Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции

Привет, всем, как Ваши дела? С вами снова я — Евгения Сергеевна, рассказываю, показываю свой большой опыт в юридическом поле, мой опыт небольшой, всего 8 лет, и все равно смогу быстро Вам помочь, а если потребуется проконсультируюсь у своих коллег и сейчас рассмотрим и узнаем о — Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции. Есть возможность, что по какой-то причине в Вашем городе может не быть профессиональных юристов/нотариусов/адвокатов, тогда сможете написать свой вопрос, и по мере возможности смогу ответить всем. А лучшее решение будет для Вас узнать в комментариях у постоянных посетителей/читателей, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделяться с Вами его решением.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент Вашего прочтения, законы очень быстро обновляются, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в социальных сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

Ответственность за создание кадрового делопроизводства может быть поручена разным сотрудникам. Это и создатель компании, и ее руководитель, и бухгалтер, и офис-менеджер. Вне зависимости от того, кому поручена эта работа, создание делопроизводства подразумевает наличие опыта и знаний. Рассмотрим этапы организации кадрового делопроизводства.

Изучение всей полноты информации о кадровом делопроизводстве

Нумерация должна быть сквозной. Все листы должны быть пронумерованы. После этого нужно прошнуровать все листы, включая обложку. Хвостики выводятся за журнал. Скрыть их нужно бумажкой. На ней нужно указать количество листов в журнале. Также должна стоять подпись руководителя или сотрудника, ответственного за ведение документа. На журнале также нужно проставить дату начала его ведения, наименование компании.

Разработка типового бланка трудового соглашения

1. Прием заявления у сотрудника.
2. Ознакомление лица со всеми локальными актами (к примеру, с должностной инструкцией, положением об оплате труда).
3. Заключение трудового соглашения (на документе должна стоять подпись руководителя и сотрудника).
4. Второй экземпляр трудового договора выдается сотруднику.
5. Заполняется личная карточка по форме Т-2.
6. Оформление личного дела.

• Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
• Какова текучесть кадров?
• Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?

• документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
• документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
• личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

Кадровое делопроизводство для чайников

Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:

Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.

• методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2008, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
• приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2023, с 01.07.2023 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2023, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2023 № 2004-ст), приказ Росархива от 20.12.2023 № 236 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства

• трудовые контракты;
• книга по учету движения трудовых книжек;
• книга по учету бланков трудовых книжек и сами бланки этих документов, которые зачастую оформляются на предприятии при поступлении сотрудника на первое место работы;
• табель по учету времени работы;
• персональные карточки сотрудников;
• кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
• должностные инструкции и другие документы;
• журнал учета проверок контролирующими органами.

1. Структурное подразделение: например, отдел кадрового учета во главе с руководителем.
2. Единственный специалист по кадровому делопроизводству.
3. Внутреннее совмещение — это когда работу по ведению кадрового делопроизводства поручают работнику, чья трудовая функция изначально не связана с кадровым учетом, например бухгалтеру или офис-менеджеру. Это способ чаще всего встречается в небольших компаниях до 100 человек.

Шаг 1. Организуйте кадровое делопроизводство. Есть три способа

Почему штатное расписание является одним из первых документов, напрямую связанных с трудовой функцией кадровика? Штатное расписание — это документ организационно-распорядительного характера, который по сути отвечает на вопрос: потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель.

Шаг 2. Изучите учредительные документы

В обязательном порядке готовьте приказ на увольнение, с которым ознакомьте работника под подпись. Если работник отсутствует или отказывается ознакомиться с приказом, поставьте на приказе соответствующую отметку.

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится штатное расписание.

