматривается в суде, целесообразно предоставлять целую копию документа. Эта позиция подтверждается судебной практикой (постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.06.2009 по делу № А05-1255/2008).

• Разовая. Оформляется с целью совершить какое-то определенное действие, например, для однократного получения стипендии, зарплаты, при отправке документов.
• Специальная. Оформляется для осуществления конкретного действия на протяжении длительного промежутка времени. Обычно такую доверенность составляют для представления интересов в суде, для ежемесячного получения пенсии.
• Генеральная. Является самой емкой. Такая доверенность позволяет доверенному лицу совершать сделки с недвижимостью доверителя. Она необходима, если доверитель отсутствует очень долго.

Задача студента – сделать так, чтобы цитата не влияла на уникальность дипломной или курсовой работы. Антиплагиат, проводя анализ работы, сравнивает отдельные участки с миллионами источников – это десятки тысяч учебных пособий, библиотеки научных работ, другие рефераты и работы, библиотеки периодических изданий, законодательные базы и базы нормативно-правовых актов, базы статей и публикаций. Наличие в работе дословно скопированного из этих источников текста – повод снизить уникальность. Но написание дипломных и курсовых работ просто немыслимо без использования цитирования.

Как оформить выписку из документа образец

Важно: выписки и копии, предназначенные для выдачи за пределы фирмы, всегда скрепляются печатью. Оттиск печати организации всегда дублируется визой лица, обладающего правом подписи. Обычно это директор фирмы.

Итак, покажем возможные правильные варианты оформления заверенной многостраничной копии документа. В Примерах 7 и 8 состав и расположение текста разные, оба варианта правильные. Каким образом текст наносится (вручную или на принтере, как в Примере 7, либо при помощи единого или нескольких штампов, как в Примере 8), значения не имеет.

Для большинства видов документов в правовых актах не устанавливается каких-либо определенных требований к прошивке листов их копий. Обычно данную операцию осуществляют так: листы прошиваются вручную на 2 или 4 прокола. После прошивки листов на концы прошивной нити на оборотной стороне последнего листа копии документа наклеивается лист формата А7 или меньше, на котором указывают количество прошитых листов, а также наименование должности лица, заверившего его прошитие, личную подпись и расшифровку подписи. Кроме этого при прошивке листов обычно проставляют оттиск печати, причем таким способом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица и оборотную часть последнего листа копии.

Как правильно сделать выписку из приказа: пошаговая инструкция

Итак, по требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 справки должны оформляться на общем бланке или бланке конкретного вида документа (т.е. на бланке справки). Соответственно, к обязательным реквизитам справки относятся следующие (см. Примеры 1 и 3):

При этом обязанность заверять печатью копии документов, касающихся прав и интересов граждан, закрепляется и в действующем Указе Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 г. No 9779-X. Этот же документ вместо слова «Верно» предписывает в заверительной надписи писать более развернутую текстовую конструкцию: «Копия верна, подлинный документ находится в указывается наименование организации». Некоторые организации используют еще более развернутую конструкцию, добавляя информацию о том, в каком деле хранится подлинник (именно такой вариант сейчас описан в проекте Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

Личный росчерк тоже стараются ставить так, чтобы он частично располагался на последнем листе сшива, а частично – на приклеенной поверх нити наклейке. Заверительный текст удобно сразу распечатать на приклеиваемом листке (тогда он не будет заходить за его пределы); в некоторых организациях используют специальные штампы либо пишут такой текст вручную (в этих случаях в качестве дополнительной защиты от подлога можно располагать заверительный текст так, чтобы он выходил за пределы приклеенного листка).

Выписка из документа

Копии документов в организации должны заверять только уполномоченные на это должностные лица. Права и обязанности работников заверять копии, как правило, закрепляются в должностной инструкции или инструкции по делопроизводству. Для этой же цели еще может издаваться распорядительный документ.

В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина (например, для подтверждения стажа) организация должна предоставить копии или выписки из них. В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина (например, для подтверждения стажа) организация должна предоставить копии документов или выписки из них.

Что такое выписка из приказа — пример оформления

Оригинальный экземпляр первоисточника не предоставляется по причине возможности присутствия в нем коммерческой тайны или конфиденциальной информации. А также из-за больших объемов документа в предоставлении оригинала просто нет необходимости. Тогда из приказа извлекается определенная его часть и носит название «выписка из приказа».

Как правильно оформить выписку из документа

Кому-то может показаться, что выписка и копия приказа – это одно и то же. Это не совсем так. В копии отражается полное содержание документа. Выписка же обычно касается только какой-то конкретной его части. Кроме того, копии не всегда заверяются, а вот выписки всегда должны быть удостоверены подписью ответственного сотрудника. С юридической же точки зрения копия и выписка абсолютно равнозначны.

• на стр. 1 выписки ее номер не проставляется, а начинают нумероваться последующие страницы: 2, 3, 4 и т.д. по порядку;
• первой страницей выписки может быть титульный лист спецификации, только на нем необходимо правильно оформить название вида документа: вместо «СПЕЦИФИКАЦИЯ. » записать «ВЫПИСКА ИЗ СПЕЦИФИКАЦИИ. »;
• на второй странице может быть указано наименование раздела спецификации и тот его пункт, к которому относится приложение; далее можно поместить подписи (без личных росчерков), если они были оформлены не на ­титульном листе, а после текста спецификации;
• потом идут страницы приложения (тогда первая страница приложения скорее всего окажется 3-й страницей выписки) и на последней странице приложения оформляется заверительная надпись с подписью лица, сделавшего выписку из документа (Пример 1).

А удостоверять выписку будет ваша подпись с указанием наименования должности, личного росчерка и расшифровки. Ниже подписи на следующей строке необходимо оформить дату, когда была сделана выписка, которая и будет датой выписки из спецификации. В Варианте 1 Примера 1 показана заверительная надпись, оформленная согласно п. 3.26 действующего пока ГОСТа Р 6.30-2003. Но уже сейчас его планируется изменить (читайте новость «Грядет новый ГОСТ об оформлении организационно-распорядительной документации», чтобы в заверительную надпись добавить информацию о местоположении оригинала, с которого изготовлена копия (см. Вариант 2 в Примере 1):

В каких случаях нужна?

Выписка из приказа, ровно как и сам приказ не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому оформлять его можно в свободном виде. Довольно часто предприятия используют специальные шаблоны, разработанные внутри компании (они обязательно должны быть учтены в учетной политике организации). Но, вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, важное условие: в документе всегда должно быть указано