Как прошить и заверить документы образец

Содержание

Привет, всем, как Ваши дела? С вами снова я — Евгения Сергеевна, рассказываю, показываю свой большой опыт в юридическом поле, мой опыт небольшой, всего 8 лет, и все равно смогу быстро Вам помочь, а если потребуется проконсультируюсь у своих коллег и сейчас рассмотрим и узнаем о — Как прошить и заверить документы образец. Есть возможность, что по какой-то причине в Вашем городе может не быть профессиональных юристов/нотариусов/адвокатов, тогда сможете написать свой вопрос, и по мере возможности смогу ответить всем. А лучшее решение будет для Вас узнать в комментариях у постоянных посетителей/читателей, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделяться с Вами его решением.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент Вашего прочтения, законы очень быстро обновляются, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в социальных сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

Необходимо помнить, что документы, состоящие из двух или более листов, должны быть прошиты. Отверстия для прошивки можно сделать как с помощью толстой иглы, так и с помощью дырокола. Проколы должны находиться с левой стороны листа, на расстоянии 1,5-2 см от края. Читайте что такое маржа и как это рассчитывать.

Как правильно заверить копию?

Прошивка документов иголкой и капроновыми нитками – немного устаревший, но все же действенный способ привести документы в надлежащий вид. К процессу прошивки необходимо относиться со всей ответственностью, так как многие организации скрупулезно относятся к внешнему виду документов – неправильная прошивка может повлечь за собой отказ в принятии документа, а это в свою очередь чревато потерей ценного времени. Еще одна причина заключается в том, что плохо прошитые документы можно легко разъединить. Таким образом, есть риск подлога или потери документа.

Как правильно прошивать нитками?

Нумерация документов так же является важным фактором при заверении, так как количество страниц должно быть указано в заверяющей надписи на последней странице документа. Обычно нумерация на документах проставляется в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Ознакомиться с руководством как рассчитать производительность труда и формула расчета можно здесь.

  1. Вначале иголкой с ниткой делаем прокол в центре листа с тыльной стороны.
  2. При втором проколе иголку с ниткой выводим на тыльную сторону, причем отверстие делаем на 3 см выше первого.
  3. Последний прокол делаем ниже первого, выводя нитку на титульный лист.
  4. Далее пропускаем иголку с ниткой в среднее отверстие на тыльную сторону.
  5. Теперь аккуратно стягиваем прошитые листы, обрезаем нитку и завязываем ее концы на узелок.
  6. Концы нитки и узел закрываем наклейкой, предназначенной для заверения.

В 3 дырки

Достаточно много сшивают документов в бухгалтерии. Регулярно в папку приходиться подшивать все бухгалтерские и кассовые документы, поскольку многие из них сдаются в архив. Для ежедневных кассовых отчетов применяется временная фиксация на уголок.

Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

  • 1 Как правильно прошивать документы по ГОСТУ, фото, схемы и нормы
  • 2 Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец
  • 3 Как правильно сшивать документы
  • 4 Как прошить документы нитками в три дырки и пронумеровать правильно: инструкция, образец, фото :
  • 5 Как прошивать документы в 2017 году — ниткой, в 3 дырки, степлером, для налоговой, по требованию, схема, образец, как правильно, как заверить, по ГОСТу, копии, пронумеровано, опись

  • обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (п. 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7.12.1992г.);
  • прошивке подлежат все документы, которые состоят из двух и более листов;
  • копии уставных документов также стоит прошить, с той лишь разницей, что после прошивки на них не клеится наклейка и не проставляется печать;
  • прошивку необходимо производить специальной толстой прошивочной иглой с использованием шила и прошивочных ниток либо шпагата.
  • Для качественной прошивки требуется надежный клей, который не потеряет свои свойства в течении длительного времени.

