Содержание
- детально описывать каждую стадию: создание, согласование, подписание, хранение договоров;
- устанавливать ответственность в случае нарушения порядка;
- содержать типовые формы договоров, разработанных для вашей компании.
Самое важное, что юристу нужно четко уяснить и донести до руководства, что бюрократия, большое количество бумаг, книги учета или наличие системы CRM/соответствующих настроек в 1 С (кому как удобно, сегодня многие используются для электронного согласования договоров) – это необходимость, а не блажь.
Локальные акты
Так же и договоры – их обычно вносят в 1 С. Необходимо указывать входящий номер, если подписан входящий договор, через дробь или в скобках; если договор в редакции вашей компании, то нужно указать присвоенный вами номер в книге учета.
Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.
ГОСТ по делопроизводству и документообороту — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. С 01.07.2023 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу.
Нормативная база
- Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
- Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
- Реквизит документа — элемент оформления документа.
Должностная инструкция не входит в пакет документации, которая должна быть у предприятий и организаций в обязательном порядке. Тем не менее, это очень важный документ, который по сути дела определяет перечень трудовых обязанностей, прав и ответственность всех работников, включая юристов. Иногда, в случае возникновения разногласий и конфликтов между работодателем и подчиненным, должностные инструкции становятся доказательными документами в судебных инстанциях.
Кто разрабатывает документ
Документ оформляется в единственном экземпляре, который обязательно должен быть подписан сотрудником, занимающим пост юриста, а также его непосредственным начальником и руководителем компании. Если в организации несколько юристов, то их должностные инструкции могут в некоторой степени отличаться друг от друга, поскольку в этом случае исключается возможность дублирования одних и тех же функций.
Образец заполнения должностной инструкции юриста
Раздел «Ответственность» содержит в себе четкий перечень нарушений и проступков, за которые может последовать наказание в виде дисциплинарных взысканий. В одном из пунктов можно отдельно указать, что все применяемые требования, а также возможные меры воздействия входят в рамки законодательства РФ.
Еще одно важное новшество, включенные в новые требования к делопроизводству 2023, — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта их еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:
Но новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12–14. Ранее в ГОСТе в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в редакции от 14.05.2023 наименования шрифтов убраны.
Правила оформления документов
Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.
5.1.11. Номенклатура дел ежегодно пересматривается: уточняются заголовки дел и сроки хранения, вносятся новые дела, заведенные в течение года. В этих случаях номенклатура дел заново перепечатывается и вводится в действие с 1 января текущего года.
2.1.4. При вскрытии конвертов работники Канцелярии проверяют соответствие адресата, целостность упаковки, наличие вложенных документов и приложений к ним, а также наличие подписи на документе. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений и т.д. необходимо сообщить об этом отправителю.
Скачать образец документа
5.1.1. В целях правильного формирования дел в текущем делопроизводстве, их учета, обеспечения сохранности и быстрого поиска документов структурными подразделениями Организации ежегодно составляются номенклатуры дел по строго установленной форме (Приложение N 4).
3.8.4. Документы, направляемые в подведомственные и сторонние организации, подписываются заместителями руководителя организации, иными руководящими лицами организации и руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции, если им предоставлено такое право.
Форма листа-заверителя дела
1.3. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях самостоятельных структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации:
Форма журнала учета печатей и штампов организации
3.6.7.1. Деловые письма, направляемые зарубежным корреспондентам (в том числе адресатам государств — бывших республик в составе СССР), оформляются на бланке письма организации с реквизитами на русском и одном из иностранных языков.
При составлении инструкции принимают во внимание специфику деятельности субъекта хозяйствования. В качестве основы используются примерные и типовые инструкции, межотраслевые нормативно-методические документы.
obrazec_instrukcii_po_deloproizvodstvu.jpg
Типовая инструкция по делопроизводству составляется государственными ведомствами для однородных по характеру деятельности субъектов хозяйствования и используется ими в качестве обязательного нормативного акта.
Для чего нужна инструкция по делопроизводству
В крупных компаниях функция подготовки инструкции возлагается на службу документального обеспечения. Также в этом процессе обычно принимают участие юристы и работники архива. В небольших организациях разработку инструкции обычно поручают секретарям или сотрудникам кадровой службы. С содержанием инструкции по делопроизводству необходимо ознакомить всех сотрудников, ответственных за документационное обеспечение деятельности. Также проект документа нужно согласовать с руководителями структурных подразделений и заместителями руководителя организации, которые курируют затронутые в тексте инструкции вопросы.
Распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. № 943/788 установлены полные и сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти, например:
Как пишутся сокращенные и полные наименования органов исполнительной власти?
При упоминании в тексте Конституции Российской Федерации, кодексов Российской Федерации, а также конституций (уставов) субъектов Российской Федерации дата их принятия и номер, как правило, не приводятся, например:
Как пишутся наименования субъектов Российской Федерации: инструкция по делопроизводству
Согласно Инструкции необходимо вести по единым правилам документирование управленческой деятельности в организации, документооборот, контроль за исполнением документов. Здесь прописаны требования к организации работы с документами. Инструкция определяет то, как формируется документальный фонд организации и доступ к нему. Особые требования касаются того, как должны изготавливаться, учитываться, использоваться и храниться печати, штампы, бланки документов, носители электронной подписи.
2. Делопроизводителем принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.
3. Права делопроизводителя
Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2023 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку.
Загрузка...
