Содержание
Накладная по форме ТОРГ-12, которая подтверждает отбытие товарно-материальных ценностей со склада покупателя и возвращение их поставщику, должна быть выписана в двух экземплярах. На ней должна стоять печать организации, подпись ответственного лица (например, главного бухгалтера) и дата составления.
- товар отличается от того, что было указано в договоре, количественно или качественно;
- товар был поставлен без сопроводительных документов;
- сроки поставки были нарушены;
- истек срок годности;
- требования к упаковке товара были нарушены;
- в поставке пересортица;
- товар имеет неустранимый брак или требует необоснованных вложений в ремонт;
- товар является фальсификатом;
- любые другие причины, обусловленные договором.
Правила оформления накладной
Возвратная накладная — это документ, сопровождающий процесс возврата товара от покупателя продавцу. В РФ законодательно не предусмотрена обязательная форма этого документа, то есть, теоретически, каждая организация может выбрать удобную для себя форму, отразив ее в Учетной политике.
Если заказчик принял к учету продукцию и только после этого обнаружил расхождения, ему надлежит заполнить образец ТОРГ-12 на возврат товара. Это унифицированная форма, она заполняется по правилам, утвержденным Госкомстатом в Приказе № 132 от 25.12.1998.
Если специалист, представляющий сторону заказчика, выявил расхождения в количестве партий или несоответствие в качестве, он осуществляет возврат ТМЦ. Ссылайтесь на такие причины при формировании возвратной документации:
Основания для заполнения
- Заполнить данные об организации-заказчике, внести адрес и контакты и необходимые коды по общероссийскому классификатору.
- Указать реквизиты акта — его номер и дату.
- Заполнить данные о месте поставки, документе-основании (первичной товарной накладной), грузоотправителе и грузополучателе, госконтракте.
- Указать время получения груза.
- На втором и третьем листах оформить причину возврата — указать все количественные и качественные несоответствия, фактические и плановые показатели и их расхождение.
- На последней странице формы указываются ответственные за отгрузку, поставку и приемку лица. Перечисляются члены комиссии, которая выявила несоответствия. Все члены комиссии должны поставить подписи. Помимо комиссии, бланк подписывает главный бухгалтер. В завершении документа руководитель заказчика выносит свое решение.
- несоответствие полученного товара условиям контракта в части качества, упаковки, комплектации (п. 2 ст. 475, п. 3 ст. 482, п. 2 ст. 480 ГК РФ);
- истекший срок годности поставленных ТМЦ;
- невозможность использования и реализации;
- обновление ассортимента заказчика и проч.
Когда можно вернуть товар
В процессе заполнения возвратной накладной в строки «Поставщик» и «Грузоотправитель» вносятся данные об организации-заказчике, которая возвращает товар: ее наименование, местонахождение и банковские реквизиты. «Грузополучателем» выступает поставщик. В строку «Плательщик» вносится информация только в том случае, если отгруженные по контракту ТМЦ были оплачены организацией-заказчиком, и поставщик должен перечислить денежные средства обратно на расчетный счет покупателя. Если же взаиморасчеты между сторонами не были произведены, то строка «Плательщик» не заполняется.
Возвратная накладная ТОРГ-12, образец, скачать
Если же организация-заказчик приняла к учету ТМЦ и впоследствии обнаружила несоответствия, то составляется возвратная накладная, в которой четко указывается основание для возврата: несоответствующее количество, качество, скрытые недостатки. К возвратной накладной необходимо приложить подтверждающие документы, такие как акт, претензия, письма. Дополнительные сведения о несоответствиях указываются в документации на возврат.
Вернуть товары на законных основаниях получается не всегда. Например, если требования к поставке полностью соблюдены, и поставщик отказывается заключить допсоглашение. Но есть конкретные ситуации, когда возврат ТМЦ правомерен и необходим. Обозначим ситуации, когда придется подготовить возвратную накладную на ТМЦ:
Основания для возврата ТМЦ
Унифицированная форма накладной ТОРГ-12 утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. Но применение единых формуляров не обязательно. Организация вправе использовать собственные бланки накладных на возврат. Самостоятельно разработанный бланк утвердите в учетной политике. Раскройте подробные инструкции по его заполнению. Либо используйте унифицированный формуляр.
