Как оформить возмещение хоз расходов

Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Когда оформляется авансовый отчет

Рассмотрим также вопрос о лимитах расчетов наличными. Согласно п. 5 указания № 3073-У расчеты между физлицами и организациями могут осуществляться на любую сумму. Ограничение в 100 тыс. руб. вводится п. 6 этого же указания для юридических лиц и ИП. Однако когда мы говорим о взаимодействии сотрудника с юридическим лицом при покупке чего-либо для нужд работодателя, то сотрудник выступает представителем своей организации. Не зря мы упоминаем о доверенности как о документе, который может помочь избежать споров с налоговиками при принятии расходов для целей налога на прибыль, а также при вычете входящего НДС. Поэтому при совершении покупки от имени организации должен также соблюдаться лимит в 100 тыс. руб.

Законодательством не установлен конкретный срок, в течение которого работник должен отчитаться о потраченных подотчетных суммах. Согласно п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2023 г. № 3210-У, работник обязан предоставить в бухгалтерию отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы. Если такого приказа в компании нет, можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, и значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня (Письмо ФНС РФ от 24.01.2005 г. № 04-1-02/704).

Порядок выдачи денежных средств под отчет

Это связано с тем, что банк обязан документально фиксировать информацию, полученную в результате реализации правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, в случаях выявления необычных операций.

Способы выдачи подотчетных сумм

Перечисление под отчет денег на карточку работника намного удобнее по сравнению с наличными расчетами: не нужно оформлять кассовые документы, ездить в банк для снятия наличных денежных средств.

В заключение добавим, что не рекомендуем пользоваться данной схемой постоянно, предпочитая ее старому доброму подотчету. Приобретение товаров (работ, услуг) организацией с оплатой из личных средств работников может иметь проблемы:

1. Заявление сотрудника о возмещении расходов, одобренное руководителем (резолюция на заявлении – «оплатить»).
2. Утвержденный отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.), в том числе в форме взятого за основу АО-1.
3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотруднику.

Списание НДС

Так как при покупке товара за собственные средства сотрудник действовал с разрешения и в интересах организации, необходимо документально подтвердить, что организация одобрила такую сделку (п. 1 ст. 183 ГК РФ). Такими документами могут быть:

Во-первых, согласно ст.18 Закона РФ» О защите прав потребителей» запрещается обусловливать приобретение одних товаров (работ, услуг) обязательным приобретением иных товаров (работ, услуг). Убытки, причиненные потребителю вследствие нарушения его права на свободный выбор товаров (работ, услуг), возмещаются продавцом (исполнителем) в полном объеме.

Возмещение расходов, связанных с наследством

ВОЗМЕЩЕНИЕ РАСХОДОВ — компенсация или потерь, восстановление израсходованных факторов в натуральной или в денежной формах лицу, которое понесло убытки или расходы. Возмещение производится страховыми компаниями, виновниками убытков, органами, по решению которых осуществлены расходы.

Компенсация коммунальных расходов: руководство для работодателя

Однако можно лимитировать расходы на коммунальные услуги и уборку помещений, если они входят в эту статью затрат, и т. д.Расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем (по лицензионным соглашениям).

Наше законодательство позволяет сотруднику покупать товары за свои деньги с согласия Нанимателя, а затем получать возмещение понесенных трат. Т. е. сотрудник покупает что-то за свои деньги, а потом приносит чеки и авансовый отчет в бухгалтерию. Если с документами все ок, вся сумма расходов возмещается сотруднику.

Без чеков (чек+товарный) возмещение хоз. расходов не возможно. Если бухгалтер проведет такое в учёте, компания может попасть на дополнительные налоги. Так как деньги можно признать доходом физ. лица, а с доходов надо платить налоги.

Сценарий 3. Оплата ЮЛ через кассу банка.

Если оплата происходит с личной карточки или корп. карты, к указанным выше чекам необходимо добавить еще карт-чек. Его также необходимо передать в бухгалтерию вместе с остальными чеками. Все остальные процедуры будут такими же, как при оплате наличными. Как действует ограничение в 100 БВ? Если вы проводите оплату с личной карты или корп-карты, ограничений нет 🙂

Приказ о возмещении расходов сотруднику — это официальное распоряжение директора. На основании документа работнику возмещаются все финансовые средства, которые были потрачены им из собственного кармана на нужды компании в период нахождения в командировке или в других обстоятельствах.