Как сшивать и заверять документы – мнение Минфина

Прикладывается сверху. Можно сразу и пронумеровать (напр., сф входящие). Бывают, конечно, моменты, когда нет еще оригинала, но тогда я вкладываю факс, также пронумеровываю и приклеиваю стикер! Когда приходит оргинал, я просто их заменяю. Обычно количество документов уже больше не меняется.

Примерная форма заверительной надписи

Прошиваются документы дважды, для прочности, а остаток нити выводится на тыльную сторону из центрального отверстия и обрезается, но около 6 см свободного конца должно остаться. После этого нити связываются узлом так, чтобы на них можно было наклеить кусок бумаги с печатью (см. фото/видео выше)

Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов). На последней странице концы нити связываются узелком.

К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами. Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг.

Документы, подвергающиеся прошивке

  • иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
  • плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
  • обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
  • бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
  • канцелярский клей;
  • ножницы.
Рекомендуем прочесть:  Сколько Стоит Госпошлина При Разводе Через Суд С Детьми В 2020 Году

Прошивку проводят согласно схем предоставленных выше. Схема 2 используется для документов, срок хранения которых не превышает 5 лет. Схема 3 рекомендована для налоговых документов. Схема 4 для документов срок хранения которых 10-25 лет. Для документации которая хранится свыше 25 лет желательно проводить сшивку на пять отверстий.

Схема 4 используется при подготовке документов для сдачи в архив, для регистрации ИП, ООО и т.д. Прошивка выполняется только один раз. Ширина между проколами не менее 3 см, от левого борта до прокола 1,5-2 см. Правила сшивания документации нитью читать тут.

Как сшить документы на 4 дырки, образец

Для работы нужна нить длинной не менее 40-45 см. Ее должно хватить для прошивки документации по схеме 3. Нить распределяйте так, чтобы на хвостики осталось не менее 10 см. Правила сшивания документации нитью читать тут. Ширина между проколами и отступом стандартная.

Для особо важных документов лучше сделать пять отверстий. Есть мнение, что сшивать документы нитками через три отверстия недостаточно надежно, сохраняется возможность подмены. А прошивка через 5 отверстий — это предел защиты документов, на которые способна прошивка.

Заверение сшитого документа

В процессе своей работы сотрудники складывают документы по мере поступления путем пробивания обычным дыроколом в арочные папки. Сразу же им присваивается номер с-но номенклатуре и печатается наименование, вставляется в торец (затем он нам понадобится). По окончании месяца (!) составляется реестр документов (обычно из 1с-там это легко делается).

Нумерация листов

Так что нужно самостоятельно определить степень важности документов, которые нужно сшивать. Максимальная строгость при сшивании документов, как правило, уделяется самым важным бухгалтерским документам. Все-таки аудиторы, ревизоры — люди без жалости в глазах и без сердца. А так как правильно сшивать документы никто никого не учит, то при проверке могут запросто придраться.

Доказательства в арбитражном процессе – это сведения, полученные в соответствии с законодательством, на основе которых происходит установление арбитражным судом обстоятельств, много значащих для принятия правильного решения по рассматриваемому спору.

Виды и стадии арбитражного процесса – правила обращения в арбитражный суд

Заверение бумаг — последний этап перед их подачей на проверку или на хранение. Однако, если эта процедура будет выполнена неправильно, то у вас появятся лишние проблемы. Поэтому очень важно знать, как именно выполняется указанный процесс и кто за него отвечает.

Требования к оформлению прошитых документов для заверения

  • С тыльной стороны стопки бумаг иголку пропускают в среднее отверстие, оставляя сзади около 10 см нитки (хвостик).Затем нитку протягивают во второе отверстие сверху (хотя вы можете двигаться и вниз) и снова выводят с тыльной стороны.
  • Далее по типу змейки иголка с ниткой выводится через самое верхнее отверстие (оказывается с лицевой стороны) и снова «ныряет» вниз через второе сверху отверстие. Таким образом, один край уже готов.
  • Теперь, придерживая нитку у среднего отверстия, необходимо просунуть иголку через него с тыльной стороны (как в начале процедуры) и вывести ее на исходную позицию, чтобы направить во второе снизу отверстие.
  • Опять по типу змейки с тыльной стороны документов иголку просовывают в самое нижнее отверстие, а как только она окажется наверху, ее еще раз направляют вниз через второе отверстие.
  • Таким образом, с тыльной стороны у вас получилось уже два хвостика, которые нужно завязать на узел, отрезав лишние части нити (если вы используете специальный пресс, то высвобождать из него бумаги можно будет только после этой процедуры).

Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.

Зачем нужно заверять копии

Вид этой отметки зависит от того, для каких целей изготовлена копия. Если она будет использована исключительно для нужд того лица, которое ее заверяет (т.е. внутри организации), то достаточно написать слово «Верно» или поставить соответствующий штамп, обозначить дату заверения, должность лица, заверившего копию (или отметить, что заверительную надпись сделал ИП), а также его фамилию и инициалы. Эти записи удостоверяются собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП есть печать, то по желанию можно проставить ее оттиск.

Образец правильного заверения копии документов

СОВЕТ. Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.

Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.

Использование станков

5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее. Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки.

Основные правила

— Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. N БГ-3-09/198;

На полученный узелочек наклеивается небольшой прямоугольный листочек, на котором будет отмечаться количество листов и заверительная подпись.

В две дырки

Сшивать документы для предоставления в налоговые органы требуется по определенным правилам, аккуратно и ровно. Обязательно должна быть наклейка с печатью, подписями, датой и количеством листов. К подшивке прилагают сопроводительное письмо с описью. Важно помнить, что неправильное и несвоевременное предоставление документов полагается штраф согласно ст. 126 НК.

Сопроводительное письмо

Разобравшись, как правильно нумеровать документы при подшивке и в какой последовательности проходит эта процедура, вы можете больше не переживать за возврат бумаг и необходимость в их повторной систематизации путем шнуровки.

  1. Иголку с тыльной стороны проводим через среднее отверстие, оставляя хвостик нитки около 10 см. С лица вводим ее во 2 отверстие сверху.
  2. Теперь иглу через верхнее отверстие спускаем вниз и вновь проводим через 2 сверху отверстие.
  3. Далее придерживаем конец нитки в центре и просовываем через него иголку, которая оказывается на исходной точке.
  4. Теперь аналогичным образом поступаем с отверстиями, расположенными ниже центра.
  5. В результате в центральном отверстии на тыльной стороне оказываются два кончика, которые завязываем узлом и отрезаем лишние нитки. Только после этого можно достать бумаги из пресса.
Рекомендуем прочесть:  Как оформить путевку в детский лагерь через соцзащиту в гвладимир

Единых требований к тому, как прошивать документы ниткой в 3 дырки, стандартами не установлено. Некоторые рекомендации можно найти в методичке, утвержденной приказом Росархива №76 от 23.12.2009. Существуют отраслевые инструкции по делопроизводству, в которых также описаны способы прошивки и заверения документации. Эксперты «Системы Кадры» расскажут, какие инструменты использует делопроизводитель, чтобы прошить документы.

Советы по прошивке документов

Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы. Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Четких правил и строгих инструкций относительно прошивки документов нет. Каждое предприятие, банк, организация могут разработать свои регламенты, требования и правила, касающиеся подготовки и прошивки документов. Это следует учитывать, готовя документы для подачи, например, в органы статистики или банковское учреждение.

Точка зрения законодательных органов

Затем все листы хорошенько выравниваем, закрепляем в струбцине, после чего приступаем к сверлению 5 отверстий в левой стороне блока. Два из них сверлим по краям с отступом в 2 см, третье в центре. 4 и 5 располагаем в промежутках между центром и крайними проколами.