Особенности оформления возврата
Покупатель, если принял НДС к вычету, восстанавливает налог на основании полученного корректировочного счета-фактуры. И регистрирует операции в книге покупок (пп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ, п. 1.4 Письма ФНС от 23.10.2023 № СД-4-3/20667@).
Очевидно, да. Он является первичным отчетным бухгалтерским документом, который подтверждает факт того, что товар был возвращен поставщику, а деньги – получены покупателем. Срок хранения согласно ФЗ «О бухучете» — 5 лет. Иначе, как отчитываться перед налоговой?!
- Номер и дату подготовки бумаги.
- Реквизиты организации, осуществляющей возврат. В том числе, нужно указать и банковские данные (расчетный счет, ИНН, КПП, БИК и т. д.).
- Реквизиты поставщика. Их нужно указывать в графе «Грузополучатель».
- Адрес места разгрузки. Это может быть, например, адрес, по которому у поставщика находится склад.
Как заполнить ТОРГ-12?
- Товар упакован ненадлежащим образом или упаковка отсутствует вовсе.
- Нет необходимых сопроводительных бумаг, которые, согласно закону или договору, должны иметь место.
- Поставщиком нарушены сроки исполнения взятых на себя обязательств.
- Продукция по тем или иным причинам не может быть реализована в дальнейшем.
- В поставленном товаре выявлен брак.
- Продукция поставлена не в той комплектации, о которой договаривались стороны.
- Срок годности у товара вышел.
Гражданское законодательство предусматривает право покупателя вернуть поставщику товары в случае их несоответствия согласованным в договоре требованиям к качеству (п. 2 ст. 475 ГК РФ), ассортименту (п. 3 ст. 468 ГК РФ), комплектации (п. 2 ст. 480 ГК РФ), упаковке (п. 3 ст. 482 ГК РФ).
Поставщиком и грузоотправителем при возврате товаров выступает покупатель по договору. Ее наименование, адрес и банковские реквизиты указываются в соответствующих графах. При этом заполнение данных по грузоотправителю не является обязательным (письмо ФНС России от 25.11.2023 № ЕД-4-15/24227@).
Какими документами оформить отказ от приемки и возврат товаров
Распространенное мнение, что других причин для возврата не существует, неверно: гражданское законодательство не запрещает возвращать поставленные качественные товары полностью или частично, даже если поставка оплачена покупателем. Следовательно, договором (или дополнительным соглашением к нему) могут быть предусмотрены и иные основания для возврата товаров:
- полное название и реквизиты покупателя и поставщика;
- номер и дата договора купли-продажи (поставки);
- номер и дата сопроводительных документов на поставленный товар;
- наименование товара, его количество и стоимость;
- выявленное расхождение (неисправность);
- ссылки на нормативные акты;
- требование об удовлетворении претензии (просьба о замене, возврате денег, уменьшение суммы и т.д.).
Претензионное письмо с требованием поставщику принять возвращенные покупателем товары
Оформляется возвратная ТОРГ-12 также в двух экземплярах, в графе «Основание» надо написать: «Возврат некачественного товара». Все реквизиты указываются из договора и приходной накладной, по которой изначально приехал брак.
Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей
Кроме этого поставщику надо не только принять брак обратно, но и скорректировать для организации-покупателя счет-фактуру в меньшую сторону и прислать ее организации-покупателю в течение 5 рабочих дней, так как фактически было куплено меньше товара.
Накладная на возврат товара выписывается в случае обнаружения у товара брака, несоответствия изделия стандартам качества. Она подтверждает отгрузку ТМЦ со склада поставщика и получение ее другой организацией.
В каких случаях необходимо делать
Покупатели при упрощенной и вмененной системах налогообложения освобождены от уплаты налога НДС. Они не выписывают счета-фактуры при принятии ТМЦ к учету. Вопрос документооборота зависит только от того, сколько товара возвращает покупатель — целую партию или только часть от нее.
