Как оформить счет по возмещению командировочные расходы другой организации

Содержание

1 Учет расходов по загранкомандировкам
- 1.1 Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»
2 Кого можно направить в командировку
3 Какие отчетные документы командировочных должен предоставить работник
4 Основания для возмещения командировочных расходов
- 4.1 Какие расходы подлежат возмещению в командировке
5 buhgalterskie_provodki_komandirovochnyh_rashodov.jpg
6 Из статьи Вы узнаете:
- 6.1 Суточные

Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Учет расходов по загранкомандировкам

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

Но на практике компании и предприниматели часто направляют работников в однодневные поездки, и оформляют их так же, как обычные командировки. Другими словами, выплачивают суточные, компенсируют стоимость проезда и проч. О том, как правильно учесть такие расходы, мы расскажем ниже.

Кого можно направить в командировку

Первый день командировки — это дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства. Последний день командировки — это дата прибытия соответствующего транспортного средства в населенный пункт, где расположено место постоянной работы.

Продолжительность командировки

Если во время командировки работник трудился в свой выходной или в праздник, в табеле ставится код «РВ» или его аналог «03». В графе, отведенной для количества отработанных часов, указывается значение, заранее согласованное с работодателем. Если же договоренности о работе в выходной день не было, работодатель вправе не указывать в табеле количество часов и, как следствие, не оплачивать это время. Об этом говорится в письме Минтруда России от 14.02.13 № 14-2-291.

Минфин России в письме от 15.09.14 г. № 03-04-06/46030, № 03-04-06/46035 высказал мнение о том, что при оплате организацией за физических лиц, приглашенных для участия в различных мероприятиях, стоимости проезда к месту их проведения и проживания в этом месте, если такая оплата производится в интересах указанных лиц, последние получают доход в натуральной форме, облагаемый налогом. Организация в этом случае является налоговым агентом.

Поэтому если организация как принимающая сторона компенсирует проезд и проживание «чужим» работникам, в том числе иностранных организаций, то данная компенсация является правом этой организации, а не обязанностью.

Основные положения

фиксированной, в которой учтены все расходы подрядчика, включая запланированные расходы на командирование работников; плавающей, которая состоит из двух частей: вознаграждения по оплате стоимости работ и компенсационной суммы расходов, определяемой по факту и подтверждаемой документально.

Помимо этого, не компенсируются суммы, потраченные на аренду жилья, поскольку в однодневных командировках нет необходимости где-то останавливаться. Однако в исключительных случаях, когда объективные причины вынуждают работника провести какое-то время в гостинице, компании придется также заплатить за проживание.

Не позже чем через три дня после возвращения из поездки работник обязан отчитаться о потраченных суммах. Обратите внимание, что все траты должны иметь документальное подтверждение и быть целесообразными. Иначе работодатель может отказаться компенсировать их.

Какие документы понадобятся, чтобы подтвердить командировочные расходы

Что касается частных предприятий, то руководители таких компаний сами решают, какими должны быть суточные. Но большинство старается соблюсти необлагаемые НДФЛ и страховыми взносами нормы: не более 700 рублей в день при поездках по России и до 2500 рублей — за ее пределами. Повторим: никто не запрещает давать больше, просто с суммы превышения надо будет заплатить налог (ст. 217 НК РФ) и страховые взносы (ст. 422 НК РФ). Также обращаем внимание, что для лиц, занимающих разные должности и специальности, могут быть установлены различные размеры суточных. Но об этом должно быть заявлено в нормативном документе организации.

Чеки (счета) на снятие жилья, занесенные в форму 3-Г (квитанция за гостиницу);
Проездные билеты к каждой поездке, предпринимаемой работником во время командировки;
Кассовые чеки по расчетам за продукты питания;
Фискальные чеки с АЗС;
Кассовые чеки на покупку необходимых товаров.

Какие отчетные документы командировочных должен предоставить работник

Неистраченную часть аванса, выданного работнику перед командировкой, он должен вернуть в бухгалтерию при возвращении, заполнив для этого приходный кассовый ордер. Эти командировочные расходы вносятся в отчетные документы, заполняемые для налоговой инспекции.

Как отчетные документы командировочных отражаются в налоговом учете

Затраты на снятие гостиничного номера для проживания в служебной поездке, подтвержденные счетом на его оплату, возмещаются полностью. Налоговый кодекс не ограничивает данный вид расходов на временное проживание. Единственный нюанс, привлекающий внимание налоговиков при проверках, ‒ это компенсация стоимости номера с повышенной комфортабельностью.

Как видите, этот перечень является закрытым. Таким образом, если работодатель возмещает сотруднику расходы, не поименованные в перечне, например, на парковку автомобиля в командировке, то с суммы этих расходов придется удержать НДФЛ и начислить взносы (Письмо Минфина России от 25.04.2013 № 03-04-06/14428, Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19).

В составе расходов на оплату труда (пп. 6 п. 1 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ) – оплата по среднему заработку за время командировки, а также оплата выходных дней в командировке;

В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) – следующие расходы на командировки:
- суточные (в полной сумме, предусмотренной локальным нормативным актом);
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения, в том числе расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Налоговый учет оплаты командировок и командировочных расходов

Выплаты сотрудникам в возмещение указанных расходов на командировки освобождаются от НДФЛ и страховых взносов только при условии их документального подтверждения. Если подтверждающих документов нет, то расходы на проезд облагаются НДФЛ и взносами в полной сумме. Расходы по найму жилого помещения при отсутствии их документального подтверждения облагаются страховыми взносами целиком, а НДФЛ – в части, превышающей:

путевок на лечение или отдых;
экскурсий или путешествий;
занятий в спортивных секциях, кружках или клубах;
посещений культурно-зрелищных или физкультурных (спортивных) мероприятий;
товаров для личного потребления работников,

Расходы, связанные с отдыхом, развлечениями, мероприятиями культурно-просветительского характера, понесенные работником во время командировки, представляют собой внереализационные расходы (п. 12 положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) и должны отражаться следующим образом:

Документальное оформление командировочных расходов

Для направления работника в служебную командировку должен быть оформлен приказ по организации за подписью руководителя, в котором должны быть указаны цель, сроки и место командировки, перечень лиц, направляемых в командировку (типовые формы № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»).