Зачем прошивать документы и почему важно делать это правильно

  1. Делают в аккуратно сложенных стопкой документах три прокола шилом, между отверстиями должно быть расстояние порядка трёх-пяти сантиметров. Проколы должны находиться на левом поле документа. От края листа необходимо отступить минимум 1,5 сантиметра, но не больше двух.
  2. Начинаем сшивать с тыльной стороны, со среднего прокола, следует оставить сзади часть нитки длиной не меньше семи сантиметров.
  3. С лицевой стороны протыкается верхнее отверстие, после чего иголка с ниткой вставляются с тыльной стороны в нижнюю дырку.
  4. Теперь с лицевой стороны снова протыкаем отверстие посередине, а нить отрезаем, вновь оставляя не меньше семи сантиметров длины.
  5. Остатки нитей, два оставшихся после отрезания конца, связываем.
  6. На получившийся узелок необходимо наклеить небольшой кусочек бумаги прямоугольной формы.

Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.

Использование станков

Убираем все скобки, скрепки, нумеруем, складываем в ровную стопочку и начинаем сшивать:
1. Делаем в документах 3 отверстия (прокола) иголкой (при необходимости шилом). Расстояние между дырками около 3 см. Нитка длиной 80 см.

Возможные варианты сшивания

  • наименование документа;
  • дату составления описи;
  • заголовок и аннотацию (в ней поясняется, для каких целей нужен данный комплект документации);
  • перечисление всех имеющихся в подшивке документов (для каждого указывается количество листов);
  • фамилию, должность и подпись ответственного лица – составителя описи.

В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации. Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.

Регулирование прошивки документов в делопроизводстве

Как вы уже поняли, подшивать документы нитками — только полдела, так как нужно же еще их правильно заверить. Для того чтобы выполнить указанную процедуру, необходимо подготовить стикер (можно набрать в программе MS Word и распечатать) размером 5 х 6 см. На нем указывается информация о количестве страниц в деле (не только цифрами, но и прописью), об особенностях вложенных документов (к примеру, некоторые из них могут быть повреждены), а также отмечается фамилия, должность и подпись специалиста, который занимался прошивкой. Этим фрагментом бумаги фиксируется узел нитей на последней странице, после чего ставится печать предприятия: одна часть оттиска должна находиться на наклейке с надписью, а вторая на листе.

Для того чтобы узелок нитей был хорошо заметен, лучше взять для наклейки папиросную бумагу, а в качестве клея подойдет жидкое стекло (канцелярский клей). В некоторых случаях края оттиска печати и нити также заливаются клеем, но к такой мере прибегают только при оформлении бухгалтерских документов повышенной важности. В целом же все перечисленные меры являются хорошей защитой ценных бумаг и подтверждают, что все подшитые документы подлинные.

Кто может заверить прошитые документы

Главное требование к подшитым бумагам — неприкосновенность, то есть если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но вам необходимо добавить какое-то дополнение (например, образец заполненного заявления), то его нужно будет подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело и наново перешивать. В случае допуска ошибок в нумерации возможно применение литерной нумерации. Проще говоря, на пропущенный лист ставится та же цифра, только к ней добавляется буква (16а, 17б…).

Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами…

В 4 дырки

  • обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (п. 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7.12.1992г.);
  • прошивке подлежат все документы, которые состоят из двух и более листов;
  • копии уставных документов также стоит прошить, с той лишь разницей, что после прошивки на них не клеится наклейка и не проставляется печать;
  • прошивку необходимо производить специальной толстой прошивочной иглой с использованием шила и прошивочных ниток либо шпагата.
  • Для качественной прошивки требуется надежный клей, который не потеряет свои свойства в течении длительного времени.

Как сшивать документы?

  • наименование документа;
  • дату составления описи;
  • заголовок и аннотацию (в ней поясняется, для каких целей нужен данный комплект документации);
  • перечисление всех имеющихся в подшивке документов (для каждого указывается количество листов);
  • фамилию, должность и подпись ответственного лица – составителя описи.

Ссылка на основную публикацию