Как оформить и образец бланка
- Товар без упаковки или в несоответствующем ему упаковочном материале;
- Отсутствуют сопроводительные документы к изделию;
- Нарушения в сроках поставки;
- Задержка в оплате;
- Неосуществимость дальнейшей реализации продукции;
- Комплектация товара не полная или неправильная;
- В изделии обнаружен брак;
- Количество товара расходится с данными накладной;
- У изделия закончился срок годности.
Принимая товар, покупатель проверяет его качество, соответствие поставляемого количества указанному в документах, а также комплектацию. Если при этом выявляются какие либо несоответствия, то еще до оприходования товара составляется акт возврата. Осуществить возврат некачественного товара можно в установленные сроки (статья 477 ГК РФ):
Распространенное мнение, что других причин для возврата не существует, неверно: гражданское законодательство не запрещает возвращать поставленные качественные товары полностью или частично, даже если поставка оплачена покупателем. Следовательно, договором (или дополнительным соглашением к нему) могут быть предусмотрены и иные основания для возврата товаров:
Счет-фактура к возвратной накладной
- получатель не располагает сведениями о свойствах продуктов (поставщик не уведомил его), что указано в статье 495 ГК;
- полученное количество продукции не соответствует заявленным показателям (поступило меньше или больше нормы). Статья 466 ГК предупреждает, что юридическое лицо вправе оформить отказ от всей партии, поставить вопрос о замене или возвращении уплаченных денег;
- неполная комплектация, согласно статье 480 ГК, потребитель может инициировать снижение цены либо потребовать полной комплектации;
- сроки поставки и приемки товара нарушены, что отражено в статье 523 ГК;
- ассортимент не отвечает заявленным требованиям, изложено в статье 468 ГК;
- некачественная продукция, закреплено в статье 475 ГК;
- товар транспортирован без тары и упаковок, описано в статье 482 ГК.
Руководитель (заместитель) и главный бухгалтер санкционируют отгрузку по возвратной накладной своими подписями. Факт отгрузки фиксируется подписями материально ответственного лица и получателем — представителем контрагента или сотрудником транспортной организации.
В каких случаях допускается возврат товаров
Поставщиком и грузоотправителем при возврате товаров выступает покупатель по договору. Ее наименование, адрес и банковские реквизиты указываются в соответствующих графах. При этом заполнение данных по грузоотправителю не является обязательным (письмо ФНС России от 25.11.2023 № ЕД-4-15/24227@).
Процесс возврата товара, приобретенного в розничной сети
Важно: при осуществлении возврата в розничной сети, необходимо составление формы ТОРГ-2 в 2-х экземплярах, один из которых выдается покупателю и является основанием для возврата средств, а другой остается у продавца вместе с товарным отчетом.
При реализации торгово-рыночных отношений, каждому из участников необходимо качественно выполнять свою работу. Поставщику транспортировать объекты своевременно, не пренебрегать проверкой качества и соблюдать условия договора.
Что предполагается под накладной в случае возврата
Получатель обязуется принимать товар, диагностировать его по качественным характеристикам, в регламентированные сроки выплачивать деньги. Существуют моменты, когда эти требования не соблюдаются, что делает реальным обратную транспортировку продукции.
Основания для возврата товара
- ТОРГ-2 (скачать бланк) фигурирует в документообороте в случае, если нарушения выявлены до поступления товара в употребление (зафиксирован неполным объем комплектации, внешние признаки не соответствуют установленным нормам).
- ТОРГ-12 (скачать бланк) применяется, когда недостатки, имеющиеся в товаре, отразились в процессе его эксплуатации (не работают комплектующие, зафиксирован производственный брак).
- Акт приема продукции. В нем отражается информация о товаре на момент получения. Он обязательно заверяется подписью получателя с указанием даты приемки. При возврате его прикладывают с целью доказать отсутствие претензий на момент поставки.
- Претензия в вольной форме. В ней конкретизируются причины отправки товаров назад – брак, несоответствие параметров, продажа товара с истекающим сроком годности, нарушение целостности упаковки и т.д.
- Счет-фактура. Оформляется на товары, уже принятые ку бухгалтерскому учету.
- Несоответствие реальных артикулов накладной.