Законодательная база

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Обязательные документы

• регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
• ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
• оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
• выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
• оформление и регистрация приказа в книге учета;
• заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
• передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

Виды документов по личному составу, которые имеют унифицированные формы

1. T-1 «Указ о приеме рабочего на работу».
2. T-2 «Карточка рабочего, его собственные данные».
3. T-3 «Штатное расписание».
4. T-4 «Карточка по учёту научного, научно-педагогического рабочего».
5. T-5 «Указ о переводе рабочего на иную работу».
6. T-6 «Указ о предоставлении отпуска работнику».
7. T-7 «График отпусков».
8. T-8 «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочим».
9. T-9 «Указ о направлении работника в командировку».
10. T-10 «Командировочное удостоверение».
11. T-11 «Указ о поощрении работника».
12. T-1а «Указ о приеме рабочих на работу».
13. T-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
14. T-5а «Указ о переводе работников на другую работу».
15. T-9а «Указ о направлении работников в командировку».
16. T-11а «Указ о поощрении рабочих».
17. T-10а «Служебная задача для направления в командировку и отчет о воплощении его в действие».
18. T-6а «Указ о предоставлении отпуска работникам».
19. T-8а «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочими».

• Деловые бумаги, которые удостоверяют трудовую деятельность (такие бумаги хранятся в кадровом отделении предприятия, а туда входит: трудовая книжка рабочего, трудовой договор и другое).
• Распорядительные деловые бумаги (сюда относятся распоряжения и приказы самого руководящего лица).
• Переписки по службе (внутренние).
• Журналы по учёту и по регистрации (сюда входят: журнал о регистрации всех приказов о приёме новых рабочих или их переводе, журнал, фиксирующий трудовые договоры).
• Информативно-расчетные деловые бумаги (сюда входят: табель учёта времени работы, карточка рабочего и другие).

Группы кадровых документов

1. Деловые бумаги, которые закреплены с воплощением способов по управлению предприятием труда и персоналу (к примеру, пункты о структурных подразделениях и правила о трудовом распорядке в предприятии, а также другие).
2. Деловые бумаги, которые связаны с учётом личного количества рабочих (относятся к ним: приказы о приёме на должность или переводе на иную и другие).

Документооборот осуществляется на всех этапах функционирования организации, он включает в себя локальные нормативные акты, стандартизированные формы первичной учётной документации и производной, журналы и регистрационные книги и пр.

Что представляет собой локальная документация и как утверждается

Законодательная база указывает чёткие требования к тому, как должны оформляться некоторые локальные акты. По отношению к остальным применяются такие же правила, как и к любым документам организационно-распорядительного плана. В связи с этим лучше обратиться к ГОСТу Р6.30–2003.

Таблица: первичные кадровые документы

Журналы и книги могут вестись специалистами как в произвольной форме, так и в унифицированной. «Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них», например, соответствует стандарту. Утверждаются такие формы Постановлением Минтруда России, Приказом Минздравсоцразвития и Минэкономразвития России. Чаще всего кадровые журналы оформляются в виде таблицы. В таблицу заносятся данные такого рода:

Теперь вы уже начинаете работать над штатом и над тем, в каких условиях он будет находиться. Первое, что нужно сделать, это разработать штатное расписание. С помощью этого документа можно организовать и распределить количество вакантных мест, поняв потребность в персонале. Основной вопрос, на который нужно ответить – какие человеческие ресурсы, функции необходимы руководителю?

№4 Трудоустройство директора

Это основной руководитель, главное лицо. Оно же – первое, которое зачисляется на должность. При трудоустройстве руководитель подписывает контракт с учредителями, если это ООО или сам с собой, если это ИП. Перечень документации на него должен быть не меньше, чем на других работников. После этого директор уже сам может выступать как наемщик.

№3 Определение перечня документации при организации кадрового дела с нуля

• все нормативные законодательные акты, их следует изучить. Это ТК РФ, трудовое право – все в последней редакции. Это необходимо для того, чтобы было соблюдено законодательство;
• дополнительные книги – не обязательны, но рекомендуется освоить азы профессии кадровика, особенно если вы поручаете работу «по совместительству». Негативная сторона такого решения в том, что сотрудник не является специалистом. Если вам нужна профессиональная деятельность, лучше обратиться в контору, которая предоставляет услуги по обучению и подбору персонала. Такой является фирма «Business-result group». Обращение к ним – намного лучше, эффективнее и быстрее, чем прочтение и изучение всех нормативных актов и документов;
• установка компьютерной программы и ее освоение. Самый простой и довольно функциональный вариант, понятный на интуитивном уровне – это 1С. Курсы по освоению ПО можно пройти в короткий период – 1 месяц.