Что должно быть отображено

• неправильно написать название организации;
• не проставить или написать неправильно дату составления документа;
• не указать регистрационный номер;
• не написать компенсируемую сумму прописью;
• неправильно написать ФИО сотрудника, которому необходимо возместить расходы;
• не указать должность;
• не указать ответственное лицо;
• внести поправки простым карандашом или ручкой другого цвета;
• написать текст неразборчивым почерком;
• сделать много исправлений в документе;
• сделать орфографические ошибки;
• неправильно указать сумму, которую необходимо возместить;
• искусственно состарить документ;
• затереть ластиком текст.

Как исправить допущенные ошибки

• полное название организации;
• дата, когда был составлен приказ;
• регистрационный №;
• заголовок;
• формулировка: «На основании отчетных документов, предоставленных… (здесь пишется полное ФИО сотрудника) ПРИКАЗЫВАЮ»;
• текст;
• подпись лица, несущего ответственность за исполнение приказа, и ее расшифровка;
• подпись директора и ее расшифровка;
• подпись сотрудника (которому необходимо возместить расходы) и ее расшифровка в графе ознакомления.

Во-вторых, снимается с повестки дня вопрос с НДФЛ у работников. Выплаты при таком оформлении взаимоотношений носят характер возмещения понесенных расходов (ст. 975 ГК РФ). Таким образом, дохода у работника не возникает, а раз нет дохода – нет ни объекта обложения НДФЛ, ни обязанности подавать декларацию.

Тем не менее, отрицать, что между работником и организацией в данном случае сложились какие-то отношения, не охватываемые Трудовым кодексом, тоже нельзя. Возникает логичный вопрос: если не купля-продажа, то что?

Купили не согласовав: рецепт первый

Однако полностью исключить случаи несогласованных покупок «за свои» регламент не способен. Ведь добиться прилежного исполнения регламента зачастую очень сложно, особенно от высокопоставленных и ключевых сотрудников. Так что нам не обойтись без ответа на вопрос «как оформить возмещение средств сотрудникам, купившим товар за свои деньги и без предварительно выданной соответствующей доверенности». Вариантов такого оформления два (разумеется, вариант оформления «задним числом» мы не рассматриваем).

Наше законодательство позволяет сотруднику покупать товары за свои деньги с согласия Нанимателя, а затем получать возмещение понесенных трат. Т. е. сотрудник покупает что-то за свои деньги, а потом приносит чеки и авансовый отчет в бухгалтерию. Если с документами все ок, вся сумма расходов возмещается сотруднику.

Без чеков (чек+товарный) возмещение хоз. расходов не возможно. Если бухгалтер проведет такое в учёте, компания может попасть на дополнительные налоги. Так как деньги можно признать доходом физ. лица, а с доходов надо платить налоги.

Сценарий 2. Неожиданные покупки.

Получение товаров и услуг в этом случае идет сразу на организацию. Например, вы через кассу банка оплатили изготовление печати. Пришли ее получать, а вам выписывают накладную на компанию. Это нормальная практика.

Возврат денежных средств, осуществляется любым не запрещнным законом способом. Письмо контрагенту на возврат денежных средств. Образец претензии о возврате денежных средств, в связи с расторжением договора на оказание дополнительных. Оформление документов на возврат денежных Образец. Приказ о назначении временно исполняющего обязанности. Срок перечисления денежных средств на счет, указанный в заявлении, составляет 10 рабочих дней после издания приказа о возврате. Платежное поручение на возврат денежных средств покупателю образец. Документ отправляется на рассмотрение руководителю, после чего он издает приказ о возмещении денежных средств. Приказ ФТС России от 22. Возврат денежных средств, ошибочно перечисленных на расчетный счет по вине банка. Отчет о целевом использовании денежных средств форма 6 образец. Документ представляет собой заявление просьбу о возврате перечисленных денег.

• Придерживаться установленного законом расстояния между краями страницы и текстом.
• Документ издается на белом и высококачественном листе бумаги формата А4.
• Прописывать дату документа арабскими цифрами
• Компенсируемая сумма должна быть написана цифрами и прописью.
• В документе должны быть все подписи плюс их расшифровка.
• Печать.

Приказ о возврате денежных средств образец

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Возмещение расходов сотруднику без выдачиподотчет хотя бы раз имело место практически в каждой организации, поскольку иногда возникает срочная необходимость в покупке какого-либо товара для нужд компании, а времени на получение аванса нет.

Как подтвердить зачисление подотчетных средств на личную банковскую карту работника

В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.

Итоги

Авансы под отчет можно перечислять на личные карты работников. В представленном письме чиновники признали нецелесообразность выдачи корпоративных карт каждому подотчетному лицу. Авансы под отчет можно перечислять на личные карты работников.