- Расхождение между подтвержденной заявкой покупателя и полученным товаром.
- Повреждение внешнего вида и/или нарушение характеристик.
- Пересортица.
- Обнаружение брака в отдельных позициях или всей партии.
- Истечение сертификатов и прочей разрешительной документации на поставляемую продукцию.
- Нарушение условий оплаты за уже поставленные товары.
Формы возвратной накладной – образцы
При намерении вернуть товар или целую партию оформляется специальный документ – возвратная накладная. Она нужна только для регулирования взаиморасчетов между юрлицами или предпринимателями. В розничной торговле не используется. Составляется в 2-х экземплярах и только при наличии веских причин.
Если заказчик принял к учету продукцию и только после этого обнаружил расхождения, ему надлежит заполнить образец ТОРГ-12 на возврат товара. Это унифицированная форма, она заполняется по правилам, утвержденным Госкомстатом в Приказе № 132 от 25.12.1998.
В процессе заполнения возвратной накладной в строки «Поставщик» и «Грузоотправитель» вносятся данные об организации-заказчике, которая возвращает товар: ее наименование, местонахождение и банковские реквизиты. «Грузополучателем» выступает поставщик.
Возвратная накладная ТОРГ-12, образец, скачать
- просрочка — поставлены ТМЦ с истекшим сроком годности;
- плохое качество — качественные характеристики не соответствуют требованиям заказчика;
- ненадлежащая упаковка — нарушена целостность упаковочной тары, комплектность поставки;
- новый ассортимент — заказчик обновил ассортимент, и данные ТМЦ не входят в новый список;
- невозможность реализации — покупатель не имеет возможности использовать или продать данную продукцию.
Далее, после рассмотрения и удовлетворения претензии поставщиком на возвращаемую продукцию вам нужно составить накладную ТОРГ-12. Она уже будет возвратная для вас и приходная для поставщика, ведь уже он будет покупать у вас товар, который вы возвращаете. Именно покупать, так как вы ранее получили на него право собственности. Это называется «обратная реализация».
Обратите внимание, что исправления в приходном документе делаются обязательно в присутствии поставщика или его представителя — экспедитора или водителя, наделенного правами материально-ответственного лица. Этот человек должен поставить рядом с вычеркнутой позицией подпись и забрать некачественный товар.
Возврат нереализованного товара поставщику. Обратная реализация
- Регистрация права собственности на земельный участок: как оформить, пошаговая инструкция
- Соглашение об авансе при покупке квартиры: образец 2023 года
- Согласие супруга на продажу квартиры: образец 2023 года
- Ходатайство о продлении срока исполнения предписания: образец 2023 года
- Сдача квартиры в аренду: налоги
- Судебный приказ о взыскании задолженности: образец 2023 года
- Свидетельство о праве собственности на квартиру: как получить и оформить
Тогда при приемке всех доставляемых товаров и изделий будет нужна накладная по форме ТОРГ-2. Она применяется для отечественных товаров и продукции. В случае с использованием импортируемых видов изделий и товаров применяют или ТОРГ-3. При этом всем приемщик должен будет выполнить отметки в накладной, выставленной от поставщика.
При надлежащем качестве товара или поставляемой продукции важно вернуть отдельно взятые образцы или всю партию. Для этого требуются соответствующие документы. А именно необходимо оформить возвратную накладную. На сегодняшний день унифицированной формы для данной операции нет. Но существует особые бланки таких будет всего три: ТОРГ-12, ТОРГ-2 или ТОРГ-3.
Что такое возвратная накладная
- Указанный товарный раздел, заполняется учитывая данные по накладным, где указаны бракованные партии товара, которые уже внесены в учет покупателя.
(Таким образом накладная должна позволить составить процентное соотношение ранее поставленной продукции и той, которая будет возвращена. Все ед. изм. и цена по продукции должны быть идентичны, что в накладной. Так как продукция вернется на тех же условиях, что и был отправлен покупателю). - После чего представитель компани и гл. бухгалтер проверяют отгрузку. Фиксируя соответствие подписями. Также есть необходимость зафиксировать процесс получения продукции, представителями транспортной организации.