6.1. Вся поступающая в Управление Общества корреспонденция регистрируется в журнале входящих документов.
6.2. Документы, подписанные руководителем Общества или руководителем СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, по кадровым вопросам и предназначенные для отправки в сторонние организации, передаются в Общий отдел Общества, где производится их регистрация в журнале исходящих документов, подготовка к отправке и отправка.
Копии отправляемой кадровой корреспонденции с визами подшиваются в дела Управления Общества.

1.1. Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее — Инструкция) устанавливает единые правила кадрового делопроизводства в ОАО «ЧЧЧЧ» (далее — Общество) и направлена на совершенствование кадровой работы в Обществе.
1.2.Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
1.3. Ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми документами в Обществе возлагаются на начальника Управления по работе с персоналом (далее — Управление).
1.4. Начальник Управления Общества определяет ответственных за ведение кадрового делопроизводства в Управлении и в секторах по работе с кадрами структурных подразделений, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляют ознакомление работников кадровых служб с нормативными и методическими документами по кадровому делопроизводству.
1.5. Ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения и сообщают начальнику Управления Общества.
1.6. Права, обязанности ответственного за ведение кадрового делопроизводства Общества определяются должностными инструкциями.

2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме, составляемый в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя (в Управлении по работе с персоналом).
Трудовые договоры могут заключаться:
на неопределенный срок (приложения 10,11);
на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор) (приложение 12).
Трудовой договор является основанием для издания приказа(распоряжения) о приеме работника Общества на работу.
4.2. Личное заявление работника Общества о приеме на работу, как правило, пишется от руки в произвольной форме.
В заявлении указывается адресат (должность, инициалы, фамилия генерального директора Общества, исполнительного директора или директора структурного подразделения), автор (инициалы, фамилия, имя, отчество работника, должность, профессия, если это заявление о переводе работника на другую работу), его паспортные данные, место регистрации, номер телефона), наименование документа (заявление), текст в котором указывается, на какую должность (по какой профессии и квалификации), в какое структурное подразделение автор заявления просит принять (перевести) его на работу), подпись, дата.
На заявлении оформляется виза руководителя структурного подразделения Общества, начальника Управления Общества, начальника Отдела труда и заработной платы Общества и накладывается резолюция руководителя Общества.
4.3. Личный листок по учету кадров (приложение № 13) является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера о работнике.
Личный листок поступающий на работу заполняет собственноручно без помарок и исправлений в одном экземпляре. Ответы на вопросы личного листка даются в соответствии с данными, которые содержатся в личных документах поступающего на работу.
Личный листок по учету кадров хранится в личном деле работника.
4.4. Автобиография является документом для получения дополнительных (по сравнению с личным листком по учету кадров) данных о работнике.
Автобиография составляется работником собственноручно без помарок и исправлений, пишется в произвольной форме, но в хронологической последовательности.
4.5. Приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется в соответствии с унифицированной формой Т-1(приложение 4) и должен соответствовать требованиям Правил внутреннего трудового распорядка Общества (п.2.2).
Форма Т-1 предназначена для документирования индивидуального приема. Содержательная часть приказа (распоряжения) о приеме на работу построена в табличной форме, которая содержит следующие данные: фамилию, имя, отчество, табельный номер работника, наименование профессии (должности), разряда, класса (категории) квалификации, условия приема на работу, характер работы, условия оплаты труда, установленный испытательный срок.
Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранение в Управлении Общества, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления заработной платы.
Унифицированная форма приказа Т-1 является основанием для заполнения службой кадров учетной формы «Личная карточка работника Т-2″(приложение14),внесения в трудовую книжку отметки о зачислении на работу или ее выдачи (для поступающих на работу впервые).
4.6. Приказ (распоряжение) о перемещении, переводе оформляется унифицированной формой Т-5 (приложение 5).
Форма Т-5 предназначена для документирования перевода на другую работу.
Основанием для издания приказа является заявление о переводе на другую работу, которое содержит следующие реквизиты: адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии), автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись и дата. В тексте излагается просьба работника перевести его на другую должность, и (или) в другое структурное подразделение. На заявлении проставляются визы руководителей структурных подразделений Общества — по прежнему и новому месту работы и резолюция руководителя Общества.
Приказ о переводе объявляется работнику Общества под расписку. Подлинник приказа остается на хранение в Управлении Общества, копия передается в бухгалтерию.
4.7. Увольнение работника Общества, т.е. прекращение трудового договора, документируют формой Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником» (приложение 6).