Пребывая в командировке, сотрудник несет расходы, связанные с наймом помещения для проживания. Данные расходы подлежат возмещению в общем порядке. Работодатель обязан компенсировать сотруднику расходы как на аренду номера в гостинице, так и на оплату услуг временного проживания в пользу частного лица.

Основания для возмещения командировочных расходов

При направлении сотрудника в командировку, работодатель берет на себя оплату расходов на проезд от места работы (проживания) до места командировки. Возмещению подлежат расходы на проезд железнодорожным, авиа-, наземным, водным транспортом.

Какие расходы подлежат возмещению в командировке

Немного иначе обстоит дело с налогообложением расходов на проживание и проезд. Данные виды расходов работодатель вправе возмещать в полном объеме, без необходимости начисления и удержания НДФЛ. Также вся сумма расходов на проезд и проживание включается в расчет налога на прибыль.

Командировочные расходы при направлении сотрудника в командировку необходимо правильно отражать не только в бухгалтерском, но и налоговом учете. Рассмотрим бухгалтерские проводки командировочных расходов, перечень затрат и типичных ситуаций при отражении документов, поступивших от прибывшего из командировки сотрудника.

buhgalterskie_provodki_komandirovochnyh_rashodov.jpg

При общей системе налогообложения все сопутствующие расходы, связанные со служебной поездкой сотрудника разрешено относить в уменьшение налога на прибыль на основании пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ. При УСН «доходы минус расходы» командировочные расходы прямо указаны в списке затрат ст. 346.16 НК РФ. Помимо расходов на поездку, оформление виз, приглашений и проживание в гостинице, сотруднику оплачиваются суточные — специальная компенсация затрат на питание и мелких личных расходов. Не следует забывать, что командированному сотруднику за дни командировки начисляется средний заработок, рассчитываемый исходя из рабочих дней. День отъезда и приезда всегда считаются за отдельные дни командировки при расчете суточного довольствия, размер которого устанавливается внутренним приказом или положением по организации.

Поэтапная инструкция

Финансово она может осуществляться за счет принимающей или отправляющей организации. Командировка за счет принимающей стороны, оформление которой основана на двух документах: договор о сотрудничестве между двумя организациями и приказе по предприятию, которое оформляет отправляющая организация.

командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии, если оно оформлялось в начале командировки;
проездные билеты, в том числе оформленные через интернет;
любые квитанции и счета за проживание, аренду транспорта, полученные услуги или приобретенные товары, которые закупались для выполнения служебного задания;
авансовый отчет с указанием затрат, а также суммой, которую выдали работнику. Если в командировке было потрачено больше, чем сумма выданного аванса, производится доплата. Если по документам деньги еще остаются, их необходимо вернуть в кассу. Либо работодатель самостоятельно удержит из заработной платы нужную сумму (ст. 137 ТК РФ).

Часто бывает, что покупкой билетов и бронированием гостиничного номера занимается непосредственно администрация компании, а значит, сотрудник не получает на это деньги. И с ними вопросов не возникает. Но если деньги на командировочные расходы выдаются на руки человеку, то надо понимать, по каким нормам их возмещать.

Расходы на командировку: за что платит работодатель

Около 5 лет назад правительство требовало, чтобы работодатели выдавали работникам командировочные расходы не ниже установленных минимальных сумм. Но потом от этого отказались, сохранив нормативы только для государственных делегаций. Согласно Постановлению Правительства от 02.10.2002 № 729, на каждого федерального госслужащего в сутки положено не более 100 рублей, если он отправляется в командировку по стране. Если выполнять обязанности приходится за пределами РФ, то суточные составляют 50-70 долларов в зависимости от конкретной страны (Приложение № 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2005 № 812). Отметим, что эти нормативы не являются обязательными для работников госорганов регионов, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений. Для них допустимые затраты на командировочные расходы определяются на местном уровне.

Официальные приёмы, как представителям других организаций, официальных лиц организации – налогоплательщика, так и участников совета директоров и прочих, независимо от места проведения;
Транспортное обеспечение доставки этих лиц до места официального приёма и обратно;
Буфетное обслуживание во время переговоров;
Услуги переводчиков, во время проведения официального приёма.

Вести бизнес в современных рыночных условиях без служебных командировок и представительских расходов на официальные встречи с партнерами практически невозможно, так как наличие деловых связей с другими компаниями важно для успешного развития в будущем. Как отражаются такие расходы в бухгалтерском учете, что к ним относится, как они должны быть оформлены и какие проводки по ним формируются — рассмотрим далее.

Как учитывать командировочные расходы в бухгалтерском учете

За с 10 по 11 декабря работнику выплачиваются суточные в размере 1000,00 руб., а начиная с 12 декабря – 2 500,00 руб. за каждый день нахождения работника в иностранном государстве. Командировочные расходы учитываются в составе общехозяйственных затрат.

Так обобщенно выглядят расчеты с работником, направленным в служебную командировку. Однако все выплаты имеют свои особенности, связанные с порядком расчета, а также начисления НДФЛ и взносов. Поэтому подробнее остановимся на каждом виде выплат.

Из статьи Вы узнаете:

В качестве расчетного периода принимается период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу начала командировки. Если работник отработал в организации меньше года, то для него расчетный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала командировки.