4.8. Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, адресуется руководителю, в тексте излагается просьба работника об увольнении, причина и дата увольнения. В документе обязательно должна содержаться дата подачи заявления. Заявление помещается в личное дело вместе с копией приказа об увольнении.
Текст приказа об увольнении начинается словом «Уволить», указываются дата увольнения, фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность(профессия) и структурное подразделение, номер и дата трудового договора. Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как в соответствии с Трудовым кодексом РФ днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы (ст.77 ТК РФ).
Проект приказа об увольнении визируют директор по персоналу Общества, начальник Управления Общества, руководитель структурного подразделения, из которого увольняется работник, юрист, если увольнение производится по инициативе работодателя, приказ подписывает генеральный директор Общества или лицо, им уполномоченное, или директор СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором. Первый экземпляр приказа (распоряжения) остается в Управлении, второй передается в бухгалтерию для расчета с работником.
4.9.Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику оформляется унифицированной формой Т-6 (приложение 7).
Ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии с трудовым законодательством должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в Обществе. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечении 6 месяцев. Согласно ст.122 ТК РФ до истечении 6 месяцев работы работодатель обязан предоставить оплачиваемый отпуск по заявлению работника:
женщине — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
работникам в возрасте до 18 лет;
работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;
в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Текст приказа о предоставлении отпуска начинается словами «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК», указывают фамилию, имя, отчество, табельный номер, профессию, должность и структурное подразделение, вид отпуска, период, за который он предоставляется, общее число календарных дней, в течении которых работник находится в отпуске, дата ухода в отпуск и возвращения на работу. Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление работника и график отпусков.
4.10. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (форма Т-10а), утверждаемым генеральным директором Общества или лицом, им уполномоченным, или директором СП Общества, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений Общества на календарный год по месяцам. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности Общества и пожелание работников.
График отпусков составляется работниками Управления Общества, визируется руководителями структурных подразделений и с учетом мнения выборного профсоюзного органа СП утверждается генеральным директором Общества или лицом, им уполномоченным, или директором СП Общества, при наличии доверенности, выданной генеральным директором Общества.
При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 2 недели до его начала.
4.11.Приказ (распоряжение) о поощрении работника Общества оформляется унифицированной формой Т-11. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (статья 191) работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии). За особые трудовые заслуги перед Обществом и государством работники Общества могут быть представлены к государственным наградам.
Основаниями для издания подобных приказов служат представления директоров СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, докладные записки, акты, решения профсоюзных комитетов СП, совета трудового коллектива. Работник Управления на основании представления и резолюции генерального директора или руководителя СП при наличии доверенности, выданной генеральным директором, готовит приказ о поощрении. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.)
Подлинник приказа остается на хранение в Управлении Общества, на его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку, Личную карточку ф.Т-2 работника Общества.
4.12. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания составляется в текстовой форме на бланке приказов на основании резолюции генерального директора Общества или лица, им уполномоченного, объяснительной и докладной записок. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. За совершение дисциплинарного проступка, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника Общества возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие виды дисциплинарных взысканий:

Оформление трудовых отношений с госслужащим имеет свои особенности. Для того чтобы учет кадров не доставлял хлопот и количество трудовых споров и проверок контролирующими органами носило минимальный характер, важно на начальном этапе подготовить грамотную кадровую документацию, установить правильное ведение документооборота и оформить трудовые отношения исключительно по правилам действующего законодательства.

Цель осуществления

Для оптимизации труда кадровых служб, с целью их информационного обеспечения, с марта 2023 госслужащим предоставляется служебное пользование федеральной государственной информационной системой «Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы РФ».

Как ведется учет

Как правило, ведение кадрового учета осуществляется при помощи специализированного программного обеспечения. Полным циклом управления кадровыми ресурсами государственных служб обладает ПП «Парус — Госслужба».

1. Убедиться, что есть необходимое оборудование и программное обеспечение.
2. Собрать уже готовые кадровые документы и проверить правильность их оформления. Обратите внимание на устав: в нем могут быть указаны правила приема на работу директора и некоторых ключевых сотрудников, требования к штатному расписанию и прочие детали, которые вам нужно будет учитывать при оформлении документации.
3. Оформить назначение директора на должность.
4. Назначить ответственного за кадровую работу. Подготовить приказ и трудовой договор или дополнение к нему.
5. Подготовить обязательные кадровые документы:

• штатное расписание (разрабатывать его с нуля необязательно, можно взять стандартный бланк);
• правила внутреннего распорядка труда (статьи 189 и 190 ТК РФ);
• инструкцию о защите персональных данных (статья 87 ТК РФ);
• положение об охране труда;
• график отпусков (статья 123 ТК РФ);
• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей (чтобы фиксировать прием документа на хранение, выдачу на руки и пр.);
• приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей (в ней вы будете указывать информацию о купленных для компании трудовых книжках и их выдаче сотрудникам);
• табель учета рабочего времени.

Это руководство особенно актуально для тех, кто пришел работать в очень молодую фирму, в которой еще не выстроены процессы. В этом случае специалисту приходится заниматься организацией ведения кадрового делопроизводства с нуля.

Обязанности специалиста по кадровому делопроизводству

1. Разработать и согласовать с директором типовой бланк трудового договора.
2. Издать приказ о назначении ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
3. Начать прием на работу сотрудников, оформление их трудовых книжек и личных карточек.
4. Вести документацию: приказы, дополнительные соглашения к трудовым договорам и пр. Следить за своевременным заполнением всех бумаг. Вовремя формировать отчеты.

12. Организуйте правильное хранение документов. Особенно важно ограничить доступ к трудовым книжкам и бланкам для них, а также другим подобным документам строгой отчетности. Они помещаются в несгораемых сейф или стальной шкаф.

Уполномоченные государственные органы (инспекция по труду, пенсионный фонд и т. п.) постоянно проверяют правильность ведения кадрового учета на предприятии. Поэтому важно правильно организовать кадровое делопроизводство — обязательные документы перечислены далее:

Понятие кадрового учета

8. Проверьте правильность найма сотрудников на работу. Необходимо удостовериться, что при приеме на работу сотрудников не нарушены требования трудового законодательства. Особенно важно проконтролировать правильность назначения генерального директора, который является должностным лицом. В договоре с ним должны быть прописаны срок действия, возможный испытательный срок, ответственность за нарушения. Устранить неточности и недостатки можно путем заключения дополнительных трудовых договоров (в качестве приложения к основному).

Если в компании есть учредители, соглашение подписывается с ними. Если руководитель – это одновременно и учредитель, и ИП, он подписывает соглашение и за сотрудника, и за работодателя. В документе должна быть указана дата, с которой директор находится на службе.

Изучение учредительной документации

• Протоколы о том, что Общество было создано.
• Решение самих учредителей о том, что ООО было создано.
• Заключения от органов по контролю.
• Деловую бумагу, которая фиксирует государственную регистрацию созданной фирмы.
• Документы, которые устанавливают право и подтверждают наличие имеющегося имущества у Общества.
• Специальные бумаги, которые связаны с производством ценных бумаг, в том числе и облигаций.
• Положения о созданных филиалах организации.
• Список аффилированных лиц.
• Специальные протоколы о заседаниях и собраниях органов ООО.
• Иные деловые бумаги, которые предусмотрены законодательством.

Подготовка прочей документации

Ведение кадрового учета в данной ситуации будет гарантированно соответствовать законодательству, так как договор оказания аутсорсинговых услуг предполагает наличие материальной ответственности исполнителя за ненадлежащее выполнение работы.

Форма Книги утверждена Постановлением № 69, а требования по оформлению содержатся в Постановлении № 225, согласно которому, она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена визой управленца и скреплена сургучной печатью (либо опломбирована).

На этом этапе у руководителя уточняется точный перечень документов, которые нужно составить, его пожелания касательно содержания ПВТР, иных локальных нормативных актов, вида трудовых договоров, а также проверяется, не противоречат ли они законодательству.

Регламентация кадрового делопроизводства

соответствовать нормам ГОСТов и ТК;